Гантова диаграма в планирането на проектното управление | #41 Започване с проектното управление

Гантовата диаграма е един от най-популярните инструменти в планирането на управление на проекти. Въпреки че е създадена през 19-ти век от полския инженер Карол Адамиецки, тя е свързана почти изключително с Хенри Гант, американски инженер и консултант по управление на проекти. Той помогна да се популяризира този прост, но изключително ефективен инструмент.

Гантова диаграма в планирането на управление на проекти – съдържание:

1. Въведение
2. За какво се използва Гантовата диаграма?
3. Какво да запомните при създаването на Гантова диаграма?
4. Инструменти
5. Последователност
6. Простота
7. Резюме

Въведение

Гантовата диаграма е диаграма с барове, която съдържа информация за графика на проекта. Индивидуалните задачи са на вертикалната ос, докато планираните дати за завършване са на хоризонталната ос. Хоризонталните барове показват продължителността на дейностите, свързвайки техните начални и крайни дати. Този инструмент позволява на ръководителя на проекта и членовете на екипа бързо да видят графика на задачите, зависимостите между тях и да предостави ясна представа за статуса на напредъка на проекта.

За какво се използва Гантовата диаграма?

Гантовата диаграма ви позволява лесно да визуализирате следната информация за проекта:

• списък на задачите, които съставят проекта,
• начални и крайни дати на всяка задача,
• зависимости между задачите,
• график,
• напредък на всяка задача,
• хора, отговорни за изпълнението на всяка задача.

Друго често приложение на Гантовата диаграма е да се идентифицира Критичният Път на проекта. Това е най-дългата възможна серия от задачи в проект, при която всяка задача зависи от предишната и не може да бъде отложена без да се повлияе на крайния срок на проекта. Диаграмата ви позволява лесно да анализирате визуално всички взаимовръзки между задачите и да определите кои са необходими за завършване на проекта навреме.

Какво да запомните при създаването на Гантова диаграма?

При създаването на Гантова диаграма за нов проект, трябва да обърнете внимание на три аспекта:

• Избор на правилния инструмент – който ще използваме през целия проект,
• Последователно етикетиране на задачите – предоставяйки повтаряща се схема на именуване и лесно различими цветове,
• Намаляване на нивото на сложност на диаграмата.

1. Инструменти

За лесно създаване и след това свободно използване на Гантова диаграма, изборът на правилния инструмент е от съществено значение. Намирането на най-подходящия аксесоар за нашите нужди изисква да се вземат предвид следните:

• размер на проекта,
• брой на членовете на екипа,
• сложност на проекта, и
• честота на актуализация.

Колкото по-сложен е проектът, толкова по-мощен инструмент ни е необходим. За малки проекти, прости онлайн инструменти като Canva, онлайн Гант или termagant ще са достатъчни. За по-сложни проекти, си струва да се използва софтуер за управление на проекти (като Firmbee) или електронна таблица, където можем да съберем всички данни за текущия проект в един документ.

Ако проектът е много сложен и съдържа много задачи с сложни взаимозависимости, трябва да обмислите различен подход към визуализацията. В този случай е по-добре да се приемат инструменти като диаграма PERT (Техника за оценка и преглед на програмата).

2. Последователност

От самото начало е добра идея последователно да се прилага цветен код за маркиране на задачи, които съставят по-големи цели. “Цветовото кодиране” ще помогне за идентифициране на конкретни задачи, фази на проекта или за подчертаване на ключови задачи. Това може също да привлече вниманието към най-трудните моменти в проекта, като кратки срокове за свързани задачи. Това помага бързо да се идентифицират области, които изискват внимание и да се поддържа проектът на правия път.

3. Простота

Когато включите твърде много детайли, Гантовите диаграми могат бързо да станат претоварващи и сложни за аудиторията. Затова е добре да се обмисли кои задачи трябва да бъдат включени, за да не се загуби общата представа за проекта. Останалите могат да бъдат записани в документа, но премахнати от диаграмата, което прави получената диаграма проста и фокусирана върху най-важното.

Предпочитано е да се подчертаят ключови задачи, критични точки, както и крайни срокове, и да се уверите, че всички участници разбират диаграмата и нейното предназначение. Ако е необходимо, коригирайте диаграмата и обяснете съкращенията и обозначенията, използвани на членовете на екипа, докато всички съмнения не бъдат разрешени.

Резюме

Гантовата диаграма е един от най-популярните инструменти в управлението на проекти. Тя ви помага визуално да представите информация за планирането на задачи и напредъка на проекта. Използването на Гантова диаграма може да увеличи ефективността на планирането и да подобри сътрудничеството на дистанционните екипи и ефективното делегиране на задачи. Тя също така предоставя визуално представяне на проекта, което улеснява ръководителя на проекта и членовете на екипа да се ориентират, докато преследват целта на проекта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.