Всичко за картографирането на бизнес процеси. Може ли да се използва в електронната търговия?

Бизнес операциите се основават на много сложни процедури. Всеки ден, във всяка от тях, могат да се появят грешки и недостатъци, които се забелязват твърде късно, което в крайна сметка води до финансови загуби. Знаете ли как да откриете нередности рано и да избегнете разхищаването на ресурси? Възползвайте се от картографирането на бизнес процесите. Четете нататък, за да разберете повече.

Картографиране на бизнес процеси – съдържание:

1. Какво е картографиране на бизнес процеси?
2. Видове карти на бизнес процеси
3. Софтуер за картографиране на бизнес процеси
4. Ползите от картографирането на бизнес процеси
5. Недостатъците на картографирането на бизнес процеси
6. Картографиране на бизнес процеси в електронната търговия
7. Резюме

Какво е картографиране на бизнес процеси?

Всеки процес, който се извършва в компанията (управление на продукта, процес на продажби и т.н.) може да бъде разбит на конкретни дейности, които водят до постигане на зададената цел. Картографирането на бизнес процеси е визуалното представяне на това, което се случва в компанията и кой е отговорен за всяка задача.

Това е полезен инструмент, който ви позволява да погледнете на компанията от по-широка перспектива. Благодарение на картографирането на бизнес процеси, можете да откриете нередности в процесите, да елиминирате или намалите тяхното въздействие, да увеличите производителността и да намалите разходите. Всички тези стъпки са ключови за реализиране на печалба.

Видове карти на бизнес процеси

За да илюстрирате хода на всеки процес, можете да използвате някои инструменти, създадени за тази цел. Ще изброим тези, които се използват най-често в практиката по-долу:

Основна диаграма на потока

Определени символи на диаграмата на потока се използват за нейното създаване, напр. правоъгълници, които представляват всяка стъпка в процеса, стрелки, които показват посоката на действие, и ромбове, които символизират решения, необходими за напредване. Създаването на такава диаграма е доста просто и ви позволява да визуализирате няколко процеса, напр. продажби и производство.

Карта на стойностната верига

Тя е подобна на основната диаграма на потока, описана по-горе, и често се използва като част от стратегии за Lean управление. Стойностната верига може да се разбира като всички дейности, предприети от компанията в нейните оперативни процеси. Създаването на карта на стойностната верига, от своя страна, включва сравняване на текущото състояние с бъдещото състояние.

При анализа на текущото състояние, обърнете особено внимание на времето, необходимо за извършване на определени дейности. Бъдещото състояние (идеалното състояние, към което трябва да се стремим) представлява времето, когато продуктът трябва да бъде готов и да достигне до клиента, за да отговори на техните нужди. Появяващите се несъответствия между текущото състояние и бъдещото състояние са така наречените “бутални места”, водещи до разхищаване на ресурси и намалена производителност.

Swimlane

Това е малко по-сложна версия на основната диаграма на потока. Освен че описва индивидуални дейности в процеса, тя също така определя задълженията, за които са отговорни конкретни отдели или служители. Благодарение на нея, е по-лесно да се види връзката между страните, участващи в процеса.

SIPOC

SIPOC означава Доставчик, Входове, Процеси, Изходи, Клиенти. Той привлича вниманието към избраните заинтересовани страни, участващи в процесите на компанията и дейностите, произтичащи от тези процеси.

Софтуер за картографиране на бизнес процеси

На пазара има няколко инструмента за BPM, които значително улесняват управлението на бизнеса. Като някои от по-популярните, можем да споменем Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard и много други. В зависимост от вашите нужди, можете да търсите най-добрия софтуер за вас.

Ползите от картографирането на бизнес процеси

Разработването на карта на бизнес процесите изисква известно време и усилия. Въпреки това, това е инвестиция, чиито резултати ще видите в напредъка на вашия бизнес. Какви са ползите от използването на картографиране на бизнес процеси?

Поглед към бизнеса от по-широка перспектива

Илюстрирането на индивидуални процеси ви позволява да ги разглеждате обективно, което ще ви помогне да вземете стратегически решения и да подобрите процесите.

