Как да изберем най-добрия софтуер за управление на проекти? | #11 Започване с управлението на проекти

Най-добрият софтуер за управление на проекти е този, който не можете да видите. Той върши работата си, без да привлича много внимание. Лесен е за използване и съдържа всички необходими функции. Но какво включват тези “необходими” функции? Четете нататък, за да разберете!

Най-добрият софтуер за управление на проекти – съдържание:

1. Въведение
2. Шаблони за проекти
3. Изгледи
4. Интеграции
5. Области на действие
6. Резюме
7. Разгледайте нашия софтуер за управление на проекти

Как да изберем най-добрия софтуер за управление на проекти? Въведение

Преди да преминем към обсъждане на конкретен софтуер за управление на проекти, нека разгледаме какви функции трябва да изпълнява. Разделили сме днешната тема на три части. Първо, ще разгледаме изгледите, предлагани в различни програми. На второ място, ще разгледаме необходимите интеграции. И на трето място, ще видим в кои области на дейността на организацията такъв софтуер трябва да покрива.

Шаблони за проекти

Повечето програми ви позволяват да управлявате няколко проекта независимо. Това е важно, ако работите с програми или портфолио от проекти, и ако ръководителите на проекти във вашата организация се занимават с повече от един проект едновременно, или ако управлявате проекти с повтарящ се поток – тогава е добре да създадете шаблон за проект, който може да се използва многократно.

Въпреки това, ако използвате програмата за първи път или е персонализиран проект, можете да използвате вградените шаблони. Те значително улесняват и ускоряват старта на нов проект. Това е така, защото те ви помагат да започнете веднага в готова среда, предварително конфигурирана и проектирана за управление на проекти в, например, методологията Scrum или Prince2.

Изгледи

Независимо от избрания шаблон или метод, софтуерът за управление на проекти най-често включва стандартни изгледи. Те ясно показват избрания аспект на изпълнението на проекта. За нас най-важните изгледи са:

• Хронология – която може да бъде мащабирана, за да обхване цялата продължителност на проекта или избран период,
• Списък с задачи – за преглед на задачите, които в момента са в процес на изпълнение, току-що завършени или които предстои да се изпълнят,
• Календар – програма за планиране на срещи и групови дейности,
• Аналитични инструменти – тоест, графики и визуализации на данни за конкретни области на изпълнение на проекта и натовареността на отделните членове на екипа за генериране на отчети,
• Екип – списък на хората, участващи в проекта, с контактна информация.

Интеграции

При избора на програма за управление на проекти, вниманието по-рядко се обръща на интеграциите, тоест, с какви програми и приложения работи нашият инструмент. Това е така, защото някои управленски програми, като Firmbee, са монолити. Това е платформа, която предоставя всеобхватна поддръжка за всички задачи, свързани с проекта – от списъци с задачи и бележки до обработка на фактури и дори процеса на набиране на екип.

Понякога обаче програма, която улеснява управлението на проекти, функционира като набор от т.нар. микросервизи, тоест, набор от сътрудничещи модули, които могат да бъдат включвани и изключвани. В този случай интеграциите се оказват много полезни. Те могат да включват връзки с, например:

• външни календари (например, Google или Apple Calendar), което позволява, например, изпращане на покани за срещи,
• комуникатори – като Microsoft Teams, Zoom или Slack, което улеснява комуникацията, без да е необходимо да копирате или премествате съдържание,
• читалки на различни формати, така че лесно да преглеждате съдържанието на документи или файлове с изображения,
• имейл – за добавяне на задачи директно по имейл,
• инструменти за продажби за електронна търговия, като Salesforce, Zoho Desk и Zendesk,
• облака за съхранение и споделяне на по-големи файлове на проекта
• инструменти за сигурност и авторизация са особено важни, особено когато работите извън офиса и имате по-малко сигурни интернет връзки,
• специализирани инструменти за отчитане, като Power BI, Looker или Google Sheets, например.

При избора на конкретна програма, също е добре да се запитате дали тя ще работи само на компютър или дали има и мобилно приложение.

Области на действие

Основните области на изпълнение на проекта, поддържани от софтуера, са управление на задачите във времето, както и визуализация на бюджета. Въпреки това, в зависимост от типа на реализирания проект, модули като:

• контакти – особено ако изпълнението на проекта включва сътрудничество с фрийлансъри или множество представители на клиенти,
• кампании – когато маркетинговите или продажбените дейности са част от проекта,
• документи – когато е необходимо да се споделят различни материали,
• човешки ресурси – опция, която е особено полезна, когато се формира проектен екип или е необходимо да се попълнят кадри по време на изпълнението на проекта,
• финанси – в допълнение към общия статус на бюджета на проекта, е полезно да имате под ръка инструмент, който позволява да се събират разходи за различни цели или да се сравняват оферти на продукти и услуги, необходими за проекта.

Резюме

Основните функции, които софтуерът за управление на проекти трябва да изпълнява, са да улеснява организацията на работата и планирането. Използването на шаблони – независимо дали са вградени или създадени от вас – значително улеснява старта. А ясните изгледи, изобразяващи конкретни аспекти на изпълнението на проекта, правят ежедневните задачи по-приятни и прости. Интеграциите, от своя страна, означават, че можем да използваме любимия си софтуер, комбинирайки го с този, който използваме за управление на проекта. Освен ако, разбира се, не е достатъчно сложен, за да комбинира модули, които позволяват комуникации, финансово управление и управление на човешките ресурси.

Разгледайте нашия софтуер за управление на проекти:

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.