3 инструмента за автоматизирана обработка на документи във вашата компания за подобряване на работния ви процес | ИИ в бизнеса #6

Какво е автоматизирана обработка на документи (IDP)?

Автоматизираната обработка на документи не е просто сканиране или OCR. Това е цял набор от техники, които ви позволяват ефективно да управлявате документите във вашата компания. Ето основните предимства на използването на инструменти за IDP:

• Спестяване на време: Автоматизирането на повтарящи се задачи, като извличане на данни от документи, позволява на служителите да се фокусират върху по-стратегически задачи.
• Подобряване на точността: Инструментите за IDP помагат за намаляване на грешките при обработката на документи, което води до спестявания и предотвратява проблеми с регулациите.
• Укрепване на съответствието: Инструментите за IDP могат да бъдат програмирани да спазват специфични правила и регулации, за да помогнат на организациите да останат в съответствие.
• Увеличаване на ефективността: Инструментите за IDP могат да помогнат за оптимизиране на обработката на документи, което води до по-ефективна работа.
• Подобряване на обслужването на клиенти: По-бързата обработка на документи води до по-добро обслужване на клиенти.

Кои документи могат да бъдат обработвани?

Не само фактури или договори могат да бъдат обработвани автоматично. IDP може да се справи с много видове документи. Сред тях са:

• Договори – например, трудови договори или договори с клиенти.
• Фактури – както входящи, така и изходящи фактури.
• Доклади – като продажбени доклади или финансови доклади.
• Кореспонденция – писма, имейли и други форми на писмена комуникация.
• Форми – анкети, заявления, подавания.
• Медицински документи – медицински картони, резултати от тестове.
• Финансови документи – банкови извлечения, баланси.
• Правни документи – правни актове, административни решения.

4 техники за автоматизирана обработка на документи

Интелигентната обработка на документи (IDP) не е просто скенер за прехвърляне на хартиени документи на компютър. Това е няколко техники, които ни позволяват да обработваме документи ефективно. Сред тях си струва да се споменат:

1. OCR, Оптично разпознаване на символи – основна техника за четене на текст от хартиени документи. Най-често това е отправната точка за автоматизиране на обработката и циркулацията на документи в компания. Това е старо и доказано решение за сканиране и разпознаване на текста, съдържащ се в хартиените документи. С увеличаващата се дигитализация, все повече компании използват електронни документи. Въпреки това, в много случаи, правните изисквания налагат необходимостта от поддържане и обработка на хартиени бази данни. Така че, OCR все още е широко прилаган инструмент.
2. Разпознаване на текст – анализ на структурата на текста в документите. Следващата стъпка в автоматичната обработка на документи е идентифицирането на дигитализирани данни. Съществена част от машинното разбиране на това, което е сканирано, е разграничаването на релевантни от нерелевантни данни. Тоест, разпознаването на ключовата информация от, например, брандирането на компанията, която е изпратила документа, или случайни изкривявания или замърсявания.
3. Класификация на документи – автоматично присвояване на документи на категории. Разпознатите документи, или информацията, извлечена от тях, след това се изпращат в цифрова база данни. Те се класифицират според типа документ или действието, което трябва да бъде предприето на базата на тях. Това може да бъде, например, поставянето на датата на среща в цифровите календари на поканените на благотворителен концерт, или изпращането на персонализиран имейл до клиент, насърчаващ обратна връзка след процеса на оплакване.
4. Търсене на документи – бързо намиране на информация в базата данни на документи. Благодарение на IDP, намирането на фактура от конкретен изпълнител или билет, закупен за конкретна сума, е толкова просто, колкото да напишете дума в полето за търсене.

Как работи софтуерът за автоматична обработка на документи?

Софтуерът за обработка на документи е инструмент, който използва техники за IDP, за да автоматизира процесите в компанията. Той работи както на компютри, така и в облака и може да се интегрира с други системи, като ERP (Планиране на ресурсите на предприятието) или CRM (Управление на взаимоотношенията с клиенти).

Document AI от Google

Document AI е облачна услуга от Google, която предлага автоматична обработка на документи. Тя използва машинно обучение за извличане на структурирани данни от неструктурирани документи.

