Най-добри практики срещу всичко в едно. Кое е подходящо за вас? | Цифровизация на бизнеса ви #17

Изберете технологични инструменти, за да подкрепите вашата компания

Много предприемачи започват да използват софтуер с абонаментен модел, когато компанията се разширява. Те започват да търсят облачни решения или CRM системи. Първо, те трябва да дигитализират финансовото управление и счетоводните процеси. След това цифровото обучение и ефективното управление на екипа стават съществени. В крайна сметка, предприемачите търсят автоматизация на рутинните задачи, за да подобрят работния процес.

Има ли една платформа, която може да се справи с всички тези задачи? Може би. Това определено би било удобно решение. Въпреки това, струва ли си да плащате за всички функции, които не използвате, и да станете зависими от един доставчик?

Може би е по-добре да разчитате на специализирани инструменти вместо? Докато този подход изисква повече време и усилия за избор и внедряване, той предлага възможността да създадете персонализирана система, която перфектно отговаря на нуждите на компанията.

Нека да разгледаме по-подробно най-популярните доставчици, както и предимствата и недостатъците на двете решения.

Най-популярните софтуерни решения “всичко в едно”

1. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 е цялостно бизнес решение, което интегрира системи за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) и управление на ресурсите на предприятието (ERP). В резултат на това, бизнесите могат да използват различни модули, адаптирани към техните бизнес нужди, като:

• продажби,
• обслужване на клиенти,
• финанси,
• анализ на данни.

Тази платформа е изключително популярна главно заради способността си да се интегрира с други продукти на Microsoft, като Office 365 и Microsoft Azure.

2. SAP S/4HANA

SAP S/4HANA е напреднала ERP система, която комбинира основни функционалности за управление на всички аспекти на бизнеса. Тя предлага модули, които ви позволяват ефективно да управлявате финанси, логистика, продажби, производство и човешки ресурси. Важно е, че SAP S/4HANA е изключително мащабируема и подходяща за компании от всякакъв размер.

3. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite е облачен бизнес софтуер, който интегрира ключови функции като управление на ресурсите на предприятието (ERP), управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), управление на веригата за доставки и автоматизация на услугите. Той е особено популярен сред компании, които търсят гъвкави и мащабируеми решения. Oracle NetSuite предлага и множество допълнителни приложения, които могат да бъдат интегрирани с платформата, за да отговорят на специфични нужди.

4. Salesforce

Salesforce е лидер сред доставчиците на CRM софтуер, но предлага и решение “всичко в едно” за бизнеса с платформата Salesforce. Тази платформа ви позволява да управлявате продажби, обслужване на клиенти, маркетинг, анализ на данни и други аспекти на вашия бизнес, както и да се интегрирате с много външни приложения. Salesforce е известен със своята иновация и гъвкавост, което го прави най-популярният избор сред предприемачите, които искат да развиват бизнеса си в бързо променяща се среда.

Предимствата на решенията “всичко в едно”

Решенията “всичко в едно” предлагат много предимства, като:

1. Интеграция – всички инструменти са взаимосвързани, което позволява безпроблемен обмен на данни. Например, CRM система може да се интегрира със счетоводната система.
2. По-лесно управление – с една платформа има по-малко системи за наблюдение и актуализиране. Имате един доставчик на софтуер за всички нужди, което опростява администрацията.
3. Последователност на данните – избягването на проблеми, свързани с използването на различни формати на данни, осигурява единен начин за съхранение на информацията за клиентите.
4. Спестяване на разходи – платформа “всичко в едно” обикновено означава по-ниски разходи, свързани с нейното внедряване и поддръжка, в сравнение с решение от най-добрия клас, например, отстъпки за клиенти, използващи множество продукти от един и същи доставчик.

Недостатъците на решенията “всичко в едно”

Въпреки това, решение “всичко в едно” може да има и някои ограничения, като:

1. Ограничена функционалност – не всяка платформа може да покрие всичките ви нужди, например, липсата на напреднал инструмент за анализ на данни може да означава, че ще ви е необходим допълнителен инструмент, а използването му ще изисква ръчна миграция на данни между системите.
2. Зависимост от един доставчик – прекалено зависимост от един единствен доставчик може да доведе до увеличаване на разходите, например, поради невъзможността да интегрирате платформата с конкурентни предложения на пазара. Това се случва, например, когато платформата позволява само експорти в специален формат, който е собствен и не се поддържа от други доставчици.
3. Липса на иновации – една платформа може да не остава винаги актуална с последните тенденции и технологии, и тъй като е трудно да се сменят доставчиците на софтуер “всичко в едно”, те не бързат да въвеждат нови функции.
4. Трудност при смяна на доставчици – ако има проблеми с платформа “всичко в едно”, преминаването към друга може да бъде скъпо и времеемко, например, преместването на данни между системите.

