Приоритизиране на проекти | #7 Започване с управлението на проекти

В днешната статия ще говорим за приоритизацията на проекти. По-важно ли е да се започне рисков проект, който бързо може да донесе голяма печалба? Или по-важно ли е да се завърши разработката на решения, които потенциално ще донесат по-ниски, но дългосрочни печалби и са в последните етапи на изпълнение? Много организации имат множество проекти, които се извършват едновременно. Как да се пристъпи към приоритизацията им с ограничени ресурси?

Приоритизация на проекти – съдържание:

1. Приоритизация на проекти – въведение
2. Матрицата на Айзенхауер
3. moSCoW
4. DICE
5. Приоритизация на проекти – резюме

Приоритизация на проекти – въведение

В следващия текст ще разгледаме най-популярните методи, които улесняват вземането на решения за приоритизация на проекти – както тези, които се провеждат независимо, така и тези, принадлежащи на програма или портфолио от проекти. Ще обсъдим матрицата на Айзенхауер, приложена не само за приоритизиране на проекти, но и на задачите, извършвани в тях. Ще се запознаем и по-подробно с често използвания метод MoSCoW, създаден от Дай Клег, както и с модела DICE, изобретен в средата на 90-те години в Бостън Консултинг Груп.

Матрицата на Айзенхауер

Матрицата на Айзенхауер позволява приоритизиране на проекти, като ги поставя в пространство, определено от две оси – какво е спешно и какво е важно. Има обща диаграма, която ги представя:

moSCoW

Oracle стана пионер в прилагането на техниката MoSCoW. Тя също така се споменава като ефективна схема за приоритизация в последния наръчник за управление на проекти (PMBOK) наред с многокритериалния анализ. Тя разделя проектите на четири категории:

• Must-haves – т.е. проекти, които трябва да бъдат завършени, тъй като са от съществено значение за самата работа на компанията; те включват проекти като установяване на сигурност и определяне на права за достъп в облака на компанията, подготовка на финансови отчети и доклади за инвеститори или внедряване на решения при ключов клиент,
• Should-want – т.е. тези, които трябва да бъдат реализирани, защото пренебрегването им може да влоши представянето на компанията; това може да бъде, например, преместване на централата на по-удобно място или влизане в нова платформа за продажби, която набира популярност,
• Could-have – т.е. проекти за изпълнение “ако времето позволява”, тъй като те по-вероятно ще окажат положително влияние върху компанията; пример за проект в тази категория може да бъде участие в индустриално събитие или подготовка на конкурс за изпълнители,
• Will not have – т.е. тези, които може да бъдат реализирани в бъдеще, но в момента не са на приоритетния списък.

DICE

Методът DICE превежда приоритетите, зададени на проектите, в числови стойности и се използва в повече от 1,000 големи организации по света. Акронимът DICE се състои от следните компоненти:

1. D (Продължителност) – продължителността на проекта, на която се задават следните стойности:
• 1 – когато проектът трае по-малко от 2 месеца
• 2 – когато проектът трае 2-4 месеца
• 3 – когато проектът трае 4-8 месеца
• 4 – когато проектът трае повече от 8 месеца
2. I (Цялост на представянето на екипа) – способността на екипа, с особено внимание на ръководителя на проекта, да изпълни успешно проекта, който получава точки от стойност:
• 1 – много добро
• 2 – добро
• 3 – средно
• 4 – ниско
3. C (Ангажираност) – нива на подкрепа, състоящи се от два компонента
• C1 – видима подкрепа на проекта от спонсора или борда на директорите
• C2 – подкрепа от хора, засегнати от изпълнението на проекта, където следните стойности съответстват на всеки от тях:
• 1 – ясно комуникирана подкрепа
• 2 – сравнително ясна подкрепа
• 3 – неутрална позиция
• 4 – ясна съпротива
4. E (Усилие) – усилието, необходимо за изпълнението на проекта, извън ежедневните задължения за управление на компанията, където стойностите изглеждат така:
• 1 – по-малко от 10% допълнителна работа
• 2 – 10-20% допълнителна работа
• 3 – 20-40% допълнителна работа
• 4 – повече от 40% допълнителна работа

Стойността на DICE се изчислява с помощта на следната формула: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

В зависимост от резултата можете да определите вероятността проектът да бъде успешен и следователно дали си струва да бъде поставен високо в приоритетния списък:

• 7 – 14 – зона на успех – проектът има много добри шансове за изпълнение
• 14 – 17 – зона на опасност – проектът има известен шанс за успех
• над 17 – зона на отчаяние – изходът от проекта е труден за предсказване или проектът е малко вероятно да успее.

Приоритизация на проекти – резюме

Методите за приоритизация на проекти, описани по-горе, разбира се, не винаги са налични за избор и класиране на проекти. Много организации не прилагат формализирани методи за приоритизация като DICE, а в някои случаи мнението на индивид, ръководен само от собствените си възприятия, е решаващо. Въпреки това, особено когато се разглеждат няколко критични и високорискови проекта за стартиране или продължаване едновременно, инструментите за приоритизация си заслужават да бъдат използвани.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.