Как да използваме правилно етапите в проект? | #19 Започване на работа с управление на проекти

Животът на проекта съдържа много решаващи моменти. Проектният екип, заедно с ръководителя на проекта и заинтересованите страни, отговаря на въпроса дали определен етап от проекта е завършен. Всички критерии за приемане ли са изпълнени? Има ли нещо, което все още трябва да се подобри, или е възможно да продължим напред? Тези моменти са отбелязани с етапи – начала и завършеци.

Етапи в проекта – съдържание:

1. Въведение
2. История на етапите
3. Роля на етапите
4. Определяне на етапите
5. Етапи в проекта – резюме

Въведение

Всеки етап до момента отбелязва важна точка на картата за изпълнение на проекта. Той включва началото на проект, среща на екипа, подписване на договор или завършване на важен етап от тестването, съпътстващо изпълнението на продукт или услуга. Но защо е важно да ги определим още в етапа на планиране на проекта?

История на етапите

Идеята за етап – името и символа на ключов момент в проекта – е взета от практиката на древните римляни. Те отбелязвали обхвата на своята цивилизация с етапи и в същото време картографирали територията, по която пътували.

Римляните издигали каменни колони по пътищата на равни разстояния, равномерно на всеки миля. Те служели не само за обозначаване на маршрута, но и за показване на разстоянието от Рим или столицата на провинцията, в която били разположени. Аналогично, символичните етапи на проекта показват колко работа вече е свършена и дават представа за пътя, водещ до задачата.

Ролята на етапите

Етапът отбелязва критичен момент на пътя, водещ от инициирането до целта на проекта. Следователно, подобно на римските указатели, етапите в проекта не могат да се случват твърде често. Това е така, защото те изпълняват няколко ключови функции в проекта:

• предоставят възможност за обсъждане – постигането на контролна точка често се комбинира със среща на екипа, по време на която членовете на екипа говорят за своите наблюдения относно напредъка на работата си и обсъждат как да подобрят сътрудничеството в екипа,
• стават мощен мотивационен инструмент – тъй като етапите отбелязват краткосрочни и средносрочни цели, те мотивират по-ефективно от далечна цел, която ръководи завършването на целия проект. Те също така позволяват да се осъзнае колко много вече е постигнато,
• представят напредъка на проекта – много често завършването на етапа е съпроводено с изпращане на информация или доклад за статуса на проекта на заинтересованите страни.

Определяне на етапите

Как да определите етапите с правилния обем и честота? Тук няма универсални правила, но при определянето им софтуерът, в който създаваме графика на проекта и плана, е наистина полезен.

1. Цели – Най-лесно е да извлечем етапите, ако започнем с дълъг списък на най-важните задачи и след това ги групираме в по-големи цели, изпълнявани по подобно време. По този начин ще изолираме цели и моментът на тяхното постигане ще ни позволи да определим етап.
2. Ключови задачи – Първо, обърнете внимание на етапите, които да обозначават критични задачи, без които проектът не може да продължи. Затова е от съществено значение не само да определим какво да постигнем, за да имаме етап, но и да определим план за действие, който да осигури изход в случай, че някой етап бъде пропуснат.
3. Ангажимент на екипа – Обикновено е необходим целият екип, за да постигне добре определен етап.
4. Времеви интервал – постигането на последователни етапи трябва да протича сравнително равномерно за проекта, както за мотивационния му ефект, така и за ритъма на екипа.

Резюме

Крайната дата за всеки етап е важен инструмент за управление на проекта, повишаване на мотивацията на екипа и мониторинг на напредъка на работата. Изберете ги внимателно и ги определете добре. Това ще осигури, че всеки постигнат етап ще бъде отбелязан като празник на успеха на екипа, както и затваряне на важна фаза от проекта, отваряща следващата област за завършване на задачите.

Интересувате ли се от управление на проекти? Следете нашата серия, за да не пропуснете нито една статия.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.