Неуспех на проекта. 5 причини защо проектите се провалят | #23 Започване на работа с управление на проекти

Според доклада на Института по управление на проекти за 2021 г., процентът на проектите, които не успяват, намалява година след година. През 2019 г. той беше 15% от проектите. През 2020 г. – 13%, а през 2021 г. само 12%. На какво дължат бизнесите постепенния, но забележим спад в процента на провалите на проектите? И какво да направят, за да бъдат сред проектните екипи, които празнуват успех?

Провал на проекта – съдържание:

1. Провал на проекта. Въведение
2. 5x Защо?
3. 5 причини за провал на проекта
4. Резюме

Защо проектите не успяват? Въведение

Можем да споменем безкрайни причини за провалите на проектите. Отпадна ли спонсорът? Не отговаряха ли материалите на очакванията по време на тестовете на мястото на клиента? Оказа ли се, че бюджетът е твърде малък и екипът се е разпаднал? Всяка от тези причини заслужава да бъде проучена, тъй като отразява подхода към провалите, който позволява да ги предотвратим. Как да открием основния проблем?

5x Защо?

За да не бъдем водени от емоции и да открием коренната причина за провала на проекта, използвайте доказани методи. Техниката с петте въпроса е идеална за това. Тя е разработена от Тайичи Охно за корпорацията Тойота. Въпреки това, тя стана популярна заради високата си ефективност. Днес се използва, наред с другите, в управлението на проекти, основано на методите Lean и Six Sigma.

5 x Защо? ще работи, стига да сме готови да дадем честни и изчерпателни отговори на тях. По този начин може да се стигне до източника на проблема. От своя страна, това ще помогне да се предотвратят повторения на подобни грешки.

Ако причината за провала на проекта е, например, оставката на спонсора, следващият въпрос изисква отговор:

Защо спонсорите се отказаха?

Последващите отговори на въпросите могат да изглеждат така:

1. Защо? – Защото загубиха интерес към проекта.
2. Защо? – Защото не знаеха текущия статус на проекта.
3. Защо? – Защото бяха твърде рядко информирани за напредъка на работата му.
4. Защо? – Защото по време на планирането на комуникацията не бяха определени честотата на срещите и сроковете за доклади.
5. Защо? – Защото ръководителят на проекта не успя да осигури прозрачност и комуникация в проекта.

Следователно ще разгледаме причините за провалите на проектите, които отговарят на последния, пети въпрос “Защо?”, т.е. основни проблеми. Потенциалните коренни проблеми заслужават особено внимание при планирането на ново начинание.

5 причини за провал на проекта

Най-трудните проблеми за решаване, които могат да причинят провал на проекта, са свързани с области:

• заинтересовани страни – случва се, че още на етапа на планиране има намеци, които не се осъзнават от заинтересованите страни, които се съгласяват по детайлите на изпълнението на проекта,
• екип – както задачата за създаване на екип, така и ефективното управление на работата му могат да бъдат предизвикателни,
• техническата страна на проекта – както наличието на ресурси, така и уменията на хората, ангажирани в проекта,
• бизнес среда – наблюдението и реагирането на външни събития е особено важно, когато настъпят бързи промени, които от своя страна изискват висока степен на гъвкавост и бърза реакция, т.е. ефективно управление на промените.

По-долу ще обсъдим причините за провалите на проектите в следните области:

	Заинтересовани страни	Екип	Техническа страна	Околна среда
Комуникации	x	x
Обхват на проекта	x	x
Ресурси	x		x	x
Сътрудничество		x		x
Гъвкавост		x	x	x

Провали в комуникацията

Проблемите с прозрачността и комуникацията основно засягат контактите със заинтересованите страни. Споразуменията трябва да бъдат включени в плана на проекта, за да се предотвратят недоразумения, които могат да доведат до провал на целия проект.

Същите принципи също заслужават да бъдат приложени при планирането на потока на информацията в екипа. Тук ще бъде много важно не само да се направи списъкът със задачи прозрачен и разбираем, но и да се комуникира и напомня за целите, които екипът преследва.