Document AI предлага много функции, които го правят мощен инструмент за обработка на документи, като висока точност, мащабируемост, гъвкавост и сигурност. С технологията Google Cloud AI и набор от предварително обучени модели или персонализирани модели в Workbench, Document AI може да обработва разнообразие от типове документи с висока точност и скорост. Неговите неоспорими предимства са:

• Една платформа за обработка на документи – използването на една платформа позволява бърз достъп до всички модели и инструменти, включително предварително обучени модели за обработка на документи, като OCR и Form Parser, както и специализирани модели за конкретни индустрии.
• AI технология от Google – Document AI използва технологии за разпознаване на изображения (включително OCR) и обработка на естествен език (NLP) от Google, за да създаде предварително обучени модели за документи с висока стойност и обем.
• Обогатяване на данни – възможността за проверка и обогатяване на обработената информация с помощта на технологията на графа на знанието на Google, която позволява проверка на имена на компании, адреси и други данни на базата на информация, налична в интернет.
• Добавяне на човешка проверка в процеса – новата функция Human-in-the-Loop AI постига по-висока точност в обработката на документи, като добавя момента на човешко одобрение към избрани процеси.

Силата на Document AI от Google е в интеграцията му с други услуги на Google Cloud, което ви помага да създавате напреднали работни потоци. Изпробвайте го онлайн на този адрес.

Rossum

Докато Document AI от Google е най-добър за компании, които искат да се възползват от напреднали облачни технологии и да интегрират обработката на документи с други облачни услуги, Rossum е отличен избор за компании, които се нуждаят от гъвкаво и мащабируемо решение, което може да бъде персонализирано, за да отговори на специфичните бизнес нужди.

Източник: Rossum.ai

С други думи, Rossum е малко по-малко сложен, но по-лесен за използване инструмент, който използва изкуствен интелект за извличане на данни от документи. Той може да елиминира ръчните процеси на въвеждане на документи и да подобри точността на данните. Благодарение на облака, Rossum е бърз, точен и лесен за използване. Той работи добре за обработка на различни видове документи, като фактури, договори и формуляри.

• Автоматично извличане на данни: Инструментът автоматично класифицира документите, елиминирайки грешките при въвеждане на данни, които могат да доведат до такси и санкции. Той може да обработва данни от документи в всички формати и канали, автоматизира комуникациите, за да елиминира ръчния мониторинг, филтрира спам и дублирани документи и маршрутизира и обработва документи с гъвкава система за опашки.
• Разширени функции: Rossum предлага функции като предварителна обработка, валидиране, последваща обработка и отчитане. Това прави инструмента универсален и адаптивен към разнообразие от бизнес нужди.
• Персонализирани решения: Rossum предлага персонализирани решения за различни индустрии и нужди, като счетоводство, въвеждане на нови служители, управление на веригата за доставки, управление на поръчки и осигуряване на качество.

Docsumo

Docsumo е най-добър за компании, които искат да обработват документи бързо и ефективно, без да се налага да се ангажират в сложни процеси на обучение на модели. Това е платформа за лесна обработка на данни от огромни обеми неструктурирани документи с точност над 99%. Тя предлага много функции, като автоматична класификация на документи, категоризация на данни, интелигентно OCR, валидиране на данни в реално време и много други.

Източник: Docsumo.com

Docsumo е идеален за малки и средни компании, които искат да оптимизират обработката на документите си.

• Универсалност – Docsumo може да обработва разнообразие от формати на документи, като фактури, банкови извлечения, договори, товарителници, сметки за енергия и много други.
• Интелигентно извличане – Благодарение на напредналата AI технология, Docsumo може точно да извлече и прегледа само полетата, от които се нуждаете от такива сложни документи.
• Валидиране на данни – Създайте правила и формули, подобни на Excel, за валидиране на извлечените данни в рамките на документ, между документи или спрямо база данни.
• Автоматична класификация – Docsumo може автоматично да различава различни документи преди тяхната обработка, позволявайки данните да бъдат прехвърлени в подходящата база данни.
• Интеграция с системи – Независимо от индустрията – застраховане, финанси, логистика – Docsumo предлага готов API, който може лесно да се интегрира в съществуващите системи.
• Сигурност – Платформата е в съответствие с GDPR, сертифицирана по SOC2 и в съответствие с HIPAA, осигурявайки, че данните на предприятието са защитени и под ваш контрол.

Docsumo е получил похвали от много компании по света, включително Arbor Realty Trust и National Debt Relief, които се гордеят с 95% процент на обработка без допир и 99% точност благодарение на цялостната си автоматизация.

Резюме

Автоматизираната обработка на документи е ключът към оптимизирането на работата в много компании. С инструменти като Document AI от Google, Rossum и Docsumo, компаниите могат да ускорят бизнес процесите, да увеличат точността на данните и да подобрят обслужването на клиенти. Изборът на правилния инструмент зависи от специфичните нужди на компанията, но всички тези решения предлагат напреднали функции, които помагат на компаниите да успеят в съвременния дигитален свят.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.