Структура на разпределение на работата – как да делегираме ефективно работа в проект? | #30 Започване с управлението на проекти

По време на планирането на проекта, ръководителят на проекта решава как да разпредели целите, кои задачи да изпълни, както и кога и кои специалисти да включи. По този начин той или тя създава структурата на разпределение на работата (WBS).

Структура на разпределение на работата – съдържание:

1. Въведение
2. Структура на разпределение на работата
3. Отговорност в екипа (Собственост на екипа/колективна собственост)
4. Резюме

Въведение

Адекватно замислената структура на разпределение на работата (WBS) се превръща в гладък работен процес на екипа. Всеки участник ще знае целта на извършването на определени задачи, от кого ще получи задания и на кого трябва да ги предаде. Това ще улесни откритията за това кой е натоварен с твърде много работа, защото, например, трима членове на екипа се нуждаят от помощ от един човек едновременно. По този начин, WBS позволява да оптимизирате работния процес още на етапа на планиране. Това предоставя много важен аспект на проектната работа: отговорността на екипа за завършване на задачите. Но как да планирате най-добрата работна структура за проекта?

Структура на разпределение на работата

Структурата на разпределение на труда обикновено се визуализира с помощта на дърво, на което фазите на жизнения цикъл на проекта са маркирани, разделени на все по-подробни цели. Това улеснява планирането на продължителността на задачите и разходите за тяхното изпълнение, както и подходящото разпределение на отговорностите между членовете на екипа.

При това, не забравяйте, че WBS уточнява какво да се реализира, но не отговаря на въпроса “как”. Също така е важно да се отбележи принципът на ограничаване на нивото на детайлност. Той зависи от типа и формалните изисквания на проекта. Различно ниво на планиране е необходимо за производството на медицинско оборудване или химически реагенти, и друго за организирането на събития или маркетингови кампании.

Структурата на разпределение на работата е дефинирана в PMBOK по следния начин:

“Йерархично разпадане на общия обхват на работа, която трябва да бъде извършена от екипа на проекта, за да се постигнат целите на проекта и да се създадат необходимите резултати.”

Думата “общ” е много важна тук, а “правилото 100%” е свързано с нея. Това е така, защото добре оформената WBS взема предвид всички цели на проекта: точно всичко, което трябва да се постигне. Включително самото управление на проекта. С други думи, като четем задачите от най-ниското ниво на дървото, изброяваме всички компоненти на по-високото ниво. Това е принцип, който е много труден за следване на практика. Въпреки това, той често се цитира като ефективен инструмент за предотвратяване на т.нар. Scope creep. Уточняването на всичко, което трябва да се постигне, предотвратява добавянето на нови задачи, които не се вписват в предварително определените цели на проекта.

Отговорност в екипа

Задачите, извършвани от екипа, са част от крайна цел, създадена от съвместни усилия. Въпреки това, в много компании и проекти, видимостта или дори съществуването на тази цел не е очевидно. Следователно, добре планираната структура на задачите и работният процес, който е ясен за екипа на проекта, е основата за изграждане на колективна отговорност.

Изграждането на чувство за собственост в екипа (Собственост на екипа/колективна собственост) позволява на членовете на екипа по-добре да разберат целите на проекта и как извършената работа допринася за постигането на тези цели. Това увеличава мотивацията и ангажимента и подобрява представянето на екипа. Ангажиментът към по-голям проект и успешното му завършване също се превръща в лоялност на служителите към компанията и добра атмосфера. С други думи, чувството за отговорност в екипа може да допринесе за по-добри бизнес резултати за компанията като цяло.

Резюме

Делегирането на задачи в проект е задача за ръководителя на проекта при планирането за ефективно постигане на целите. Първо, WBS помага да се организира обхватът на проекта – да се изолират групи от подобни задачи, да се забележат зависимостите между тях, които ще определят реда, в който ще бъдат завършени, и също така да се изгради отговорността на екипа за извършените задачи, представяйки ги в контекста на по-малки и по-големи цели, преследвани от компанията.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.