Решаване на проблеми

Идентифицирането на бутални места, които намаляват ефективността на процеса, е първата стъпка за премахване или намаляване на тяхното негативно въздействие.

Ефективно управление на риска

Анализът на вашите бизнес процеси помага да откриете нередности преди да настъпят значителни финансови загуби и правни нарушения.

Определяне на роли и отговорности на екипа

С картографирането на бизнес процеси е по-лесно да разпределите отговорностите на индивидите, което също е важно за поддържането на гладкото протичане на процесите.

Разработване и прилагане на най-добри практики

Техниката, за която става въпрос, е добра възможност да учите от собствените си грешки, да се усъвършенствате постоянно и да определите поведенчески модел, който ще допринесе за успеха на компанията.

Недостатъците на картографирането на бизнес процеси

Непълни данни

Информацията за напредъка на работата обикновено идва от тези, които най-добре познават процеса – служителите. Въпреки това, техните мнения остават субективни и няма да отразят адекватно реалната ситуация или могат да бъдат основани на техните нагласи (недоволство, фрустрация и т.н.).

Изисква много прецизност

Липсата на стандарти за механизми за събиране на данни прави получените резултати по-малко надеждни. Създаването на карта, която точно да представя действителното състояние на предприятието, изисква търпение и дисциплина. Освен това, задълбочаването в някои компоненти на процеса може да изглежда прекалено сложно, водещо до прекалена интерпретация и объркване.

Картографиране на бизнес процеси в електронната търговия

Картографирането на бизнес процеси може да се използва в няколко индустрии. По-долу ще покажем неговото приложение в електронната търговия с помощта на основната диаграма на потока и SIPOC.

Определете целта на създаването на картата

Тя може да се отнася до процес, който е неефективен по някакъв начин.

Подчертайте важните стъпки

Определете началото и края на даден процес, напр. Търсене на продукти в електронния магазин (началото на процеса на продажби) и Изпращане на поръчката до клиента (краят на процеса на продажби). След това, подчертайте останалата последователност от дейности, необходими за завършване на потока. Представете ги, използвайки един от споменатите по-рано видове карти на бизнес процеси.

Консултирайте се с другите

Представете подготвената диаграма на екипа си и обсъдете точките, които трябва да бъдат подобрени.

Въведете промени

Идентифицирайте областите, които трябва да бъдат оптимизирани. Можете да използвате стратегии за Lean управление, за да го направите. Гледайки нарисуваните карти, нека помислим на кои етапи от процеса могат да възникнат бутални места. Те могат да включват:

• Закъснения в обработката на данни при подаване на поръчки.
• Закъснения в завършването на плащанията.
• На етапа на въвеждане на данни и завършване на поръчките (които се извършват от служителите) съществува риск от грешки и закъснения.
• Неадаптиране на платформата за мобилни устройства – повечето хора използват телефоните си за пазаруване. Ако вашият уебсайт не работи правилно, потенциалните клиенти ще се откажат от вашите услуги.
• Сложен процес на поръчка – колкото по-малко подстраници или кликвания са необходими за извършване на покупка, толкова по-добре.
• Няма много методи за плащане и доставка – струва си да бъдете гъвкави и да предлагате различни опции за извършване на покупка, напр. плащане на вноски или отложено плащане, доставка до определен адрес, автоматични машини, пунктове за получаване и в чужбина.
• Лоша комуникация с клиентите – не забравяйте за клиента си след приключване на продажбата. Хората, които вече имат (положителен) опит с магазин, са по-склонни да купят отново, но е добре да им напомните за вашето присъствие. Можете да им изпращате автоматично генерирани имейли с актуализации, промоции, както и да ги помолите да оценят качеството на обслужването на клиенти и удовлетвореността от транзакцията.

Резюме

Използването на картографиране на бизнес процеси може да бъде важен елемент в подобряването на управлението на конкретни проекти не само в индустрията на електронната търговия, но и в повечето други бизнес сектори. Илюстрирането на вътрешния, както и на външния ход на определени дейности може да се окаже изключително необходимо. В частност, струва си да се обърне внимание на времето и качеството на процесите, възможните рискове, ангажираността на служителите и външните страни.

Четете също: Морфологичен анализ като метод за креативно решаване на проблеми.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.