Видове проекти | #5 Започване с управлението на проекти

Големи и малки, вътрешни и външни, производствени и изследователски… Можем да категоризираме бизнес проектите по размер, продължителност, разходи, принципи, цели и дори индустриите, които засягат. Но защо разликите между типовете проекти са важни за бизнеса?

Типове проекти – съдържание:

1. Въведение
2. Обхват на проекта
3. Продължителност на проекта
4. Сложност на проекта
5. Източник на финансиране
6. Темите на проекта
7. Резюме

Въведение

Важно ли е за ръководителите на проекти да отговорят на въпроса какви типове проекти реализират? Може да изглежда незначително в сравнение с управлението и ефективното изпълнение на проекта.

Въпреки това, познанието за класификацията на проектите става решаващо при избора на метода за неговото изпълнение, както и при приоритизирането на проектите в организацията или задачите в самия проект. Освен това, то оказва значително влияние върху състава на проектния екип. Следователно, на базата на наличните знания и добри практики, ще разгледаме най-често срещаните типове проекти, за да се подготвим добре за тяхното иницииране и изпълнение.

Обхват на проекта

Обхватът на проекта може първоначално да изглежда радикално различен за лицето, което възлага проекта, и за разработчика на проекта. Затова е толкова важно да определим подробно какви задачи и бюджет да включим в списъка. Особено, в случай че външен заинтересован страна управлява проекта, особено нов клиент, обхватът на проекта е, следователно, ключова концепция, която често се появява в споразумения и договори. Той зависи предимно от целта зад проекта.

Определянето на обхвата на проекта е следователно решаващо от бизнес перспектива, предимно защото позволява контрол върху задачите в проекта. Основната задача на работата на ръководителя на проекта включва предотвратяване на неконтролирано разширяване на проекта (scope creep) или загуба на представа за целта зад задачите.

Продължителност на проекта

На базата на продължителността на проекта, те могат да бъдат разделени на:

• краткосрочни
• средносрочни
• дългосрочни

Определянето на продължителността на проекта е особено важно, когато договорно се определя срок за доставка на завършен продукт на клиент или организиране на събитие на дата, планирана добре предварително. Определянето от самото начало на какъв времеви период обхваща проектът позволява ефективно управление на времето, мониторинг на бюджета и управление на рисковете в проекта.

Докато проектът като такъв е уникално начинание, можем също да говорим за еднократни и циклични проекти. Пример за първия е модернизацията на офис и оборудването му с енергийно ефективно осветление, докато вторият е годишната кампания за засаждане на дървета на терени, собственост на компанията. В случая на циклични проекти, е много важно да имате подробна документация на проекта, включително, например, контактни данни на подизпълнители или сравнение на разходите за доставка. Това е така, защото те вероятно ще бъдат полезни за следващия цикъл на изпълнение.

Сложност на проекта

Сложността на проекта е един от ключовите фактори, определящи метода на изпълнение. Това е така, защото несложните проекти, чиито резултати са подобни на преди изпълнени услуги или предлагани продукти, не изискват обширно управление. Ако екипът се състои от професионалисти, методи като Kanban или Scrumban работят най-добре за тях.

Източник: kanban дъска от безплатен инструмент за управление на проекти: www.firmbee.com

Проектите с висока степен на сложност, от друга страна, изискват по-дълго обмисляне на избора на метод за управление. Ръководителят на проекта трябва, преди всичко, да определи отговора на въпроса: ще бъде ли възможно да се комуникира с клиента достатъчно, за да се реализира проектът в гъвкава методология? Ще бъдат ли заинтересованите страни готови да участват в последващите фази на проекта, или биха предпочели да разчитат на класическия каскаден модел и предварително определен график на проекта?

Източник на финансиране

Критерият за финансиране е друг начин за разграничаване на различни типове проекти. Така че, ще има проекти, финансирани от средства:

• вътрешни
• външни (придобити)
• смесени

Сред външните ресурси, си струва да се споменат публични и частни източници на финансиране. Обикновено, вътрешно финансираните проекти обикновено изискват много по-малко документация, тъй като бюджетът на проекта не трябва да бъде подготвян и отчитан според формалните критерии на външните заинтересовани страни.

Темите на проекта

Темите на проектите са важен тип класификация, особено заради професионалната специализация на ръководителите на проекти. За да илюстрираме колко разнообразни могат да бъдат тези теми, нека разгледаме списък с примери:

• административно управление на проекти – списъкът на задачите на ръководителя на проекта включва създаване на информационната архитектура в офиса и създаване на екип от хора, които класифицират документи в архива
• изследователски проект – ръководителят на проекта отговаря за определянето на целта на изследването, избора на необходимата апаратура и изследователски методи, както и за ежедневното провеждане на изследването в проекта
• ИТ проект – ръководителят на проекта не само трябва да има задълбочени познания за използваната технология, но и да може убедително да комуникира статуса на проекта на заинтересованите страни без такива познания

Резюме

Класифицирането на типовете проекти може да помогне да изберете най-добрия метод на управление, да напишете най-добрия договор и дори да решите колко подробна проектна документация ще е необходима. Ясното определяне на сътрудничеството на заинтересованите страни, обхвата на проекта и източниците на финансиране от самото начало на планирането може да има значително влияние върху успеха и ежедневната ефективност на изпълнението на проекта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчелички в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.