Източници и области на промяна в проекта | #47 Започване с управлението на проекти

Индексът на термините в края на книгата PMBOK съдържа цели 22 записа за промяна на проекта. Те варират от разходите и културата на промяната в организациите до искания за промяна. Какво прави промяната толкова съществена в проектите и как да се справим с нея? Какво е управление на промяната?

Управление на промяната – съдържание:

1. Въведение
2. Какво представляват промяната и управлението на промяната?
3. Области на промяна в проекта
4. Промени по време на планирането на проекта
5. Промени по време на изпълнението на проекта
6. Източници на промени в проекта
7. Външни
8. Вътрешни
9. Резюме

Въведение

Промяната по време на проект е почти неизбежна, но много организации все още изглежда пренебрегват тази очевидност. Независимо от продължителността му, независимо дали е три месеца, година или три, всеки проект съдържа рискови фактори, които могат да доведат до преговори от страна на ръководителя на проекта за изпълнението му с заинтересованите страни. От друга страна, ако екипът по проекта непрекъснато учи уроци от текущите задачи, могат да настъпят подобрения и промени в организацията на работата, произтичащи от по-доброто разбиране на изискванията на заинтересованите страни.

Какво представляват промяната и управлението на промяната?

PMBOK определя промяната като:

“Модификация на всяко формално контролирано доставимо, компонент на плана за управление на проекта, проектен документ.”

Това може да включва модификации относно:

• целта на проекта,
• приоритетите,
• графика,
• етапите на проекта, или
• разпределението на труда в екипа на проекта.

Управлението на промяната, от друга страна, се определя като:

“Цялостен, цикличен и структуриран подход за преминаване на индивиди, групи и организации от текущо състояние към бъдещо състояние с предвидени бизнес ползи.”

Но на какви области от проекта трябва да обърне най-голямо внимание ръководителят на проекта, за да се подготви за управлението на промяната?

Области на промяна в проекта

Промените в проекта могат да настъпят на всяка фаза от жизнения му цикъл, но трябва да обърнете най-голямо внимание на тези, които се случват по време на фазата на планиране и изпълнението на проекта.

Промени по време на планирането на проекта

Според PMBOK, на етапа на планиране, екипът по проекта заедно с ръководителя на проекта трябва да подготвят очертание на процеса за адаптиране на текущите дейности към възникващите промени и развития. С други думи, те трябва да измислят как да го реализират. Това може да включва:

• промени в работния процес,
• пренареждане на приоритетите на задачите, включени в списъка с неизпълнени задачи, и дори проекция за толкова радикални решения като
• преформулиране на основната цел на проекта

Промени по време на изпълнението на проекта

Промените, които настъпват по време на фазата на изпълнение на проекта, трябва да следват приетата методология, а именно:

• Waterfall – корекциите изискват формален процес на одобрение и изменения в проектната документация,
• Agile – те са естествена част от процеса и се въвеждат непрекъснато чрез актуализиране на списъка с неизпълнени задачи и коригиране на дейностите на екипа,
• Scrum – като една от Agile методологиите, Scrum също предполага, че трансформациите са неизбежни. Но преди да предприемат мерки, екипът трябва да постигне целите на спринта, който е започнал,
• Prince2 – тук проектният план трябва внимателно да бъде определен в началото и промените да бъдат минимизирани по замисъл. Въпреки това, ако трябва да направите преходи, уверете се, че сте документирали правилно и сте консултирали заинтересованите страни.

Ръководителят на проекта трябва да осъзнае, че всички корекции ще повлияят на други елементи от проекта, понякога непредсказуемо. Например, въвеждането на техническо решение, което улеснява една задача, може значително да усложни изпълнението на друга, като по този начин увеличи разходите, промени обхвата на работа и в крайна сметка повлияе на качеството на изпълнението.

Източници на промени в проекта

Когато динамиката на бизнес средата и иновациите на проекта нарастват, модификациите могат да променят почти всяка сфера на изпълнение на задачите. Източниците им попадат в две основни категории:

• Външни – идващи от извън екипа на проекта, и
• Вътрешни – произтичащи от процеси, които се случват по време на изпълнението на конкретни задачи.

Външни

Най-честите външни източници на промени в дизайна са:

1. Промени в изискванията на клиента. Изискванията на клиента са ключов компонент на всеки проект. Те могат да се променят поради развития в бизнес средата, появата на нови нужди или конкуренция. Когато изискванията на клиента се променят, ръководителят на проекта трябва внимателно да анализира как това може да повлияе на проекта и дали е възможно да се направят корекции без да се компрометира качеството, времето или разходите. Например, ако клиентът реши да преработи изискванията за потребителския интерфейс, това може да преформулира структурата на кода, което от своя страна може да реорганизира графика и да увеличи разходите.
2. Съкращения на бюджета. Намаленията на бюджета могат да произтичат от трудната финансова ситуация на организацията, промяна в приоритетите или появата на нови проекти. В случай на съкращения на бюджета, ръководителят на проекта трябва да се опита да постигне целите с по-малко разходи. Това може да означава:
• намаляване на обхвата на работа,
• съкращаване на графика,
• съкращаване на персонала,
• използване на аутсорсинг, или
• други начини за използване на съществуващите ресурси на организацията.
3. Промени в бизнес средата. Модификациите, въведени в законодателството, появата на нови тенденции или преобразуването на конкуренти, могат да повлияят на целта на проекта или изискванията на клиента. В случай на такива трудно предсказуеми промени, ръководителят на проекта трябва да установи контрамерки, за да минимизира въздействието на промяната върху проекта и да подобри постигането на целите.

Вътрешни

Вътрешните промени са резултат от фактори, свързани с задачите. Най-съществени са:

1. Учене на членовете на екипа. Вътрешните промени в проекта могат да произтичат от процеса на придобиване на нови знания от членовете на екипа. Колкото по-опитен е екипът, толкова по-вероятно е да развие умения, които ще им позволят да работят по-добре.

Пример е, когато програмист забелязва, че кодът му не е много четим и решава да проучи как да напише по-чист код. В крайна сметка той може да предложи модификации, които положително ще повлияят на качеството на проекта.

2. По-добро разбиране на изискванията на клиента и спецификите на продукта. По време на проекта разбирането на екипа за очакванията на потребителите може да се разшири. Това може да доведе до желание да се промени обхвата на работа или да се адаптира технологията, за да отговори на идентифицираните нужди на клиента. Например, след провеждане на анкети сред потребителите, екипът по проекта може да реши да въведе нови функционалности, които са били поискани от анкетирани лица.
3. Промяна на организацията на работата след научаване от текущия работен процес. В резултат на придобиването на нови знания могат да възникнат идеи за подобряване на процесите, въвеждане на иновационни решения или модифициране на графика. Чрез анализ на текущия работен процес, екипът по проекта може да идентифицира грешки, както и възможни подобрения, след което да направи изменения, за да ускори работата. Например, те могат да намерят различен инструмент за управление на проекти, който е по-подходящ за оптимизиране на процесите и увеличаване на производителността.

Резюме

Управлението на промяната е критично за успеха на проекта. Промените в проекта са неизбежни и произтичат както от външни, така и от вътрешни източници. В зависимост от етапа на жизнения цикъл на проекта, трябва да разработите подходящ план за адаптиране на текущите дейности към възникващите промени. Управлението на промяната изисква ефективен процес на комуникация и координация в екипа на проекта и с заинтересованите страни. Следователно, ръководителят на проекта има трудна задача: да остане гъвкав и отворен за промяна, но в същото време да остане под контрол, за да избегне негативни ефекти върху проекта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.