Как да определим обхвата на проект и да избегнем разширяването на обхвата? | #36 Започване с управлението на проекти

Преди дори да започне жизненият цикъл на проекта, ръководителят на проекта обмисля обхвата на проекта. Той анализира изискванията и очакванията на клиента, съпоставя ги с наличните ресурси и ги сблъсква с времевите ограничения. В резултат на това той може да определи обхвата на проекта добре. Въпреки това, дори и примерното изпълнение на тази задача не е гаранция, че обхватът на проекта ще нарасне прекомерно по време на изпълнението. Как да определим добре обхвата на проекта и да избегнем разширяването на обхвата?

Как да определим обхвата на проекта и да избегнем разширяването на обхвата? – съдържание:

1. Въведение
2. Определяне на обхвата на проекта
3. Разбиране на изискванията
4. Структура на разделение на труда (WBS)
5. Приоритети за рискови задачи
6. Последният отговорен момент (LRM)
7. Как да избегнем разширяването на обхвата?
8. Резюме

Въведение

Според PMBOK, обхватът на проекта е “работата, която трябва да бъде извършена, за да се достави продукт, услуга или резултат с определените характеристики и функции.” За да отговори резултатът от проекта на очакванията на заинтересованите страни и самият проект да бъде успешен, трябва да се определи обхватът възможно най-точно.

Определяне на обхвата на проекта

Ръководителят на проекта трябва в началото да провери, че планираният проект ясно е определил следните области:

• бизнес и технически изисквания на заинтересованите страни,
• структура на разделение на труда,
• приоритети за задачите с най-висок риск, т.е. тези, които са най-иновативни или се извършват за първи път,
• съгласувано с заинтересованите страни подход за “последен отговорен момент” (LRM, Last Responsible Moment).

Нека да разгледаме какви въпроси ръководителят на проекта трябва да отговори, когато определя всеки от тях.

Разбиране на изискванията

Ръководителят на проекта трябва да отговори на следните въпроси, играейки ролята на заинтересована страна за момент:

1. Какви са финансовите и нефинансовите ползи от този проект? – Финансовите ползи могат да се отнасят до продажбите на продукта или услугата, създадени в проекта. Въпреки това, ползата може да бъде и подобряване на имиджа на компанията, ефективността на обучението или внедряването на нов софтуер за улесняване на управлението на проекта, като Firmbee.
2. Кой ще бъде засегнат от изпълнението на проекта? – Изпълнението на проекта включва промени вътре и извън организацията. Следователно, струва си да се зададат по-конкретни въпроси:

a. Ще изисква ли изпълнението на проектните задачи реорганизация в компанията, промяна на отговорностите на служителите, наемане на нови хора или работа с фрийлансъри?

b. Ще бъдат ли резултатите от проекта видими в публичното пространство и ще имат ли влияние върху местната общност?

c. Кой ще се възползва от неговото изпълнение?

3. Какви нужди трябва да удовлетворяват резултатите от проекта?
4. Какви технически спецификации трябва да имат резултатите от проекта?

Структура на разделение на труда (WBS)

Създаването на структура за разделение на труда в проект включва отговаряне на йерархично подредени въпроси:

1. Каква е основната цел на изпълнението на проекта?
2. Какви са конкретните цели?
3. На каква задача са разделени конкретните цели?
4. Кога трябва да бъдат постигнати целите и задачите?
5. Кои специалисти ще бъдат натоварени с всяка от тях?

Само основната цел трябва да остане напълно непроменена. От друга страна, отговорите на въпроси 2 до 5 се уточняват и детайлизират в хода на проекта.

Приоритети за рискови задачи

Най-важните въпроси относно рисковите задачи са свързани с тяхната точна идентификация и определяне на начина, по който рисковите области могат да повлияят на обхвата на проекта.

1. Кои задачи имат най-висок риск от провал?
2. От какви фактори зависи успехът на всяка от тези задачи? Това може да бъде наличието на материали, специалисти или, в случая на R&D проекти, трудно предсказуемите резултати от изследвания и експерименти, като кривата на подобряване на точността на модел на изкуствен интелект по време на машинно обучение.
3. Какво влияние ще има провалът на тази задача върху останалата част от проекта?
4. Как ще повлияе продължителното изпълнение на тази задача на способността за постигане на целта на проекта?
5. С колко можем да увеличим обхвата на проекта, за да изпълним тази задача?

Последният отговорен момент (LRM)

Приоритизирането на задачите е тясно свързано с принципа на Последния отговорен момент (LRM), известен също като принципа на най-малко удобния момент.

Това е стратегия за минимизиране на риска, която отлага задачите, докато е по-рисковано да се продължи с отлагането им, отколкото да се завършат незабавно. Тя избягва разхода на усилия, когато една задача се окаже ненужна или се правят промени в целите или изискванията на проекта.

Този принцип, произтичащ от Lean методологията, се прилага и за решения, които са решаващи за проекта и трудни за промяна, като:

• Закупуване на специализирано оборудване, което ще бъде необходимо за по-нататъшните етапи на изпълнение на проекта,
• Проектиране на структурата на целите, които трябва да бъдат изпълнени от задачите, които ще се извършват.

Въпросите, които мениджърът, работещ според принципа на LRM, трябва да си зададе, могат да бъдат формулирани по следния начин:

• Необходимо ли е вече да започна работа по задачата?
• Какво ще се случи, ако отложа задачата?
• Какви ще бъдат последствията от вземането на решение твърде късно?
• Какви могат да бъдат последствията от вземането на решение твърде рано? Например, да се открие по-късно, че е ненужно или че изискванията са се променили, решението не се използва или бизнес стойността е остаряла.

Как да избегнем разширяването на обхвата?

Дори и най-добре планираните проекти имат тенденция да растат (разширяване на обхвата) по време на тяхното изпълнение, например продукт, който първоначално трябваше да има две функции, сега изведнъж ще има шест. За да избегне това, ръководителят на проекта трябва да установи безопасно разширяване на обхвата с заинтересованите страни. Основата за минимизиране на разширяването на обхвата на проекта е – в допълнение към определянето на обхвата на задачите и бизнес очакванията – постоянна комуникация с екипа и заинтересованите страни. Въпреки това, най-важните защити срещу разширяването на обхвата са:

• Добре подготвен график,
• Ефективно използване на софтуер за планиране на задачи и комуникация с екипа,
• Информиране на всички заинтересовани страни за ключови промени в проекта.

Също така е важно да се помни, че избягването на разширяването на обхвата е непрекъснат процес. Следователно, обхватът на проекта изисква редовно наблюдение и контрол, а ръководителят на проекта трябва да бъде на място, за да реагира бързо и да взема решения, когато възникнат ситуации, които могат да доведат до разширяване на обхвата.

Резюме

Обхватът на проекта е ключов елемент на добре планирания проект, тъй като ясно определя какво трябва да бъде реализирано и какво не е включено в проекта.

Задачата на ръководителя на проекта, следователно, е да определи обхвата на проекта преди да започне работа, като:

• Анализ на изискванията и очакванията на клиента,
• Съпоставяне на тях с наличните ресурси, и
• Сблъскване с времевите ограничения.

Въпреки това, дори и добре определен обхват на проекта може да се промени по време на изпълнението. За да се избегне разширяването на обхвата на проекта, известно като разширяване на обхвата, спазвайте структурата на разделение на труда, внимателно приоритизирайте рисковите задачи и използвайте подхода “Последен отговорен момент”.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.