Управление на времето в проекта | #43 Започване с управлението на проекти

Ефективното управление на времето в проект е от решаващо значение за неговия успех. Въпреки това, според проучване на PMI от 2021 г., все още само 55% от проектите се изпълняват в срок. Най-често, ръководителите на проекти се сблъскват с проблеми поради нереалистични графици, липса на гъвкавост или неподходящи инструменти. В крайна сметка, управлението на времето е свързано с планиране, наблюдение и контрол на времето на проекта, докато ръководителят на проекта е отговорен за поставянето на цели и установяването на приоритети, за да се гарантира, че задачите се изпълняват в срок.

Управление на времето в проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Какво е управление на времето в проект?
3. Проблеми с управлението на времето в проекта
4. Методи за управление на времето в проекта
5. Метод на Парето
6. ABC метод
7. Метод на Айзенхауер
8. Резюме

Въведение

Проектите трябва да бъдат завършени в определен срок, според зададен график, за да не се понесат загуби и да не се застраши организацията. Промяната на сроковете генерира допълнителни разходи, влияе на други задачи в компанията и води до натрупване на задачи и бързо увеличаване на сложността на проекта. Как да се справим с управлението на времето в проект още на етапа на планиране?

Какво е управление на времето в проект?

Управлението на времето в проект е свързано с:

• планиране,
• наблюдение, и
• постоянно наблюдение на времето за изпълнение на отделни задачи и подцели.

Ръководителят на проекта трябва да постави цели и да установи приоритети, за да гарантира, че проектът остава в срок. С тази цел, ръководителят на проекта трябва внимателно да планира всяка фаза на проекта, като взема предвид времето, необходимо за всяка дейност и най-вероятните препятствия за тяхното завършване.

Проблеми с управлението на времето в проекта

Най-честите проблеми с управлението на времето в проект са:

1. Нереалистични графици – особено когато работите с нов екип или в област с висок риск, създаването на точен график и поставянето на реалистични етапи изисква опит и е много трудно; затова е обичайно да се създават графици по време на планирането на проекта, които са невъзможни за изпълнение в зададеното време.
2. Липса на гъвкавост – Липсата на гъвкавост е времеви рамки, които са зададени твърде стегнато, липса на време, предоставено за внедряване на нови членове на екипа, или липса на план за непредвидени обстоятелства за времето на простои поради липса на суровини или очакван интерес на пазара.
3. Неподходящи инструменти – Ръководителите на проекти често прилагат неподходящи инструменти за управление на времето, което води до грешки в оценката на продължителността на задачите и зависимостите.

Методи за управление на времето в проекта

За да се избегнат тези проблеми или да се намали свързаният риск от неуспех на проекта, ръководителят на проекта трябва да разгледа внимателно методите и инструментите за управление на времето в проекта: методът на Парето, ABC и методът на Айзенхауер.

Метод на Парето

Италианският учен Вилфредо Парето отглеждал грах в градината си. При това той забелязал, че 80% от семената на граха се намират в 20% от шушулките. Тъй като основно се интересувал от икономика, скоро установил, че този принцип важи и за други области на живота. Например, по негово време 80% от земята в Италия принадлежала на 20% от населението.

Скоро стана ясно, че приложението на метода на Парето е наистина широко, особено в бизнес сферата. Той помага, наред с другото, да се идентифицират:

• Най-важните задачи за изпълнение в проекта, както и
• Видът на задачите, които най-често причиняват забавяния,
• Най-честите причини за забавяния, независимо от вида на задачата.

Методът на Парето се основава на предположението, че 20% от дейностите произвеждат 80% от ефектите. На практика това означава, че за да се избегнат забавяния, ръководителят на проекта трябва да се фокусира върху:

• Идентифициране на топ 20% от задачите в проекта и осигуряване на тяхното изпълнение първо,
• Откриване на задачите, причиняващи забавяния, и разбиране на причината им,
• Определяне на 20% от най-честите причини за забавяния и работа за тяхното отстраняване.

Методът на Парето често се визуализира с помощта на диаграма на Парето. Тя комбинира стълбова диаграма с линейна диаграма, където:

• По X-оста, например, са отбелязани причините за забавяния, подредени по ред от най-честите,
• По Y-оста е броят на техните прояви и процентът от общия брой забавяния,
• Линейната графика улеснява идентифицирането на кои причини за забавяне попадат в най-важните двадесет процента.

ABC метод

ABC методът включва етикетиране на задачите според тяхната важност – класове A, B и C. Класовете задачи:

• A – са най-важните и изискват най-много внимание,
• B – са важни, но по-малко спешни,
• C – са незначителни и могат да бъдат отложени.

Това позволява на ръководителя на проекта да се фокусира върху най-важните задачи и да не губи време, концентрирайки се върху по-малко важните.

ABC методът е прост за прилагане и лесен за разбиране. Той е особено полезен в проекти с много задачи, които имат подобна важност.

Метод на Айзенхауер

Методът на Айзенхауер, известен също като матрицата на Айзенхауер, е може би най-широко използваният инструмент за приоритизиране на задачи, цели и дори цели проекти. Методът включва разделяне на задачите на спешни и не спешни, важни и неважни, а след това фокусиране върху тези, които са и спешни, и важни.

Обикновено се представя с две пресичащи се линии, разделящи листа на четвъртини.

	СПЕШНО	АКТУАЛИЗИРАНО
ВАЖНО	Да се направи веднага	Да се планира скоро
НЕВАЛИДНО	Да се делегира или да се изпълни, когато има време	Да се отхвърли

Ръководителят на проекта трябва да определи дали задачите са спешни и важни, само спешни, само важни или нито спешни, нито важни. По този начин може да се фокусира върху най-важните задачи и да не губи време за тези, които носят малко за проекта.

За да се използва ефективно матрицата на Айзенхауер, е необходимо редовно да се актуализира статусът на задачите, поставени в нея. Това е така, защото често задача преминава в категорията на най-спешните за една нощ.

Резюме

Управлението на времето в проект влияе на качеството и успеха на проекта, така че ръководителят на проекта трябва да знае и да използва инструменти като метода на Парето, ABC метода и метода на Айзенхауер, и да поддържа актуален статус на всички задачи в проекта. За да направи това, той трябва постоянно да комуникира с всички заинтересовани страни и да коригира графика, за да отрази промените, които могат да настъпят.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.