Най-полезни умения на проектния мениджър | #26 Започване с управлението на проекти

Работата на проектния мениджър (PM) изисква планиране и организиране, но преди всичко, гъвкавост и бдителност. Това е способността да се виждат ранни признаци на предстояща промяна и да се следят много променящи се обстоятелства едновременно, което може да направи усилията на PM успешни.

Най-полезни умения на проектния мениджър – съдържание:

1. Въведение
2. Универсални умения в работата на проектния мениджър
3. Специализирани умения на проектния мениджър
4. Митове за ролята на проектния мениджър
5. Резюме

Въведение

Оптималният набор от умения на проектния мениджър се състои от универсални, наричани също преносими умения, и специализирани умения. Тяхното съотношение варира в зависимост от предмета и размера на реализирания проект. Въпреки това, едно нещо остава постоянно. Проектните мениджъри използват широк спектър от умения всеки ден. Това е така, защото работата им е много разнообразна и им позволява да се сблъскват с различни предизвикателства всеки ден. Един ден е организиране и провеждане на среща с заинтересованите страни, а на другия е изготвяне на подробен бюджет за следващия етап. Какви умения са най-благоприятни?

Универсални умения в работата на проектния мениджър

За да разгледаме универсалните умения, които са полезни при управлението на проекти, си представете организиране на преместване. За да го направим ефективно, трябва да демонстрираме способността си за:

• планиране – да опаковаме всичко в правилния ред и да съгласуваме датата на напускане на един апартамент с преместването в ново място,
• организация – да направим уговорки с хамалите, транспортния екип и да етикетираме правилно всички кутии и пакети,
• управление на разходите – да видим още на етапа на обмисляне на преместването дали ще можем да си позволим мечтаното имущество, колко ще струва преместването и обзавеждането на новото място,
• сътрудничество с другите – междуличностните умения в случая на преместване ще бъдат особено полезни на етапа на убеждаване на приятели и семейство да помогнат, а лесната комуникация със сигурност ще направи процеса на преместване на вещите по-лесен и приятен.

Горният списък е най-фундаменталната основа, която проектният мениджър развива, изпълнявайки ежедневните си задължения и добавяйки подробни умения към него. Например, за планиране – запознаване с софтуера, използван за разбиване на задачи и етапи в проект, който започва. А за сътрудничество с другите – делегиране на задачи и текуща модерация на работния поток на екипа.

Специализирани умения на проектния мениджър

В работата на PM, в допълнение към универсалното планиране, организация, управление и сътрудничество, няколко специализирани умения ще бъдат полезни. Те включват:

• взимане на решения,
• отчитане,
• гъвкавост, и
• разпознаване и реагиране на промяна.

Способността да се взимат решения и да се поема отговорност за тях е тясно свързана с най-важните моменти от жизнения цикъл на проекта, както и с лидерската позиция, която проектният мениджър заема в екипа.

Отчитането, от друга страна, е комбинация от ефективна комуникация, организиране на задачи и сътрудничество с другите. Опитният PM знае как да подготви информация, предназначена за заинтересованите страни, какво да включи в нея, както и как и колко често да комуникира с тях.

Гъвкавостта помага за създаване на комуникационен стил, който отговаря на заинтересованите страни на проекта. Тя също така ще позволи на проектния мениджър да адаптира начините на работа към екипа, с който работи. Например, съгласуване на честотата на срещите и дълбочината на обсъждане на завършените задачи с нивото на опит на екипа. Въпреки това, умението, което може да определи успеха или провала на PM, е гъвкавостта в изпълнението на задачите – включително повтарящите се. Това означава да се вземат предвид текущите обстоятелства и да се може да се излезе извън схемата, за да се постигнат очакваните резултати.

Това умение е тясно свързано с последното – трудно обучаемото чувствителност към промените в околната среда. Реагирането на промяна се отнася почти до всички области на проекта. Пример е коригирането на бюджета спрямо променящите се цени – това след това означава да се забелязват тенденции и да се възползва от тях, както и да се отбелязват очакванията на клиентите и финансовите им възможности.

Митове за ролята на проектния мениджър

Съществуват няколко мита, свързани с ролята на PM. Просто погледнете неговия не толкова приятен стереотипен образ. За много хора това е образ на самодоволен млад мъж, който е започнал кариерата си много рано. Той перфектно разбира всеки детайл от проекта, или поне е убеден в това, и безмилостно посочва грешките на колегите си.

Нека да разгледаме по-подробно този карикатурен портрет и да обърнем внимание на три основни мита.

Мит 1. Проектният мениджър има много опит в организацията, в която управлява проекта.

Мит 2. Проектният мениджър е напълно запознат с всички въпроси, свързани с проекта.

Мит 3. Проектният мениджър контролира и подобрява задачите, изпълнявани от всички членове на екипа.

Мит 1 е свързан с убеждението, че само човек с много стаж може ефективно да управлява проекти. Въпреки това, в много случаи дори начинаещ служител, който е развил преносими умения, функционални в управлението на проекти, може да се справи добре в ролята на помощник проектен мениджър. Това важи и за хора, които са натрупали опит в други организации, стига да знаят правилните инструменти и методи, необходими, за да се впишат като PM.

Мит 2 комбинира представата, че PM трябва да знае всички детайли на проекта наизуст и има добре установени, експертни познания в областта на проекта. Въпреки това, детайлите на проекта се съхраняват от софтуер, в добре подредена форма. Работата на проектния мениджър е да създава и поддържа този ред и да използва информацията. Експертните познания, от друга страна, се държат от членовете на екипа. PM ще се нуждае от обширни познания, за да зададе общата рамка за това как проектът трябва да протече и да зададе правилните въпроси.

Мит 3 е част от стереотипа, в който PM подобрява всеки детайл от задачите, дадени на екипа. Микромениджмънтът е една от грешките при работа с екип. Въпреки това, той не е част от отговорностите на PM!

Резюме

Универсалните умения, или гъвкавостта, са полезни в работата на проектния мениджър:

• планиране
• организация
• управление на разходите, както и
• работа с хора.

Въпреки това, уменията на проектния мениджър не са по-малко важни, а именно ефективно взимане на решения, умения за отчитане, както и гъвкавост и ефективен отговор на промяна.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.