Какво е проектен график и за какво служи? | #18 Започване с управлението на проекти

След като проектът получи одобрение от заинтересованите страни, е време да се подготви графикът. Преди екипът по проекта дори да се срещне за първи път, ръководителят на проекта подготвя структурата на проекта.

График на проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Как да създадем график на проекта?
3. С какво графикът на проекта се различава от плана на проекта?
4. Пример за график на проекта
5. Резюме

Въведение

Графикът на проекта е общ документ, който ви позволява да имате преглед на отделните задачи, предназначени за текущо изпълнение. Те са съдържани в подробен списък с задачи или представени на канбан дъска. Графикът включва важни моменти, задачи и ключови събития, както и усещане за перспектива за това къде се намира проектът по пътя към постигане на целта.

Най-често графикът е визуализация на това как целите на проекта зависят една от друга и в какъв ред да се продължи. Графикът на проекта също така показва времевия интервал с установени дати.

Как да създадем график на проекта?

При създаването на график е най-добре да се приеме подход отдолу нагоре. Разделете общия проект на основни проблемни блокове или области. Те могат да бъдат области, толкова общи, колкото изграждане на екип, UX дизайн, програмиране или маркетинг. Графикът на проекта е най-лесно да се подготви с помощта на специализиран софтуер. Това ще направи възможно:

• лесно добавяне и групиране на събития, както и правене на промени – например, може да се окаже, че разделяме задачи, свързани с UX дизайна, на отделни групи за визуален дизайн и подготовка на текст. С помощта на софтуера можем да направим това с няколко клика, вместо да пренареждаме текстов файл или електронна таблица,
• визуализация на продължителността на всяка задача – така можем лесно да планираме задачи, като вземем предвид наличността на хора и ресурси, необходими за тяхното изпълнение,
• посочване на взаимозависимости между задачите – настройването на предупреждения за зависимости е много полезна функция, налична в някои програми, благодарение на която сме сигурни, че никой няма да поеме завършването на работа в сграда, където инсталацията все още не е извършена.

Това ще направи графика четим за всички заинтересовани страни. актуализиране и допълване на него.

Графикът най-често се представя чрез следните изгледи:

• мащабируем календар – с маркирани задачи за изпълнение; използвайки календара, е по-лесно, отколкото в другите изгледи, да се премине към планиране, като например назначаване на работа на конкретни хора и планиране на срещи,

• Гантова диаграма или подобна визуализация на задачите на времева линия – общ изглед, показващ цялата продължителност на проекта, е неговият график, докато разширената версия се използва за създаване и детайлизиране на плана на проекта,
• карти на епики, известни също като агрегатни задачи – тоест визуализация, показваща, наред с другото, какъв процент от задачите са свързани с конкретна област на изпълнение на проекта, например, “тестовата” епика може да включва задачи, свързани с вътрешно тестване на софтуерен прототип, както и финално тестване на място при клиента.

С какво графикът на проекта се различава от плана на проекта?

Графикът се различава от плана на проекта предимно по своята цел и ниво на детайлност. Графикът е скелет на проекта, който предимно изобразява неговите ключови области и важни моменти. Неговата цел е да очертае ясна и опростена картина на целия проект. Въпреки това, планът на проекта се създава, за да разчлени изпълнението на всяка задача, до най-малките детайли, които си струва да бъдат записани.

Графикът отговаря на въпроса какво реализираме. Там ще намерим общи насоки за продължителността на различните етапи на проекта и маркирането на ключови моменти. Планът на проекта, от друга страна, служи за описание на начина на изпълнение на всяка задача.

От добър график е лесно да се прочете пътят, водещ до реализирането на целта на проекта, тъй като той само показва важни моменти, представящи най-общите и важни моменти на изпълнението. Въпреки това, благодарение на софтуера за управление на проекти, границата между графика и плана на проекта стана доста течна. Това е така, защото множеството начини за визуализиране на данни прави възможно безпроблемното преминаване между детайлни изгледи на отделни задачи и най-общата картина на графика на целия проект.

Пример за график на проекта

Нека си представим, че искаме да реализираме проект за представяне на приключенска игра, която се развива във виртуална реалност на международно изложение.

За да създадем график, трябва да маркираме ключови дати – началото на проекта, крайния срок за кандидатстване на изложителите за изложението, както и датата на изложението и края на проекта. Следващата стъпка е да се определят цели и да се въведат в избраната програма като обобщени задачи, епики или евентуално тагове. В нашия пример те ще включват:

• Подготовка на играта – епиката ще включва задачи като подготовка на стабилна тестова версия на играта, която може да бъде предоставена на обществеността, тестване, инсталиране на хардуера, който ще бъде предоставен на изложението
• Подготовка на щанда – подготовка на оборудване, рекламни материали, конкурси за посетители, закупуване и осигуряване на оборудване
• Планиране на пътуването – резервиране на хотел, закупуване на билети за събития, осигуряване на транспорт
• Анализ на успеха на представянето след завръщането – дали играта е успяла да привлече предполагаемия брой клиенти, дали е успяла да установи бизнес контакти и партньорства, както и да се впише в бюджета, отпуснат за реклама

Всяка от епиките може да има надзорник – назначен да поеме отговорност за цялото й изпълнение. В много проекти обаче този човек е ръководителят на проекта, докато членовете на екипа поемат отговорност само за отделни задачи.

Следващата стъпка се отнася до маркиране на важни моменти. Завършването на всеки важен момент вероятно ще се състои от задачи, принадлежащи на множество епики. Ако първият важен момент е приемането на представянето за търговското изложение от организаторите на събитието, той ще включва задачи, принадлежащи на групите “нетуъркинг”, “подготовка на играта” и “подготовка на представянето”, наред с други.

Графикът за всеки проект се разработва индивидуално. Въпреки че можете да се възползвате от готов шаблон, той все пак вероятно ще изисква значителни модификации. Най-голямото подобрение ще бъде използването на вашия график, създаден по-рано за подобен проект.

Резюме

Добре подготвеният график в началото на проекта значително улеснява работата. Той служи не само на ръководителя на проекта, който благодарение на него получава представа за стратегията на действие, но и на екипа по проекта, който може лесно да види на какъв етап е извършваната работа и каква е целта й. Графикът е също така ценен инструмент, който подкрепя прозрачността на изпълнението, тъй като позволява на заинтересованите страни да видят структурата на проекта и независимо да сравнят статуса на изпълнението с поставените цели на проекта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчелички в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.