Защо да използваме софтуер за управление на проекти? | #10 Започване с управлението на проекти

Изисква ли изпълнението на всеки проект използването на софтуер? Предполагаемо не. Въпреки това, струва ли си да извършвате сложни изчисления в паметта си, когато имате калкулатор под ръка, когато времето и точността на резултата са важни? Струва ли си да отидете на среща с папка, пълна с бележки, когато участниците искат да прочетат интересна и кратка презентация?

Софтуер за управление на проекти – съдържание:

1. Въведение
2. Спестяване на време
3. Наблюдение на статуса на проекта
4. Достъпност на информацията
5. Осигуряване на продължителност на проекта
6. Резюме

Защо да използваме софтуер за управление на проекти? Въведение

Никой вероятно не се нуждае от убеждаване да използва софтуер за управление на проекти. Особено ако говорим за големи и сложни проекти, които просто не могат да се управляват на хартия. Въпреки това, струва си да изясним какви са предимствата от използването на софтуер за управление на проекти. Първо, помислете дали в нашата практика за управление на проекти имаме всички тези области под контрол. На второ място, можем да изберем софтуера, който е най-подходящ за спецификите на нашите проекти и екипна работа.

Искаме да подчертаем четири области, чието подобрение е от решаващо значение за потребителите на софтуер за управление на проекти. Те са:

• спестяване на време
• наблюдение на статуса на проекта
• осигуряване на достъпност на информацията
• осигуряване на продължителност на проекта

Ще ги разгледаме една по една по-долу, последвани от обсъждане на функциите на софтуера, които си струва да се отбележат, както и преглед на някои от най-популярните решения на пазара.

Спестяване на време

Предимствата на софтуера за спестяване на време се крият предимно в подобрената организация на проекта. Това е така, защото означава опростено планиране и гъвкаво скициране на рамката на проекта. Подготовката на проектен документ или Гантова диаграма е много по-проста и практична, когато се извършва веднага в програмата, която по-късно ще използваме за управление на проекта.

Наистина, вместо да се използват външни инструменти, плановете могат да се допълват, докато проектът напредва, с подробни задачи, публикувани на Канбан дъски или в проектния беклог. Това ще осигури напълно реалистично измерване на времето, прекарано в конкретни задачи от конкретни членове на проектния екип.

Въпреки това, когато става въпрос за управление на времето на проекта, изборът на самия софтуер и дали той вече е познат на екипа е от съществено значение. В крайна сметка, програмите за управление на проекти значително се различават по сложност, а кривата на обучение може да стане трудна за навигация. Докато Firmbee е прозрачна среда, съдържаща всички инструменти, необходими за управление на проект, Jira е колосален и много сложен инструмент, който позволява автоматизация на задачи и интеграции с външни програми.

Наблюдение на статуса на проекта

Втората област на фокус за софтуера за управление на проекти е наблюдение в реално време на статуса на проекта. Всяка програма включва аналитични инструменти за визуализиране на статистики. Те показват, наред с другото:

• текущия статус на изпълнението на задачите – колко задачи са завършени и в какво време, кой е завършил кои задачи,
• сравняване на реалните резултати с предположенията – например, използвайки графика, сравняваща средното време на задача с нейния реален ход,
• състоянието на изпълнението на бюджета, както и
• предсказателни инструменти за оценка дали нещата вървят в правилната посока.

Достъпност на информацията

Друг въпрос, който софтуерът помага да се реши, е достъпността на информацията за проекта в реално време за екипа и заинтересованите страни. Основните предимства на софтуера за управление на проекти са възможността за влизане по всяко време, както и диференцирането на разрешенията – например, за редактиране на задачи или за преглед на статистиката за изпълнението на отделни членове на екипа. Например, на клиент може да бъде предоставена възможността да преглежда задачите, завършени в дадена седмица, но не и правото да редактира списъка с задачи, които трябва да бъдат завършени в следващите дни.

С една дума, третата важна област е да се улесни поддържането на правилен ред в проекта, както и прозрачността на комуникацията. Не на последно място, използването на редактиран, в движение, съвместен проектен документ помага за изграждането на чувство за принадлежност към екипа и отговорност за завършването на възложените задачи, които допринасят за целта на проекта.

Осигуряване на продължителност на проекта

Важно, но често пренебрегвано предимство на използването на софтуер за управление на проекти е, че той поддържа продължителност в случай на промени в персонала. Те могат да засегнат както ръководителя на проекта, така и други членове на екипа. Благодарение на наличността на исторически данни за проекта и аналитични инструменти, новият човек може да получи представа за ситуацията относително лесно и да бъде бързо запознат с новите задачи. Без да преглежда цялата проектна документация, тя може също така да разбере, наред с другото, какво вече е направено, кои задачи затрудняват екипа и дали проектът се изпълнява в съответствие с графика и бюджета.

Резюме

Софтуерът за управление на проекти намалява времето, необходимо за завършване на проектите. От планирането до делегирането на задачи, до проверка на тяхното изпълнение от членовете на екипа, което не трябва да бъде записвано всеки път от ръководителя на проекта. Всички тези стъпки се извършват по-ефективно. Така че си струва да инвестирате време в изучаването на правилната програма.

Той също така улеснява наблюдението на текущата ситуация и осигурява, че всички заинтересовани страни имат достъп до информация, свързана с проекта, която ги касае по всяко време. Трябва да добавим към това значителното удобство от наличието на всички данни събрани на едно място, където е лесно да се справите с тях. Тези функции също така улесняват осигуряването на продължителност на проекта, дори в случай на радикални промени в персонала.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.