Предимствата на решенията от най-добрия клас

Подходът “от най-добрия клас” ви позволява да се възползвате от най-добрите решения в областта и индустрията. Основните предимства на избора на решение от най-добрия клас са:

1. Специализация – възможността да изберете софтуер, посветен на конкретна индустрия, напр. система за управление на производството за производствени компании вместо общ бизнес или система за управление на екипа.
2. Иновации – достъп до най-новите технологии и решения, като облачни инструменти за анализ на данни.
3. Гъвкавост – лесна адаптация към променящите се бизнес нужди и изисквания, напр. добавяне на нови функции и интеграции, докато компанията расте, използвайки API.
4. Конкурентоспособност – тъй като има множество доставчици, можете да преговаряте за изгодни условия, като по-ниски цени или по-добра техническа поддръжка, и да плащате само за функциите, които използвате.

Недостатъците на решенията от най-добрия клас

Въпреки това, подходът “от най-добрия клас” също носи някои предизвикателства, като:

1. Интеграция – трудности в комуникацията между различни системи, като обмен на данни между CRM и счетоводна система.
2. Сложност на управлението – управлението на голям брой системи изисква повече време и усилия, включително потенциалната необходимост от наемане на допълнителен персонал специално за управление на софтуера.
3. Разходи – по-високи разходи за придобиване, внедряване и поддръжка, например, променливи лицензионни такси от множество доставчици.
4. Разнообразие от формати на данни – проблеми, свързани с несъвместимост на данните, напр. може да възникне необходимост от конвертиране на данни между различни системи.

Примери за решения от най-добрия клас

Поради разнообразието от приложения и интеграции на решенията от най-добрия клас, няма да се опитваме тук да създадем списък с най-добрия софтуер за цифрови бизнеси. Ще представим само няколко двойки платформи, които са били тествани от няколко предприемачи.

1. Slack и Trello

Slack е популярен инструмент за вътрешна комуникация в организацията, докато Trello е платформа за управление на проекти, базирана на дъски Kanban. Комбинацията от тези два инструмента позволява ефективно сътрудничество на екипа и ефективна комуникация относно напредъка на проектите.

2. Asana и Zapier

Asana е система за управление на проекти, която работи перфектно с Zapier, инструмент за автоматизация на бизнес процеси. Благодарение на такава комбинация, потребителите могат да създават автоматизирани работни потоци между Asana и други приложения, което увеличава производителността и спестява време.


3. HubSpot и Mailchimp

HubSpot е платформа за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), а Mailchimp е инструмент за имейл маркетинг. Комбинацията от тези две решения позволява ефективно създаване и управление на имейл кампании, както и проследяване на тяхната ефективност и влияние върху взаимоотношенията с клиентите.

Критерии за избор

Когато избирате между платформа “всичко в едно” и решение от най-добрия клас, струва си да обмислите такива критерии като индустрия, бизнес изисквания, наличност на ресурси или ситуации, в които едно решение е по-добро от другото. Преди да вземете решение, задайте си следните въпроси:

1. Има ли специфични изисквания в моята индустрия, които могат да бъдат изпълнени само от едно от решенията?
2. Кои функции са от съществено значение за моя бизнес и налични ли са всички тях в една платформа?
3. Какъв е моят бюджет за внедряване и поддръжка на ИТ системи и мога ли да покрия потенциалните допълнителни разходи, свързани с интегрирането на решения от най-добрия клас?
4. Имам ли необходимите вътрешни ресурси и експертиза за управление на сложна екосистема от най-добрия клас, или бих предпочел да разчитам на един доставчик, който покрива повечето от моите нужди?
5. Какви са моите планове за бъдещето? Ще бъде ли по-лесно да се развива компанията с една платформа или с подхода от най-добрия клас?
6. Колко важни са за мен мащабируемостта и гъвкавостта на ИТ системите?
7. Какви са моите очаквания относно техническата поддръжка и непрекъснатото развитие на софтуера?

Отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да направите разумен избор между една платформа и решение от най-добрия клас, адаптирано към нуждите и възможностите на вашата компания.

Резюме

И двете платформи “всичко в едно” и решенията от най-добрия клас имат своите предимства и недостатъци, които трябва да се вземат предвид при вземането на решение. Важно е да намерите правилното решение, което да отговаря на всички нужди и възможности на вашата компания. Независимо дали избирате инструмент “всичко в едно” или се спирате на софтуер от най-добрия клас, ключово е да имате обмислена стратегия и да се адаптирате към променящите се пазарни реалности.

Струва си да се обмислят практическите критерии за избор и да се зададете въпроса: нуждае ли се моята компания от гъвкавостта и иновациите, предлагани от софтуера от най-добрия клас, или би било по-добре да изберете платформа “всичко в едно”, осигуряваща простота на управлението и последователност на данните? При вземането на решение е важно да се вземат предвид и техническите аспекти, като мащабируемост на системата, възможности за интеграция с други инструменти и наличност на техническа поддръжка. В крайна сметка, изборът на правилния подход е от решаващо значение за планирането на растежа на вашата компания в цифровия свят.

Прочетете също: Как да напишете перфектен маркетингов бриф в 4 прости стъпки

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.