Каква е визията на проекта? | #14 Започване с управлението на проекти

Визията на проекта определя най-общите предположения на проекта. Тя е отговор не само на въпроса какво искаме да направим, но, още по-важно, защо искаме да го осъществим.

Визия на проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Ясна визия
3. Как да формулираме визията на проекта?
4. Визия на организацията срещу визия на проекта
5. Резюме

Въведение

Визията не е просто описание, което влияе на въображението за бъдещото състояние, което ще бъде постигнато в резултат на проекта: “Ще влезем на американския пазар с нашия нов продукт,” или “Ще осигурим страхотно забавление за сто души на корпоративно събитие.” Визията на проекта е и мощен мотивационен инструмент. Това е така, защото тя служи да придаде смисъл на цялото начинание и е представяне на това, което искаме да постигнем.

По примера на корпоративно събитие – човек, който запитва за условията, времето и цената на наемането на зала на петото или десетото място, може да го направи с убеждение именно защото е придружено от конкретна визия. Картина на какво служат всички тези усилия.

Визията трябва да бъде кратка, реалистична и привлекателна. Достатъчно ясна, за да се запознае лесно с нея и да бъде добре запомнена, защото дали визията е убедителна зависи не само от ангажимента на екипа на проекта към нея, но и от убеждаването на заинтересованите страни, че проектът изобщо си струва да бъде започнат.

Ясна визия

Визията се създава по време на фазата на иницииране на проекта, така че всички заинтересовани страни да знаят за какво става въпрос в целия проект. Следователно, дори преди да започнат каквито и да било планиращи и изпълнителни дейности, много важна задача е да се уточни визията. Тя се състои от следните стъпки:

• Обсъждане на формата на визията – да се вземат предвид нуждите на заинтересованите страни, както и да се видят конфликтни или взаимно изключващи се очаквания, така че всички заинтересовани страни да участват,
• Ясно определяне на визията – да се вземе единодушно, може би компромисно решение за формата на визията,
• Създаване на документ за визията, който е достъпен за всички заинтересовани страни – така че да можете да се върнете към предишни заключения и да използвате изявлението за визия, когато мотивирате екипа и информирате заинтересованите страни за проекта.

Тези стъпки правят проекта осезаемо и смислено начинание с определена рамка. С визията вече е възможно на концептуално ниво да се определи дали една дейност попада в общите предположения и обхват на проекта.

Как да формулираме визия на проекта

Изявленията за визия на проекта, или изявленията за визия на проекта, могат да звучат по следния начин: “Ще стартираме приложение за младежи, което ще предлага отстъпки за култура в замяна на отзиви за места и събития.” или “Ще проектираме процес на въвеждане, така че новите служители да могат бързо да започнат работа и да са по-малко склонни да напуснат след пробния си период.”

Така че, това са съществени, общи описания на проекта, които определят неговата цел и мотивират екипа да се ангажира с задачите. Въпреки това, те не съдържат нито начина, по който да се постигне тази цел, нито детайлите на техническите решения. С други думи, визията на проекта се отнася до ежедневните дейности на екипа на проекта, но не определя нито какви задачи, нито какъв конкретен продукт или услуга ще произтекат. Затова визията трябва да остане:

• амбициозна – да постави цел, която не е на разположение на ръка
• постижима – визията на проекта е обща формулировка, но не трябва да съдържа плашещи, фантастични формулировки
• обща – да включва всички дейности, които попадат в областта на изпълнение на проекта.

По дефиниция, визията на проекта трябва да се състои от едно изречение. Нейната формулировка може да бъде в по-дълга форма, която проектната документация може да включва. Документацията съдържа обосновка за всяка област на изпълнение на проекта, но отправната точка за нейното създаване винаги е едно ключово изречение.

Как формулирате обосновките за вашия проект? Първо, трябва да отговорите на следните въпроси:

• Какво искаме да реализираме? – Какъв ще бъде общо формулираният резултат на проекта? Какво ще промени изпълнението на проекта в реалността, в която попада?
• За кого реализираме нашия проект? – Кои са неговите бенефициенти? Кои ще бъдат нашите клиенти?
• Защо искаме да реализираме този проект? – какви са нашите цели и ценности?

Визия на организацията срещу визия на проекта

Добре формулираната визия на проекта е ясна и достатъчно обща, за да остане непроменена през целия живот на проекта. Модификациите, направени по проекта, обикновено не влияят на формата и значимостта на визията.

Въпреки това, визията на проекта е свързана с по-широката визия на организацията. Визията на организацията определя нейните текущи и бъдещи цели, нейната мисия и ценности. Така визията на проекта ще се отнася до същите ценности, целева аудитория и характеристики, които отличават дейностите на организацията от нейните конкуренти. Например, визията на организацията формулирана:

“Подкрепа на културата чрез създаване на приложения, за да насърчим участието на младежта в събития”.

влиза във визията на проекта:

“Ще стартираме приложение за младежи, което ще предлага безплатни билети за концерти в замяна на отзиви за места и събития.”

Резюме

Визията на проекта е свързана с очакванията, които асоциираме с неговото изпълнение. Тя е общо описание на целта на проекта, което вдъхновява и мотивира екипа на проекта да изпълнява. Най-вече, тя трябва да бъде кратка и убедителна. Благодарение на визията, ние няма да загубим от поглед смисъла зад – често трудните – задачи, водещи до проекта.

Интересувате ли се от управление на проекти? Следете нашата серия, за да не пропуснете нито една статия.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.