Какво е регистър на заинтересованите страни? | #40 Започване с управлението на проекти

Проектирането и изпълнението на проект е сложен процес, изискващ от ръководителя на проекта да се справя с много аспекти на проекта. Един от тези аспекти е идентифицирането и управлението на заинтересованите страни, т.е. хора, които работят за успеха на проекта, както и други, които могат да бъдат засегнати от него. Такъв списък е регистърът на заинтересованите страни и днес ще го дефинираме и ще покажем няколко полезни съвета за изготвянето на добър такъв.

Какво е регистър на заинтересованите страни? – съдържание:

1. Въведение
2. Защо да създадем регистър на заинтересованите страни?
3. Кого да включим в регистъра на заинтересованите страни?
4. Как да подготвим регистър на заинтересованите страни?
5. Резюме

Въведение

В днешно време все повече проекти се реализират в международна среда. Това не само увеличава броя на заинтересованите страни, но и групата им става по-разнообразна. Следователно, за да бъде проектът успешен, ръководителят на проекта трябва да идентифицира нуждите на индивидуалните и груповите заинтересовани страни и да научи как да ги управлява в съответствие с техните изисквания.

Защо да създадем регистър на заинтересованите страни?

Регистърът на заинтересованите страни има няколко важни цели. Първо, той позволява да идентифицирате всички заинтересовани страни по проекта, които могат да повлияят на хода и резултатите от проекта. Второ, той ви позволява да определите степента на участие и влияние на всяка заинтересована страна върху проекта. Трето, данните му могат да ви помогнат да разработите стратегия за управление на заинтересованите страни, която ефективно да отговори на техните нужди и интереси.

Кого да включим в регистъра на заинтересованите страни?

Регистърът на заинтересованите страни трябва да включва информация за всяко лице, група или организация, които могат да повлияят на проекта по какъвто и да е начин. Те включват:

• Членове на проектния екип,
• Управление на организацията,
• Местната общност, ако проектът се реализира в или засяга обществено пространство,
• Инвеститори,
• Клиенти,
• Доставчици,
• Бизнес партньори,
• Представители на местната власт, ако е необходимо да се включат или да се получат разрешителни за дейности,
• Представители на НПО които могат да използват резултатите, разработени в проекта, за полза на общността,
• Непряко свързани служители, които могат да бъдат засегнати от проекта, например поради реорганизация на работното място.

Как да подготвим регистър на заинтересованите страни?

Ръководителят на проекта първо трябва да идентифицира заинтересованите страни по проекта и да събере данни, фокусирайки се основно върху тях:

• нужди,
• очаквания,
• бизнес,
• степен на ангажираност към проекта, и
• влияние върху проекта.

След това ръководителят на проекта трябва да оцени и класифицира заинтересованите страни, като вземе предвид тяхната роля в проекта. Например, проектният екип ще бъде по-важен от служителите, които не са пряко ангажирани в задачите. Също така е важно да се отбележат потенциалните рискове и възможности, които съпътстват тяхното участие в проекта.

След събиране и оценка на данните, ръководителят на проекта преминава към критичен етап: изготвяне на документ за регистър на заинтересованите страни. Той трябва да съдържа актуална информация за всяка индивидуална или групова заинтересована страна. Необходима е постоянна актуализация на текуща база, тъй като проектът напредва и ситуацията се променя.

Последната стъпка е разработването на стратегия за управление на заинтересованите страни. Ръководителят на проекта трябва да определи следното:

• Как и колко често ще комуникира с заинтересованите страни?
• Какви действия ще предприеме, за да отговори на техните нужди?
• Как ще минимизира рисковете и ще се възползва от възможностите?

Резюме

Регистърът на заинтересованите страни е незаменим инструмент за управление на проекти. Той позволява на ръководителя на проекта да разпознае заинтересованите страни по проекта, да оцени тяхното влияние и значение и в същото време да отговори на техните нужди и очаквания. Подготовката на регистъра на заинтересованите страни трябва да остане ключов приоритет през първите стъпки на проекта след проектната харта, за да се избегнат проблеми на по-късни етапи от проекта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.