Области на проектната дейност | #8 Започване с управлението на проекти

Проектът винаги трябва да завършва с доставката на ценен продукт или реализирането на бизнес цел. Въпреки това, можем ли да определим областите на проектната дейност? Кой е засегнат от проекта и през какви етапи преминава или циклира, ако разгледаме цялата продължителност на проекта?

Проектна дейност – съдържание:

1. Области на проектната дейност – въведение
2. Фази на проекта
3. Хора в проекта
4. Формално управление на проекта
5. Области на проектната дейност – обобщение

Области на проектната дейност – въведение

PMBOK 2021 изтъква цели осем области, чието взаимодействие е от решаващо значение за цялостта на всеки проект. Те са:

• заинтересовани страни
• екип
• метод
• планиране
• изпълнение
• доставка
• измерване и анализи, и
• рискове при изпълнението на проекта.

Горепосочените области се преплитат и са взаимосвързани. По време на жизнения цикъл на проекта, значението, придадено на всяка от тях, също се променя. Въпреки това, нито една не е изключена или окончателно затворена преди края на проекта. Това твърдение изглежда очевидно, когато се мисли за важността на участието на проектния екип за всеки етап от проекта. Въпреки това, си струва да се има предвид, когато се мисли за фазите на проекта. В крайна сметка, планирането не приключва преди преминаването към етапа на изпълнение. То циклично се извършва, тъй като повече работа се детайлизира и детайлите на нейното изпълнение се съгласуват с заинтересованите страни.

Сега нека погледнем на проектните области от по-широка перспектива. Какви са проблемите и въпросите, които трябва да бъдат решени във всяка от тях?

Фази на проекта

Времевият аспект на проекта е предимно свързан с неговото планиране, изпълнение и доставка. Въпреки това, как тези фази са взаимосвързани, колко пъти и в какви цикли следват една друга, е тясно свързано с метода на изпълнение на проекта, който определя неговия жизнен цикъл.

В PMBOK, фаза на проекта е определена като набор от логически свързани дейности, които водят до един или повече резултати. Жизненият цикъл на проекта е просто серия от фази, водещи от визия до завършване на проекта.

Например, в каскадния метод (Waterfall), фазите на проекта следват една друга последователно и само веднъж. Ако, от друга страна, проектът се изпълнява в една от агилните методологии, те следват една друга многократно, всеки път взимайки резултата, доставен в предишната итерация, като отправна точка.

Например, да предположим, че целта на проекта е да се разработи персонализирано мобилно приложение за мониторинг на физическата активност на възрастни хора. В първия подход към планирането, ние задаваме общата рамка на проекта и избираме агилна методология. Първо, трябва да определим обхвата на проекта. С други думи, да разберем:

• Какво време и бюджет имаме на разположение,
• Какъв екип ни е необходим, и
• Какви са очакванията на заинтересованите страни, т.е. от една страна, клиента, а от друга – възрастните хора, които ще използват приложението?

Въпреки това, в първия подход към планирането, ние подробно записваме само задачите, предназначени да бъдат завършени в непосредствената последователност. Тоест, обикновено тези, свързани с самото планиране, но завършващи с конкретен резултат – например, създаването на екип. Само във втория и следващите кръгове, вече с участието на проектния екип, ще се задълбочим в задачите, свързани с разпределението на труда и изпълнението на задачите, принадлежащи на проекта.

Хора в проекта

Хората, които са от решаващо значение за проекта, са заинтересованите страни и проектният екип. Заинтересованите страни могат да обозначават организации, групи и индивиди, между които:

• клиент или клиенти
• бизнес партньори
• бенефициенти на проекта – например, възрастните хора от проекта, който описахме по-горе.

Така, думата “заинтересовани страни” описва всички, които са или могат да бъдат засегнати от изпълнението на проекта.

Проектният екип, от друга страна, се състои от специалисти, изпълняващи съвместно зададени задачи, които водят до реализирането на целта на проекта. В примера с мобилното приложение, ще има поне четири роли, които трябва да бъдат запълнени в екипа:

• програмист – отговорен за техническата страна на мобилното решение,
• изследовател – чиято работа ще бъде да се свърже с възрастните хора и да оцени как тяхната активност може да бъде оптимално наблюдавана с помощта на мобилно устройство,
• UX/UI дизайнер – лицето, отговорно за съдържанието и функционирането на приложението от гледна точка на потребителя, както и за неговия визуален дизайн.

Лицето, отговорно за екипа и проекта, е ръководителят на проекта, наричан още Project Lead. Той е този, който се грижи както за междуличностните, така и за формалните аспекти на управлението на проекта.

Формално управление на проекта

Формалната страна на управлението на проекта, за която отговарят ръководителите на проекти, включва:

• избор и прилагане на метода на управление,
• планиране и поддържане на необходимата документация, статистики и измервания, като мониторинг на напредъка на проекта,
• управление на рисковете.

Тези области са ключови от бизнес гледна точка. Наистина, изборът на метод на управление, съобразен с поставените задачи, е важен фактор, който може да определи успеха или провала на целия проект. Непрекъснато актуализираното планиране, мониторингът на проекта и анализът на рисковете са от съществено значение не само заради ползите от управлението на проекти, основано на знания, което позволява съзнателно учене от собствените грешки. Те са също така от решаващо значение за – често формално наложените – изисквания на заинтересованите страни за постоянен достъп до документи, показващи текущото състояние на проекта.

Области на проектната дейност – обобщение

Всеки проект се състои от осем области на действие, които включват въпроси, касаещи: времевата рамка за изпълнение на проекта, хората, които са засегнати от него по различни начини, и формалната рамка на управлението. Всички те са релевантни през целия проект и влияят помежду си, подкрепяйки или възпрепятствайки целта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.