Какво е проект? | #1 Започване с управлението на проекти

Какво е проект? Проекти, проекти, проекти – те трайно станаха част от речника на бизнес мениджърите. Те са краткосрочни, сложни дейности с предварително планирана рамка, насочени към конкретен резултат. Трудно е да си представим навременното постигане на бизнес цели и бюджетно планиране на базата на задачи без тях. Въпреки това, пазарът се отдалечава от модела, при който създаваме и доставяме продукт само веднъж. Той залага на дългосрочни отношения с потребителите, непрекъснат контакт, гъвкаво подобрение, корекции и фино настройване без край. Значи, проектното планиране и изпълнение вече няма ли смисъл? Дали проектът е модна дума, определяща остарял начин на правене на бизнес? Четете нататък, за да разберете повече.

Какво е проект? – съдържание:

1. Какво е проект?
2. Временен характер на проекта
3. Гимнастически предприятия
4. Началото и краят на проекта
5. Уникални резултати
6. Резюме

Какво е проект?

Най-голямата организация в света за хора, занимаващи се с управление на проекти, е Институтът по управление на проекти (PMI). Основан през 1969 г., той има почти 3 милиона души, работещи като проектни мениджъри или изучаващи различни аспекти на управлението. Възрастта на организацията обаче не означава, че знанията, които тя популяризира, не се актуализират и адаптират към изискванията на съвременния пазар. Бизнес проектите се развиват добре, а PMI оценява, че броят на проектните мениджъри се очаква да нарасне с до 33% до 2027 г., създавайки 22 милиона нови работни места по целия свят.

PMI периодично издава нови и подобрени версии на книгата, озаглавена “Тяло на знанията по управление на проекти” (PMBOK). Най-новата, седма версия, беше издадена през август 2021 г. и за разлика от предишните, всъщност беше пренаписана. В крайна сметка, управлението на проекти напоследък се променя почти толкова бързо, колкото и цифровата работна среда.

Въпреки това, определението за проект, концепция, централна за PMI, едва ли се е променило. Проектът се определя по следния начин: “Временна дейност за производство на уникален продукт, услуга или резултат. Временният характер на проектите показва началото и края на проект или фаза на проектна работа. Проектите могат да се изпълняват самостоятелно или да бъдат част от програма или портфейл.”

Думата “проект” определя много специфично и целенасочено действие, благодарение на което продукт или организация преминава през очаквана метаморфоза, резултатите от която могат да бъдат измерени. В следващия текст ще разгледаме и обясним елементите на определението от PMBOK. Ще отговорим на въпросите:

• Какво означава, че проектът е временна дейност?
• Какво е значението на началото и края на проекта?
• Как да разберем уникалността на резултата от проекта?

Въпреки това, ще посветим отделни текстове, за да обсъдим етапите, от които се състои проектът, и какви видове проекти съществуват.

Временен характер на проекта

Проектите имат определен времеви рамки и еднократен характер. Затова временното е едно от най-важните характеристики на проекта, което помага да се различи от продукт. Еднократният характер и уникалният резултат позволяват проектите да се различават от процесите, извършвани в компанията. Проектът може да бъде:

• строителство на еднофамилна жилищна сграда
• отваряне на клон на компания в друг град
• организиране на корпоративно събитие
• преработка на уебсайт
• подготовка на заявление за финансиране на компанията от европейски фондове

Гимнастически предприятия

В традиционния подход, подробен план за изпълнение на проекта се счита за неразделна част от проекта. Така проектният екип започва работа, оборудван с подробен график на задачите, обхващащ целия период на проекта – от начало до край. Въпреки това, с развитието на методите за управление на проекти, този подход постепенно се е променил.

В доклада на PMI, озаглавен “Пулс на професията 2021: Извън гъвкавостта”, компаниите, които приемат нов подход, свободно използвайки методи и принципи за управление на проекти в съответствие с изискванията на пазара, са наречени гимнастически. Те използват “правилния подход по правилния начин в правилното време, за да доставят това, което е необходимо.”

Въпреки че на хартия такова управление изглежда малко по-малко впечатляващо от традиционните методи, то работи много добре в практиката. Особено в управлението на проекти с висок риск и хибридни и дистанционни екипи.

Началото и краят на проекта

Докато се отдалечаваме от каскадния подход (методът Waterfall) и нарастващата популярност на гъвкавите методи (Agile) и техните варианти (като Scrum и Scrumban), стана популярно да се счита за норма постепенното справяне с задачите, техния подробен бюджет и средства за изпълнение.

Неизменно обаче, проектът се различава от другите начинания, тъй като има точно определено начало и край. Когато започваме проект, имаме ясно определена цел и визия за това, което искаме да постигнем. Имаме също така определен бюджет, график на задачите и критерии за завършване.

Уникални резултати

Всеки проект, освен временното си естество, специфична цел, начало и край – има уникален резултат. За изброените по-горе примери, резултатите ще бъдат еднократни – строителство на еднофамилна жилищна сграда на конкретен адрес или провеждане на корпоративно събитие в хотел Sunrise на 29 февруари 2023 г.

Еднократният характер на проекта означава, че повторното използване на знанията и уменията, придобити при изпълнението на проект, изисква адаптиране към нови условия. Например, ако веднъж успеем да получим финансиране за развитие на компанията от ЕС, това не означава, че следващото ни заявление също ще бъде успешно. Всяко следващо заявление ще бъде уникално, тъй като много фактори се променят:

• параметри на изпълнението
• пазарни реалности
• изпълнени задачи
• времеви рамки
• критерии, определящи началото и края на проекта

Въпреки че изпълнението на проект е свързано с голямо начинание, си струва да запомним, че проект може дори да бъде освежаване на мебелите в градината на компанията. Това е така, защото дали едно начинание е проект, не се определя нито от броя на участващите хора, нито от планираното или действителното време за изпълнение.

Резюме

Управлението на проекти е една от най-желаните умения на пазара на труда. Затова разбирането какво представляват проектите и гъвкавият подход към тяхното изпълнение е толкова важно за бизнеса.

Току-що отговорихме на въпроса: Какво е проект? Проверете нашите други серии за Python и Javascript!

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на пчеличките в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.