Ефективно управление на договори. 3 задължителни елемента за вашата организация

Какво е управление на договори?

Управлението на договори е процесът на планиране, преговори, подписване, изпълнение и наблюдение на различни видове договори, чиято цел е да изгражда отношения с клиенти, доставчици, служители или бизнес партньори. Целта на този процес, който може да се извършва от един служител или от цял отдел, в зависимост от размера на организацията, е да се осигури, че всички договори се изпълняват ефективно и в съответствие с техните условия. Процесът започва с идентифициране на нуждите на организацията, избор на доставчици и определяне на условията на споразумението, и завършва с оценка на напредъка по договора и, ако е необходимо, предприемане на стъпки за разрешаване на възникнали проблеми.

Ползи от управлението на договори

Управлението на договори помага на организацията да постигне своите бизнес цели. Въпреки това, това не е единствената полза, свързана с внимателно разработена стратегия за управление на договори. Процесът също така помага:

• Да намали риска – добавянето на клаузи за конфиденциалност или защита на данните може значително да намали риска за бизнеса,
• Да оптимизира разходите – организациите могат значително да намалят разходите за услуги и доставки, като внимателно анализират и преговарят условията на подписаните договори,
• Да увеличи оперативната ефективност – бизнесите могат значително да подобрят своята производителност, като наблюдават и оценяват представянето на доставчиците и бизнес партньорите на базата на условията на подписаните договори,
• Да изградят силни отношения с заинтересованите страни – спазването на сроковете и изпълнението на условията на договора оказва положително влияние върху отношенията с служителите, партньорите или доставчиците,
• Да защитят интересите на компанията – изготвянето на договори в съответствие с приложимите закони и разпоредби защитава компаниите от потенциални правни последици.

Ключови елементи на управлението на договори

Той може да донесе няколко дългосрочни ползи за организациите. Но това няма да се случи без ефективна стратегия за управление на договори. Ето трите ключови елемента на успешния процес на управление на договори:

1. Установяване на ясни правила и процедури

Както малките, така и големите компании трябва да имат политика за договори, която очертава целите, отговорностите и процедурите за планиране, преговори, подписване и изпълнение на договори. Такъв документ трябва да бъде ясен и прозрачен, т.е. разбираем за всички участници. Той също така трябва да бъде актуализиран, например, когато възникнат проблеми в изпълнението на процеса или когато се появят нови практики в индустрията.

2. Внедряване на система за управление на договори

Ефективното управление на договори изисква от организацията да има централна база данни или система, в която да се съхраняват всички договори, предпочитано категоризирани по тип, дата на изтичане, стойност и други релевантни критерии. Такава централизация и категоризация значително улесняват процесите, реализирани в организацията.

В този случай инструментът CRM, наличен в Firmbee, ще бъде полезен, позволявайки ви да съхранявате и организирате данни за клиенти и контрагенти на едно, лесно достъпно място. Системата също така ви позволява да наблюдавате статуса на договорите и да създавате етикети. Освен това, Firmbee предлага безплатно приложение за фактуриране за всяка валута, данъчна ставка или отстъпка. Изпробвайте Firmbee безплатно!

3. Наблюдение на условията и сроковете

Организациите трябва постоянно да наблюдават условията на подписаните дългосрочни договори и да търсят възможности за осигуряване на по-благоприятни условия. Преговорите могат да помогнат за адаптиране на договорите към променящите се нужди (например, когато икономиката се променя). Освен това, това позволява на компаниите да следят внимателно сроковете на изтичане на договорите, за да могат да планират и действат съответно, когато тези дати наближават.

Резюме

Ефективното управление на договори е критично за операциите на компаниите във всяка индустрия. От една страна, то е част от ежедневните операции на бизнеса, а от друга страна, е съществено за постигането на поставените бизнес цели (дори и да не е пряко). В динамична бизнес среда организациите, които са установили ефективен процес на управление на договори, са в състояние бързо да реагират на пазарните промени, да минимизират съществуващите рискове и да постигнат по-голяма оперативна ефективност. В резултат на това, този процес е мощен инструмент за изграждане на тяхното конкурентно предимство.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.