Как да създадем проектен екип? | #29 Започване с управлението на проекти

Според PMBOK, проектният екип е “група от индивиди, които извършват работата по проекта, за да постигнат неговите цели.” Въпреки това, ние вярваме, че такава дефиниция пропуска поне един важен аспект на постигането на целта на проекта: сътрудничество. И това е, на което искаме да се фокусираме днес, отговаряйки на въпроса как да създадем проектен екип.

Как да създадем проектен екип? – съдържание:

1. Въведение
2. Компетенции и отговорности на членовете на екипа
3. Личности в екипа
4. Роли в екипа
5. Резюме

Въведение

Когато проектният мениджър започне да създава проектен екип, той или тя вече е завършил фазата на иницииране на проекта и част от фазата на планиране. Задачата е по-лесна, ако проектът включва хора от организацията. Но често проектите изискват наемане на нови специалисти, външни консултанти или фрийлансери.

Ако проектът се провежда в голяма организация, достатъчно е проектният мениджър точно да определи обхвата на компетенциите и отговорностите на необходимите специалисти. HR екипът след това ще се погрижи за наемането на подходящи кандидати.

Въпреки това, ако е в по-малка компания или стартъп, проектният мениджър ще трябва да се справи с избора на подходящи кандидати. Тази задача също се нарича “придобиване на проектен екип” и се фокусира върху две области:

• компетентност и професионален опит, и
• индивидуални личностни черти на бъдещите колеги.

Те са тези, които ще направят групата от специалисти скоро да се превърне в екип. А именно, че ще работят заедно ефективно през целия проект.

Компетенции и отговорности на членовете на екипа

Определянето на отговорностите на всеки член на екипа е много важно в началото на сътрудничеството. Това е така, защото често се случва компетенциите на колегите да се припокриват. Проектният мениджър следователно трябва да определи кой е отговорен за изпълнението на конкретна задача. От друга страна, хората, работещи заедно в определена област на проекта, трябва да чувстват, че споделят отговорността за успеха му (споделена собственост).

Допълнителни трудности, пред които е изправен проектният мениджър, са посочени от въпросите:

• Как да идентифицирате кои специалисти ще подхождат за изпълнение на задачите?
• Какви инструменти ще им трябват? И какво следва –
• Как да определите бюджета, необходим за завършване на екипа?

Тук можем само да обърнем внимание на въпросите. Отговорът ще се различава в зависимост от проекта.

Личности в екипа

В проектния екип всеки член трябва да има правилните умения и опит. Но също толкова важни са личностните черти, които ще направят екипа силен и сплотен. Когато става въпрос за общи черти, проектният екип трябва да се състои от хора, които са:

• гъвкави и адаптивни към променящите се условия
• отворени към нови предизвикателства
• сътрудничещи
• готови да поемат отговорност за задачите, възложени им, и
• знаят как да се справят със стреса.

Въпреки това, също толкова важна е разнообразието от личности и работни стилове. Това ще позволи да се използват много по-добре техните силни страни. Всички екипи ще се възползват от наличието на индивиди, които са:

1. Ориентирани към целите – фокусирани върху постигането на най-добрите възможни резултати и действително насочени
2. Креативни – плодовити с идеи, демонстрират висок ниво на иновации и способност да намират нови решения
3. Ориентирани към хората – за които другите хора, отношенията и взаимното разбиране са най-важни

Роли в екипа

Неформалните роли в екипа се появяват спонтанно. Въпреки това, си струва да се отбележи тяхното съществуване и динамика по време на изпълнението на проекта. Основните роли в проектния екип включват:

• Лидер – обръща специално внимание на ефективността на екипа,
• Посредник – разрешава конфликти и помага на екипа да работи по-ефективно
• Шегаджия – този, който кара другите да се смеят и подобрява настроението на екипа,
• Напомняне – винаги помни важни крайни срокове и задачи,
• Координатор – помага на екипа да работи по-ефективно, като комбинира работните елементи на отделните членове,
• Наставник – често старши член на екипа, който е готов да сподели опит и знания с другите.

Неформалните роли помагат на екипа да функционира ефективно и водят до по-добри резултати. Въпреки това, не трябва да се третират като заместител на формалните отговорности.

Резюме

Изборът на проектния екип може да определи успеха или провала на целия проект. Затова е толкова важно екипът да се състои от хора с различни умения и личности, различен опит и работни стилове. Ако проектният мениджър правилно избере колегите, те естествено ще заемат неформалните роли, за да образуват сплотен екип, увеличавайки шансовете за успех и по-нататъшно плодотворно сътрудничество.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчелички в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.