Предизвикателства, с които се сблъскват проектните мениджъри, когато работят с екип | #32 Започване на работа с управление на проекти

Когато работата с екип не върви така, както трябва, ръководителят на проекта трябва да диагностицира проблема възможно най-скоро. Какво причинява негативни емоции в екипа? Какво влияние оказва отношението на ръководителя на проекта върху ситуацията? И какви емоции изпитва той или тя? Дали проблемът е причинен от конфликтни характери, различни светогледи или неспособността на членовете на екипа да работят заедно?

Предизвикателства, пред които са изправени ръководителите на проекти при работа с екип – съдържание:

1. Въведение
2. Негативни емоции в екипа
3. Емоции на ръководителя на проекта
4. Междуличностни проблеми
5. Резюме

Въведение

Сътрудничеството на ръководителя на проекта с екип е предизвикателство не само заради задачите и целите, поставени от компанията и заинтересованите страни. Днес, нека разгледаме трудните емоции, които съпътстват динамиката на екипа, проблемите, които те причиняват, както и да видим начини за справяне с напрежението, което възниква.

Много често най-дълбокият източник на проблеми се отнася до проблемите с комуникацията в екипа, докато решението – способността да ги видим и да проведем плодотворен разговор. На какви емоции трябва да обърне специално внимание ръководителят на проекта?

Негативни емоции в екипа

Никога не трябва да подценявате добрата атмосфера в екипа. Въпреки това, как да забележите първите признаци на промяна, за да реагирате на неблагоприятните емоции и обезсърчението, които могат да доведат до липса на ангажираност и нежелание да продължат да участват в проекта?

Разсейване

Разсейването на екипа може да не е очевидно за ръководителя на проекта на пръв поглед. Напротив, в екип, който не се фокусира достатъчно върху задачите си, може да има атмосфера, изпълнена с взаимна дружелюбност и хумор. За съжаление, индикаторите, наблюдавани по време на мониторинга на проекта, ще покажат безмилостно, че прекомерната интеракция, повдигането на лични теми и обсъждането на задачите на един служител от целия екип не води до добри резултати от работата по проекта.

Понякога разсейването се появява временно. Ако се случва по време на празничния сезон или около празниците, е малко вероятно да намерите причина за истинска загриженост. В противен случай, ако ситуацията продължава, трябва да търсите причините сред:

• броя и трудността на задачите, изпълнявани от екипа – може би има твърде малко и лесни задачи, така че членовете на екипа не се фокусират върху тяхното изпълнение и прекарват по-голямата част от времето си в не много продуктивни срещи, разговори и обмен на мемета; проблемът може да бъде решен чрез увеличаване на броя на задачите, намаляване на продължителността на планираните срещи или въвеждане на дни без срещи,
• присъствието на шегаджия – може би нов служител или двама с личността на шегаджия са се присъединили към екипа? Тогава разговор и привличане на внимание към проблема, или частично ангажиране на тях в задачи, свързани с друг проект, би трябвало да е достатъчно,
• присъствието на високопроизводител или пренастроен човек – когато не са разпознати от ръководителя на проекта, те получават същото количество задачи като останалата част от екипа. Без достатъчни предизвикателства, такива хора просто започват да се отегчават, след което последователно разсейват и демотивират останалата част от проектния екип.

Стрес

Ако членовете на екипа постоянно работят под натиск, бързо възникват проблеми с контролирането на собствените им емоции. Според доклада за управление на работата на Wrike от 2015 г., най-честите причини за стрес при работа с екип са:

52% – липса на необходима информация,

51% – проблеми с приоритизирането на задачите,

49% – нереалистични изисквания,

47% – постоянно променящи се срокове за задачи,

44% – неясно управление и неясна отговорност за задачите.

Следователно, докладът посочва, че ключовите причини за стрес не са в типа изпълнявани задачи, а в циркулацията на проектната информация. И докато се надява, че благодарение на разпространението на софтуер за управление на проекти като Firmbee, комуникацията в екипите се е подобрила, все още не си струва да се подценява този фактор.

Липса на ангажираност

Ангажираността на екипа в задачите, изпълнявани заедно, също е пряко свързана с добрата комуникация в екипа. Когато всеки човек знае:

• обхвата на своите дейности,
• към кого да се обърне в случай на проблеми, и
• целта на действията си,

те едва ли ще бъдат в опасност от намаляване на мотивацията и ангажираността към проектната работа.

А тези, от своя страна, не се насърчават от липсата на взаимна подкрепа, както и от проблемите, свързани с дистанционната и хибридната работа.

Емоции на ръководителя на проекта

Ако, като ръководител на проекта, се борите да намерите причината за проблемите при работа с екип, може би трябва да промените областта на търсене и да започнете колкото се може по-близо: като внимателно разгледате навиците, поведението и мотивацията си.

Увеличаващата се отговорност и неспособността да се контролират много параметри на изпълнението на проекта са най-честите причини за емоционални проблеми в работата на ръководителя на проекта.

Работата с екип може да показва професионално изгаряне. Цели 75% от служителите го изпитват, а ръководителите на проекти са изложени на по-висок риск поради високите изисквания и натиск в работата си. Изгарянето може да се прояви в:

• постоянна умора,
• раздразнителност,
• агресия,
• нетърпение,
• задълбочаваща се алиенация и чувства на отчуждение.

За да се влошат нещата, негативното отношение на ръководителя на проекта директно се отразява на атмосферата в екипа, увеличавайки нивата на стрес заедно с влошаващите се конфликти между членовете на проектния екип.

Междуличностни проблеми

Кои емоции в междуличностните отношения най-много заплашват гладкото функциониране на проектния екип? Гневът може да доведе до лични конфликти и липса на сътрудничество в екипа. Тревожността причинява липса на ангажираност и избягване на отговорност. Фрустрацията може да унищожи мотивацията и желанието за работа.

Източниците им в работата на проектния екип най-често са:

1. Лични конфликти между членовете на екипа – могат да произтичат от различия в стиловете на работа, лични несъгласия, както и от липса на уважение към границите.
2. Липса на ангажираност на един човек в работата на екипа – може да произтича от недостатъчна мотивация, неразбиране на целите или изключване от участие в вземането на решения.
3. Конфликт между ръководителя на проекта и екипа – може да произтича от прекомерни очаквания, неясни изисквания или присъствието на човек в екипа, който се стреми към лидерска роля.

За да реши тези проблеми, ръководителят на проекта трябва да насърчава култура на откритост и уважение и да помни да ангажира всички членове на екипа. И тези, които не говорят, когато не са попитани, и тези, които винаги се опитват да се изкажат за себе си и екипа.

Резюме

Управлението на емоциите играе много голяма роля в работата в екип. Разсейването, стресът и липсата на ангажираност, както и гневът, тревожността и фрустрацията, могат да доведат до междуличностни проблеми и липса на ангажираност. За да реши тези проблеми, ръководителят на проекта трябва да наблюдава не само екипа, но и себе си, като обръща специално внимание на симптомите на изгаряне. Ключът към насърчаването на емоциите е добрата комуникация, насърчаването на откритост и уважение и осигуряването на ангажираност и мотивация на всички членове на екипа за работа по проекта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.