Фаза на иницииране на проекта – на какво да обърнем внимание? | #16 Започване на управление на проекти

Фазата на иницииране на проекта започва с идея за начинание. Тя обаче завършва с обвързващо решение за стартиране на проекта. Преди да дойде времето за планиране на бюджета, избор на метод на изпълнение и състав на екипа, ръководителят на проекта подготвя очертание на визията и целта на проекта. Какво изисква специално внимание по време на фазата на иницииране?

Фаза на иницииране на проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Документи и заинтересовани страни
3. Определяне на начина на управление на новия проект
4. От иницииране до планиране
5. Резюме

Въведение

Фазата на иницииране на проекта се провежда само веднъж, независимо от метода на изпълнение. Нейната цел е да определи за какво става въпрос в проекта. Това е също така най-доброто време да се откажете от проект, ако има сериозни съмнения относно възможността за завършването му. На този ранен етап организацията няма да понесе големи разходи, докато е относително лесно за ръководителя на проекта да се раздели с все още неясен проект. Въпреки това, ако новият проект изглежда обещаващ, на какво си струва да се обърне внимание по време на фазата на иницииране?

Документи и заинтересовани страни

След първоначалните уговорки е време да се направи проучване на осъществимостта и проектен устав. Първият документ ще определи шансовете за успех на нашето начинание. Докато във втория ръководителят на проекта ще напише очертаваща рамка за начинанието. Въпреки че все още е лишен от детайли, именно тези два документа ще служат за убеждаване на заинтересованите страни, че новият проект си струва да бъде преследван.

Но кого трябва да се убеди? Това също се определя от фазата на иницииране на проекта, където регистърът на заинтересованите страни се записва. Това е списък на хора, които са пряко свързани с проекта, т.е. представители на клиента, управителния съвет на организацията или потенциални изпълнители, между другото. Въпреки това, заинтересованите страни могат да включват хора, които ще бъдат индиректно засегнати от изпълнението на нашия проект. Това могат да бъдат, например, жителите на улицата, където ще извършваме работата, или служителите на отдела за обслужване на клиенти, където ще внедряваме автоматизацията. Те няма да бъдат ангажирани в проекта, но нашите действия ще променят тяхната жизнена или работна среда.

Определяне на начина на управление на новия проект

Но кой участва в подготовката на плановете за новото начинание? Ръководителят на проекта е основно отговорен за тях. Той или тя установява контакт с хората, които ще наблюдават изпълнението на проекта и установява с тях, наред с другото, такива въпроси като:

• отговорности
• начини на комуникация – формални, като докладване, и неформални, като задаване на въпроси относно текущи въпроси в планирането и изпълнението на проекта
• толерантни диапазони – например, за бюджета и времето за изпълнение на планирания проект, или поеманите рискове.

Ако повече хора от борда ще бъдат ангажирани в проекта, понякога за тази цел се провежда среща, наречена среща за иницииране. Тя обикновено се провежда, когато ръководителят на проекта вече е завършил работа по първите версии на документите, за които говорихме по-горе:

• проучване на осъществимостта
• проектен устав
• регистър на заинтересованите страни, а понякога и предварителна версия на
• регистър на рисковите фактори.

От иницииране до планиране

Най-лесният начин да се посочи разликата между инициирането на проекта и планирането е да се зададат ключовите въпроси, на които трябва да се отговори в двете фази. Сравнението им е показано в таблицата по-долу:

ФАЗА НА ИНИЦИИРАНЕ	ФАЗА НА ПЛАНИРАНЕ
Каква е визията на проекта?	Каква е началната дата на проекта?
Каква е целта на проекта?	Кога ще реализираме първия етап?
Какво ще промени изпълнението на проекта в организацията или при клиента?	Кой член на екипа ще отговаря за управлението на промените?
Ще бъде ли печелившо изпълнението на проекта?	Колко от бюджета трябва да бъде отделено за тестване?
Колко е висок рискът от провал на проекта?	Увеличеният риск по време на Задача А ли застрашава изпълнението на Задача Б?

Планирането е по-подробно – то обикновено отговаря на въпроси за това как да се направи нещо, както и факти относно времето за изпълнение и бюджета. Инициирането, от друга страна, се фокусира върху въпроси относно общата цел и смисъл, както и осъществимостта на проекта като цяло.

Въпреки че планирането често се извършва паралелно в рамките на фазата на иницииране и преди проектът да бъде официално стартиран, тези две области на проекта имат различен обхват. Фазата на планиране може да се повтаря много пъти по време на проекта. Това е така, защото се отнася до начина и реда, по който конкретни задачи се случват и цели, водещи до постигането на целта на проекта, се реализират. Фазата на иницииране, от друга страна, се фокусира върху определянето на целта на проекта и оценката дали неговото изпълнение е възможно и разумно изобщо. Ако е така, част от тази фаза включва също убеждаването на ключовите заинтересовани страни.

Резюме

В фазата на иницииране на проекта, повтаряйте най-основния въпрос: има ли смисъл да се реализира този проект? В крайна сметка, веднъж даден, окончателният отговор ще завърши и заключи, така да се каже, фазата на иницииране. Това ще определи посоката и обхвата на работата на проектния екип за цялата продължителност на планираните дейности.

За да направите правилния избор, стои си струва да отделите енергия за старателна подготовка на документи и установяване на ясен начин за управление на новия проект. Тези инвестиции със сигурност ще се изплатят в следващите етапи на неговото изпълнение.

Интересувате ли се от управление на проекти? Следете нашата серия, за да не пропуснете нито една статия.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.