Неясен обхват на проекта

Определянето на обхвата на проекта и предотвратяването на неговите промени по време на изпълнението е една от основните задачи на ръководителя на проекта. Той или тя трябва дълбоко да разбира очакванията на клиента и, ако се правят промени, да информира клиента за тяхното влияние върху обхвата на проекта.

Тъй като проектът е еднократно начинание, ограничено от конкретно време и бюджет, неясният обхват може лесно да стане причина за провал. Например, ангажираме се да създадем прототип на електрически велосипед за 10000 долара за един месец. Въпреки това, се съгласяваме с променящите се очаквания на клиента. Така, в хода на изпълнението, установяваме, че в рамките на същото време и бюджет, и със същия екип, се очаква да създадем прототип на водороден мотоциклет.

Промените в обхвата на софтуерни или събитийни проекти понякога са по-малко илюстративни от нашия пример. Но промяна в изискванията и очакваните резултати, малки от гледна точка на клиента, може да доведе до това завършените задачи да попаднат в кошчето, докато планираните дейности на екипа изискват нови ресурси.

Проблеми с ресурсите

Проблемите с суровините или компонентите, необходими за техническите задачи, могат ефективно да блокират проекта. Следователно, ръководителят на проекта трябва да се ориентира в бизнес средата и да се консултира с членовете на екипа – включително относно ресурсите, необходими за проекта. Ненавременните доставки и липсата на наличност могат да доведат проекта до застой.

Голям проблем също представляват решения с ниско качество, които вместо да улеснят проекта, го затрудняват. Това може да се отнася както за софтуер за управление на проекти, така и за специализирани решения, специфични за проекта – полуфабрикати, визуални материали или наличност на транспорт.

Отделен проблем, свързан с управлението на ресурсите, е времето, необходимо на клиента за завършване на задачите. Честа причина за липсата на реализъм в оценката на сроковете е натискът от клиента или липсата на опит на компанията в подобни проекти. Има и проекти, чиято област на изпълнение не позволява конкретни дати за завършване. Те включват проекти, в които се разработват решения за дълбоко обучение. Постигането на предполагаемата точност на модела може да бъде не само невъзможно в рамките на зададения времеви период, но и изобщо недостижимо поради труден достъп до данни или необходима изчислителна мощ.

Трудности в сътрудничеството

Друга трудност, която може да доведе до провал на проекта, са трудностите в сътрудничеството в екипа. Те могат да бъдат причинени от междуличностни проблеми, но най-честата причина е неправилно обмисленото разпределение на отговорностите, когато един човек е натоварен с работа, а другите чакат той да завърши задачите си.

При формирането на нов екип могат да възникнат и неочаквани проблеми при намирането и наемането на специалисти, както и трудности в управлението на отдалечен или хибриден екип.

Липса на гъвкавост

Липсата на гъвкавост и невъзможността да се адаптираме към променящата се бизнес среда е често срещана причина за дългосрочни провали на проектите. Променящите се среди, регулаторните изисквания и конкурентната динамика могат да оставят ръководителя на проекта неспособен да се справи с промените. Или, както се случва още по-често, той или тя не успява да убеди ключовите заинтересовани страни в необходимостта от динамична реакция на промените. Така, до момента, в който проектът бъде завършен, може да се окаже, че резултатът вече е остарял или не отговаря на изискванията на средата.

Резюме

Провалите на проектите понякога са свързани с непредвидими събития, така че процентът на провалени проекти никога няма да бъде нула. Въпреки това, съществуват инструменти за предвиждане на рискове и планове за действие за справяне с тях. Дори на етапа на планиране е от съществено значение да се обърне особено внимание на прозрачността и комуникацията с заинтересованите страни. Също така е важно строго да се определи обхватът на проекта и да се съгласуват очакванията на клиента и техническите възможности на изпълнителя.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.