Как да създадете проектен устав? | #39 Започване с управлението на проекти

Проектните харти са основата на управлението на проекти. Те предоставят ясна и кратка прегледна информация за целите и задачите, свързани с проекта. Харта е важен документ за всички заинтересовани страни, включително ръководителя на проекта, членовете на проектния екип и управлението на организацията. Тя формира формалната основа на целия проект, тъй като предоставя на ръководителя на проекта правомощия да започне и продължи проекта, както и определя целите, обхвата и очакваните резултати.

Проектна харта – съдържание:

1. Въведение
2. Какво трябва да включва ръководителят на проекта в проектната хартия
3. Обосновка за предприемане на проекта
4. Цел на проекта
5. Обхват на проекта
6. Резултати
7. Рамка на времевия график на проекта
8. Бюджет на проекта и разпределение на ресурсите
9. Рискове на проекта
10. Как се различава проектната хартия от бизнес случая?
11. Резюме

Въведение

Според PMBOK, проектната хартия е един от най-важните документи, описващи стратегията на проекта. Тя е определена като:

“Документ, издаден от инициатора или спонсора на проекта, който формално упълномощава съществуването на проект и предоставя на ръководителя на проекта правомощия да прилага организационни ресурси за проектни дейности.”

Проектната хартия обикновено се формулира в началото и остава непроменена. Въпреки това, по време на изпълнението на задачите, са допустими малки корекции. Въпреки това, какво трябва да съдържа документът и как да бъде подготвен?

Какво трябва да включва ръководителят на проекта в проектната хартия?

Обемът на проектната хартия зависи от размера и вида на проекта, който се изпълнява. Въпреки това, тя трябва да включва следните елементи:

• обосновка за предприемане на проекта,
• цели на проекта,
• обхват на проекта,
• резултати,
• график на проекта,
• бюджет на проекта,
• рискове на проекта.

Проектната хартия трябва също да включва контактна информация за ръководителя на проекта и ключовите заинтересовани страни.

Обосновка за предприемане на проекта

При подготовката на кратка обосновка за започване на проект, е препоръчително да се използва бизнес случай, подготвен предварително. Тя трябва да бъде написана на прост език, така че да може да бъде разбрана от човек, който се занимава с проекта за първи път. Обикновено, един или два обяснителни абзаца са достатъчни:

• Какъв е бизнес контекстът на проекта?
• Какъв проблем решава проектът или каква възможност позволява да се експлоатира? и
• Какви са очакваните резултати от проекта?

Цел на проекта

Не е необходимо да се включват всички цели в проектната хартия. По-добре е да се фокусирате върху основната цел и тези, които са в йерархията непосредствено под нея. В крайна сметка, описанието на целта на проекта в бизнес случая трябва да предостави отговор на въпроса “Какво ще правим?”, който трябва да остане валиден през целия проект. Основните цели и задачи задават посоката, в която се насочват дейностите, които съставляват проекта. Те трябва да бъдат ясни и измерими и в съответствие с общите цели на организацията.

Обхват на проекта

Обхватът на проекта, включен в хартата, определя границите на проекта, включително какво е и какво не е обхванато от проекта. Трябва да включва ясно описание на резултатите от проекта и всякакви ограничения или предположения, които ще го повлияят. Следователно, струва си да се обмисли отговорът на въпросите “Какви задачи ще бъдат изпълнени?” и “Какви задачи няма да бъдат изпълнени?”. Това е особено важно в проекти, които включват множество заинтересовани страни, чиито неясни очаквания относно резултатите от проекта могат да бъдат разкрити по този начин.

Резултати

Проектната хартия трябва да включва списък на всички резултати от проекта, включително кратко описание на всеки и конкретните цели, към които работят. Тя трябва също да има времева линия за всеки елемент, за предпочитане с препратка към важен етап, както и лицето или екипа, отговорни за тяхното предоставяне.

Рамка на времевия график на проекта

Проектната хартия трябва също да включва общ график на проекта, който е добре да бъде визуализиран с времева линия. На нея ръководителят на проекта трябва да отбележи датите на начало и край на проекта, важни етапи или планирани дати за предоставяне на резултати.

Бюджет на проекта и разпределение на ресурсите

Проектната хартия трябва също да включва общия бюджет на проекта, най-често представен под формата на таблица. Това ще улесни посочването на:

• Основните категории разходи – оценка на труда, материалите и оборудването,
• Прогнозирания диапазон на измененията – за да се вземат предвид колебанията в цените или непредвидените разходи,
• Резерви и бюджетни ограничения.

Тази част от документа трябва също да детайлизира разпределението на ресурсите, включително персонал, оборудване и съоръжения.

Рискове на проекта

Разделът за рискове в проектната хартия трябва да очертае потенциалните рискове и как да се реагира на тях. Това включва идентифициране на потенциални рискове, като:

• закъснения,
• превишаване на разходите или
• промени в обхвата.

Изброяването им помага на заинтересованите страни да се уверят, че ръководителят на проекта, проектният екип и организацията са подготвени за потенциални проблеми и имат план за това как да ги смекчат или избегнат.

Бизнес случай срещу проектна хартия

Разликата между проектната хартия и бизнес случая се състои предимно в целта, за която са подготвени. Проектната хартия е документ, който инициира проект, докато бизнес случаят аргументира защо проектът трябва да бъде започнат. Хартата определя какво ще бъде направено в проекта, докато бизнес случаят отговаря на въпроса “С каква цел?”. И двата документа са много важни за правилното управление на проект и помагат за неговия успех.

Резюме

Проектната хартия е основен документ, който служи като основа за изпълнението на проекта и упълномощава неговото започване. Тя очертава целите на проекта, задачите, обхвата, бюджета, разпределението на ресурсите и графика. Тя също така идентифицира потенциални рискове и предположения, увеличавайки шанса проектът да протече по план.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.