AI календар. Как да оптимизирате времето си в компанията? | AI в бизнеса #107

Как може AI календарят да помогне с управлението на времето?

AI календарят може значително да подобри управлението на времето във вашата компания. Как? Първо, като персонализира графиците на служителите. Чрез анализ на исторически данни за навиците и производителността на хората, AI календарят може да коригира графиците им, за да максимизира производителността. Той също така може да автоматизира планирането на задачи, като взема предвид няколко важни фактора, като крайни срокове, приоритети и зависимости между задачите.

Освен това, според проучването, до 60% от работното време се изразходва за такива неща като отговаряне на имейли, участие в ненужни срещи и търсене на информация в хаотична колекция от файлове. Тези рутинни задачи могат успешно да бъдат автоматизирани с AI календар.

И така, какви са най-големите предизвикателства при внедряването на такова решение? Първо, настоящите навици – трябва да reorganize вашата рутина и да промените начина, по който изпълнявате ежедневните си задачи. Разходите също могат да бъдат предизвикателство. Инструментите, базирани на AI, не са толкова евтини. Освен това, конфиденциалността на данните, които трябва да бъдат споделени с такъв календар, може да бъде притеснителна.

Въпреки това, повечето производители уверяват, че следват строги стандарти за сигурност и че информацията се използва само за оптимизиране на графиците на потребителите.

Синхронизация на екипни календари. Clockwise

Едно от най-големите предизвикателства, пред които са изправени компаниите, не е толкова управлението на времето, а трудността да се намери обща дата за среща, на която трябва да присъства по-голяма група хора. Тук идва Clockwise (https://www.getclockwise.com/), приложение, което автоматично анализира календарите на членовете на екипа и предлага удобно време за среща за всички. Освен това, то постоянно следи графиците на служителите и, ако е необходимо, пренасрочва гъвкави събития, за да освободи място за приоритетни срещи.

Clockwise е инструмент за производителност, който оптимизира индивидуалните и екипните графици, за да освободи време за дълбока работа без разсейващи задачи, които прекъсват деня на кратки моменти. Той работи като асистент за планиране, който разбира предпочитанията на потребителя и се опитва да консолидира събития, които не трябва да се извършват в конкретно време. Clockwise бързо изчислява най-доброто време за срещи, задачи и дълбока работа. Той прави това за цели екипи и организации, така че става по-умен, колкото повече хора го използват.

Това дава на всеки член на екипа ясен календар и прави много по-лесно планирането на срещи заедно. Според данните, събрани от Clockwise, способността автоматично да предлага срещи сама спестява до 19 работни дни на година! Това показва потенциала на използването на AI за синхронизиране на екипни календари.

Източник: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Планиране на срещи с клиенти. Kronologic

Планирането на срещи с клиенти може да бъде трудна задача. Понякога най-заетите клиенти са най-ценните за компанията, но е много трудно да се намери дата, която да им подхожда, за да се срещнат с нашите търговци.

В такива ситуации на помощ идва приложение, наречено Kronologic (https://www.kronologic.com/), което може напълно да автоматизира процеса на организиране на срещи с потенциални клиенти. Първо, то предлага най-удобния времеви интервал, базиран на анализ на календарите на двете страни. Второ, ако срещата трябва да бъде пренасрочена, Kronologic независимо провежда имейл кореспонденция по въпроса, докато не бъде установена взаимно удовлетворяваща дата.

Kronologic е платформа, която ускорява продажбите, като автоматично изпраща поканителни имейли, използвайки AI за преговори относно промени в времето на срещите и координира всичко това между екипите. С Kronologic компаниите могат да преглеждат и управляват екипи на множество места, да идентифицират потенциални клиенти и да изпращат автоматизирани известия до търговските представители чрез централен портал.

По този начин търговците могат да се фокусират върху подготовката за срещата, вместо да губят време в опити да насрочат среща. Особено, тъй като броят на потенциалните клиенти, които трябва да бъдат обработени, често достига няколко стотин на месец!

Според статистиката, използването на Kronologic може да увеличи конверсията на срещи с до 17%. Както виждате, планирането на срещи с постоянно заети клиенти е друга област, в която AI може да направи чудеса.

Източник: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Как може AI календарят да промени начина, по който вашата компания управлява времето?

Друг проблем на големите, разпределени екипи е понякога трудността в ефективното управление на задачите. В такава ситуация, Trevor (https://www.trevorai.com/) може да бъде полезен за оптимизиране на използването на работното време. Той улеснява и интуитивно визуализира и приоритизира всички задачи, които в момента се конкурират за нашето внимание. Освен това, този AI календар автоматично оценява времето, необходимо за завършване на всяка задача. Той също така ни напомня за предстоящите крайни срокове.

Trevor AI е интуитивен дневен планировчик, който използва технология за блокиране на времето, базирана на AI, за да ви помогне да планирате задачите между вашия списък със задачи и реалния календар. Trevor AI балансира прецизността на ръчното планиране с удобството на автоматичното планиране. Неговите интелигентни предложения поддържат баланса на работния ви поток и улесняват решението кога да планирате кои задачи.

Trevor AI е особено добър в блокирането на времето, позволявайки на потребителите да се фокусират върху една задача в даден момент без разсейвания. Това е чудесно за производителността и елиминира нуждата от многозадачност, която, както показват проучвания, значително намалява работната ефективност.

Източник: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Резюме

Както виждате, AI календарят може значително да подобри управлението на времето и да увеличи производителността в големи, разпределени екипи. Той автоматизира много рутинни задачи, позволявайки на служителите да се фокусират върху разширяването на бизнеса си и взаимодействието с клиентите.

Следователно, струва си да се обмисли внедряването на такова решение, което, въпреки първоначалната цена, ще се изплати значително с времето под формата на измеримо увеличение на организационната ефективност. Синхронизацията на календара, автоматизираното планиране на срещи или помощта в управлението на задачите са само някои от приложенията на AI календара, който има потенциала да революционизира подхода към планирането на работното време в съвременните организации.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.