Хибридна работа – как да ръководим успешно екип? | #31 Започване с управлението на проекти

Независимо от начина, по който гледаме на хибридната работа, често се сблъскваме с предизвикателство – как да управляваме екип, когато някои хора са в офиса, а други работят дистанционно, и техните съотношения постоянно се променят.

Хибридна работа – съдържание:

1. Въведение
2. Комуникация в хибриден екип
3. Ефективен обмен на информация
4. Техническа поддръжка на работата на екипа
5. Поддържане на връзки
6. Резюме

Въведение

Управлението на проектен екип, който работи в хибриден режим, е по-трудно в сравнение с работата изцяло дистанционно или на място. В крайна сметка, как да се надзирават, когато някои членове на екипа работят в офиса, а други дистанционно?

Проектният мениджър се сблъсква с няколко ключови предизвикателства. Те включват:

• определяне на правилата за комуникация в екипа
• осигуряване на гладък обмен на информация
• технологична поддръжка за хора извън офиса
• поддържане на връзки.

Комуникация в хибриден екип

За да работите ефективно в хибриден модел, трябва да определите правилата за комуникация. Когато не е достатъчно да се подходи и да се попита човекът, работещ на съседното бюро, за неговото или нейното мнение относно вашата работа, си струва да се направят уговорки за използване на различни инструменти за специфични цели. Например, можете да изпратите кратък въпрос чрез чат, да използвате имейл за по-сложни въпроси и да проведете видеоконференция, за да обсъдите сложни теми, изискващи участието на множество хора.

С нов екип е добра идея да се уверите, че всеки знае:

• Какви са отговорностите на всеки човек,
• Как да се свържете с другите членове на екипа, и
• Какви са очакванията за честотата на комуникацията?

За това можете да използвате статуси в корпоративна чат стая или да създадете контактна дъска в инструмент за управление на проекти. Също така е добре да обсъдите темата за комуникацията по време на една от проектните срещи.

Ефективен обмен на информация

След като правилата за комуникация са определени, е време да помислите за съдържанието ѝ. Добра идея е да се уверите, че информацията се споделя и че всеки в екипа има достъп до ресурси, за да свърши работата си.

С посветен софтуер, като Firmbee, можете лесно да разрешите следните въпроси:

• разпределение на задачи,
• обмен на информация за текущия статус на проекта,
• определяне на дати за проектни срещи, или
• споделяне на резултати от мониторинг на проекта.

Проектният мениджър трябва да осигури информацията да бъде достъпна за всички, независимо от това къде работят. Това е особено важно за тези, които работят по споделени файлове, които, когато работят на място, може да са били съхранявани на сървъри, които предотвратяват дистанционната употреба. Може да се наложи да помислите за облачни решения или по друг начин да планирате задачите, които изпълнявате.

Техническа поддръжка на работата на екипа

Ключов аспект на успешната работа в хибридния модел е да се създадат технически условия за непрекъсната работа. Основите са:

• високоскоростен интернет
• компютър или лаптоп и
• софтуер, необходим за извършване на работата им.

Проектният мениджър трябва да осигури, че всички служители, които работят дистанционно, разполагат с правилните инструменти, оборудване и достъп до мрежата на компанията.

Поддържане на връзки

Поддържането на отношения в екипа често се пренебрегва, но е също толкова важно, колкото техническата поддръжка и комуникацията, свързана с изпълнението на проекта. Въпреки това, в хибридния модел служителите, присъстващи в офиса, нямат време да изграждат междуличностни контакти.

Когато повечето от работата е дистанционна, при посещение на централата на компанията, всеки участник в проекта планира срещи индивидуално. Понякога се оказва, че през целия ден те се срещат с всички колеги и външни експерти, участващи в задачите. В резултат на това няма достатъчно време за среща с екипа, който работи заедно в централата на компанията само в теория.

Затова рисковете, свързани с хибридната работа, са:

• разпад на екипите,
• намаляване на чувството за собственост на екипа върху проекта и
• липса на емоционална ангажираност към компанията.

Не само тези, които работят дистанционно, могат да се чувстват изолирани от останалата част на екипа. Затова е толкова важно да се грижим за добра атмосфера, докато работим заедно. Лекарство за болестите на “хибридния” модел може да включва редовни групови проектни срещи, допълнени от индивидуални разговори с служителите.

Резюме

Ръководенето на проектен екип, който работи в хибриден режим, изисква от проектния мениджър да определи правила за комуникация и да осигури гладък обмен на информация. Също така е от съществено значение да се поддържат връзките в екипа, осигурявайки време и пространство за срещи както в цифровата среда, така и в офиса.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.