Цифрово финансово управление и онлайн счетоводство | Цифриране на вашия бизнес #5

Цифровото финансово управление и онлайн счетоводството стават все по-популярни в бизнеса. Според доклад на Sage (2020), 67% от малките и средни предприятия вече използват такива решения. Нека да разгледаме по-подробно защо си струва да се внедри цифрово финансово управление и как онлайн счетоводството може да бъде от полза за вашата компания. Продължете да четете, за да разберете повече.

Онлайн счетоводство – съдържание:

1. Въведение
2. Преглед на наличните инструменти и софтуер
3. Ключови аспекти на внедряването на цифрови финансови услуги
4. Сигурност на данните и заплахи в онлайн счетоводството
5. Бъдещето на цифровото финансово управление и онлайн счетоводството
6. Резюме

Въведение

Автоматизирането на счетоводните процеси, като издаване на фактури или уреждане на данъци, може значително да увеличи ефективността на вашата компания. Например, то може да намали времето, необходимо за издаване на фактури, с 73%. Освен това, интегрирането на онлайн счетоводни системи с други устройства, използвани в компанията, като CRM софтуер, системи за управление на проекти, системи за управление на плащания и HRMS, ви позволява да централизирате данните си и да контролирате финансите си по-лесно. Допълнително, възможността за извършване на онлайн плащания опростява процеса на управление на паричните средства и сътрудничеството с доставчици и клиенти.

Преглед на цифровите финансови инструменти и софтуер

Счетоводният софтуер предлага много функции. Преди да изберете конкретен софтуер, е добра идея да проверите дали е сертифициран. Това гарантира, че инструментът отговаря на регулациите на страната, в която извършвате бизнес, и е безопасен за предприемача. За да внедрите онлайн счетоводство в бизнеса си, е важно да изберете правилния доставчик. Някои от най-популярните инструменти включват:

1. Xero – лесен за използване инструмент, който ви позволява бързо да издавате фактури и да се интегрирате с различни платежни системи. За съжаление, цената му може да бъде доста висока за малките предприятия, особено ако искат да използват допълнителни функции.
2. QuickBooks – предлага разнообразие от функции, като управление на инвентара и проследяване на времето, което го прави универсално решение за различни индустрии. Най-голямото му недостатък обаче е интерфейсът на програмата, който може да бъде проблематичен за тези без счетоводен опит.
3. Wave – предлага безплатен достъп за извършване на основни счетоводни функции, като издаване на фактури и проследяване на разходите. Въпреки това, той има по-малко функции от другите платени инструменти, което може да ограничи полезността му за по-изискващи бизнеси.
4. Firmbee – този безплатен инструмент ви позволява да извършвате много трудоемки задачи по автоматизиран и значително опростен начин. Той предлага функции като:
• контрол на разходите за служители – това ви позволява да следите разходите за персонал, да прилагате индивидуални ставки за служителите и да генерирате разходи на базата на регистрирано време.
• частични плащания – те позволяват на клиентите да извършват плащания на вноски, като запазват контрол върху колко още трябва да върнат.
• персонализирани фактури – правят възможно използването на Финансовата управленска система за създаване на разнообразие от фактури с нестандартни валути и данъчни ставки.

Софтуерът също така предлага лесна миграция на данни от съществуващите счетоводни системи и поддръжка за различни видове бизнес. Регистрацията на платформата е проста и бърза, а интуитивният интерфейс я прави лесна за използване, дори за начинаещи предприемачи.

Ключови аспекти на внедряването на цифрови финансови услуги

Процесът на внедряване на онлайн счетоводство може да бъде изискващ. Въпреки това, в същото време, той носи огромни ползи. Важно е да се помни за няколко ключови аспекта, които могат да помогнат в неговото внедряване. Първо, препоръчително е да ангажирате опитен счетоводител, който да подкрепи внедряването и да предостави съвети на всеки етап.

Друг важен аспект е изборът на правилното време за въвеждане на промени. Например, ще бъде много по-лесно в началото на фискалната година, отколкото в средата на годината. Това ще ви помогне да избегнете проблеми с прехвърлянето на данни между системите.

Сигурност на данните и заплахи в онлайн счетоводството

Освен многобройните предимства на онлайн счетоводството, съществуват и няколко рискове, свързани със сигурността на данните. Предприемачите трябва да бъдат наясно с потенциалните проблеми и да предприемат подходящи стъпки за минимизиране на рисковете:

• Загуба на данни – трябва да помните да архивирате финансовите си данни редовно, за да избегнете загуба на информация поради системни повреди, грешки на оператора или хакерски атаки. Добра идея е да изберете софтуер, който автоматично създава резервни копия на сигурни сървъри.
• Шифроване на данни – струва си да изберете софтуер, който използва напреднали техники за шифроване, за да защити информацията от неоторизиран достъп.
• Образование и обучение – сигурността на финансовите данни, съхранявани и обработвани цифрово, е застрашена не само от хардуерни и софтуерни повреди, но и от неумело използване на онлайн счетоводството. Следователно, служителите с достъп до онлайн счетоводен софтуер трябва да са наясно с рисковете от киберсигурността. Редовното обучение и обновяване на знанията им по темата е важна част от стратегията за управление на риска.

Бъдещето на цифровото финансово управление и онлайн счетоводството

Бъдещето на онлайн счетоводството изглежда много обещаващо. Развитието на технологии, като изкуствен интелект и машинно обучение, позволява автоматизиране на процесите. Създаването на автоматизирани работни потоци в компанията става по-лесно благодарение на инструменти като Zapier или Make.com. Те могат да се използват за изграждане на персонализирани процеси, което улеснява обработката на сложни финансови операции и управлението на финансите. С развитието на ИИ и намаляването на популярността на паричните разплащания, можем да очакваме експоненциален растеж на съвременните инструменти и софтуер в следващите няколко години, което ще позволи още по-добър контрол върху финансите на компанията.

Резюме

Онлайн счетоводството става все по-популярно решение за управление на бизнес финансите. Въпреки многобройните си предимства, съществуват и много рискове, свързани със сигурността на данните. За да се възползвате напълно от предимствата на онлайн счетоводството, е полезно да изберете правилния софтуер, да защитите системата срещу кибер заплахи и редовно да обучавате служителите. Бъдещето на тази област изглежда много обещаващо, което може да доведе до допълнителна еволюция и иновации.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчелички в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.