Мониторинг на проекта. Какви параметри да следим? | #34 Започване с управлението на проекти

Данните за проекта са мощен инструмент, който проектните мениджъри трябва да научат как да използват. Събирането им е само началото. Успехът на проекта зависи и от наблюдението на съответните находки и наблюдаването на връзките между тях. Как тогава да решим кои параметри си струва да наблюдаваме? Четете нататък, за да разберете!

Мониторинг на проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Бюджет – мониторинг на ресурсите
3. Планиране – спазване на сроковете
4. Ниво на изпълнение – контрол на качеството
5. Контрол – диапазони на параметрите
6. Резюме

Въведение

Независимо от метода на управление, приложен в проекта, една от основните задачи на проектния мениджър през целия проект е да наблюдава напредъка му. Без ясно дефинирани параметри и критерии за оценка не може да се определи дали проектът се движи към правилната цел с правилната скорост. Какви параметри да наблюдаваме, за да открием потенциални проблеми възможно най-скоро и да се възползваме от възможностите, които се появяват?

Бюджет – мониторинг на ресурсите

В почти всички проекти бюджетът е най-важният наблюдаван параметър. Следователно проектният мениджър трябва да наблюдава всички аспекти на финансирането на задачите, между които:

• разходи за труд,
• материали,
• софтуер,
• закупуване или използване на инструменти и оборудване,
• експертни консултации,
• пътувания и участие в индустриални събития.

За мониторинг на разходите е най-лесно да се използва софтуер, например, Firmbee. Тогава всички отклонения от зададения бюджет са веднага видими. Въпреки това, не си струва да се поставя твърде голямо значение на еднократно надвишаване на бюджета. По-добре е да се приеме марж на грешка за цели или етапи. Тогава можете да компенсирате по-високите разходи на една задача с икономии в друга област.

Агилните методи за управление на проекти работят особено добре в гъвкавото управление на бюджета. Според доклада Pulse of Profession 2021 с заглавие “Beyond Agility,” те поддържат цели 64% от проектите в рамките на предвидения бюджет.

Планиране – спазване на сроковете

Втората ключова област е да се види дали проектът спазва установеното времево рамкиране. И тук софтуерът се оказва полезен, тъй като можете да проверите не само напредъка на екипа в реално време, но и да генерирате отчети. Също така е добре да се използват доказани техники за управление на времето.

Най-вече, не забравяйте да наблюдавате връзката и взаимозависимостта между задачите. Ако координацията е важна, трябва да се уверите, че срокът е спазен и че задачите поддържат правилния ред.

Ниво на изпълнение – контрол на качеството

Контролът на качеството на задачите е малко по-труден за наблюдение от бюджета и графика за тяхното изпълнение. Това е така, защото тук е трудно не само за стандартизация, но и за недвусмислени критерии за оценка.

Когато планирате да наблюдавате нивото на изпълнение на задачите, е добре да се разграничат два параметъра, използвани в Scrum методологията:

• Определение за завършеност, и
• Критерии за приемане

Определението за завършеност се отнася до качеството на изпълнението на задачата, тоест дали всички технически изисквания, поставени на нея, са изпълнени. Критериите за приемане, от друга страна, са списък с очаквания, поставени на нея от заинтересованите страни.

Разликата между изпълнението на определението за завършеност и изпълнението на критериите за приемане може да бъде илюстрирана с примера на строяща се къща. Тя отговаря на определението за завършеност, когато стените са изградени достатъчно равномерно и инвестицията е приета от строителния мениджър. Въпреки това, къщата може да не отговаря на очакванията на строителя, който е очаквал стените да бъдат перфектно равни и цветът да бъде като в брошурата.

Контрол – диапазони на параметрите

Също толкова важно, колкото и мониторингът на конкретни параметри, е определянето на техните диапазони, с други думи, отговорът на въпроса, “Колко отклонение от нормата трябва да предизвика безпокойство?”

Поради различията в изискванията на организациите и заинтересованите страни, както и индивидуалните нужди на всеки проект, е трудно да се говори за препоръки за отклонение. Въпреки това, независимо дали е 10 или 25 процента, по време на планирането на проекта е добра идея да се зададат конкретни стойности с заинтересованите страни, които в крайна сметка ще доведат до допълнителни срещи и хаотични, спонтанни действия.

Резюме

Мониторингът на проекта помага да се уверите, че той е на прав път за постигане на целите си. Обсъдихме ключовите области по-горе: бюджет, график, изпълнение и диапазони на параметрите.

Няма прост рецепт за набор от параметри, които оптимално да опишат всеки проект. Въпреки това, в повечето проекти, ефективното извличане на тези основи ще позволи задачите да бъдат завършени навреме, в рамките на бюджета и на необходимото ниво.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.