Важно е затварянето на проекта | #22 Започване с управлението на проекти

Официалното закриване на проекта може да изглежда с малко значение. С всички задачи завършени и целта на проекта постигната, какво ще кажете за кратка среща в приятелска атмосфера и взаимни поздравления? И за това си струва да се планира подходящо дълга среща с екипа и заинтересованите страни. Имайте предвид обаче, че закриването на проекта е ключов момент не само заради интеграцията на участниците в проекта.

Закриване на проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Какво ще кажете да пропуснем закриването на проекта?
3. Как да закрием проекта добре
4. Списък с задачи при закриване на проекта
5. Резюме

Въведение

Управлението на проекти може да бъде представено като пет групи процеси, включващи:

• Иницииране – определяне на обхвата и значението му,
• Планиране – установяване на обхвата на проекта и конкретните цели, които трябва да бъдат постигнати,
• Изпълнение – изпълнение на планираната работа,
• Наблюдение и контрол – проверка на текуща база дали работата върви по план,
• Закриване – официално завършване на проекта.

Днес ще се фокусираме върху последната група процеси, а именно закриването на проекта. Това е малка група задачи. Въпреки това, тя оказва значително влияние върху възприятието за целия проект, подобни проекти, реализирани в същото портфолио или портфейл, както и бъдещи проекти, реализирани за същия клиент. Ще предложим на какво да се обърне внимание, за да се закрие успешно проектът, да се завърши договорът и да се извлекат най-интересните уроци за бъдещето.

Какво ще кажете да не правим закриването на проекта изобщо?

Отказването от задачата за закриване на проекта изглежда примамливо. След като целта е постигната, по-гладкото преминаване към инициирането на следващия проект изглежда по-добре. Прилагането на знанията и уменията, придобити от последните задачи, сега изглежда просто и интуитивно. Въпреки това, пропускането на официалното закриване на проекта идва и с определени рискове. Ето защо.

Влошаване на имиджа

Влошаването на имиджа на екипа и ръководителя на проекта е първият и остро усетен резултат от пренебрегването на процесите по закриване на проекта. Неприключена работа или неприключен проект, изброен в системата на компанията, не изглежда добре. По-важно е, че това понижава доверието в изпълнителите, дори ако клиентът е доволен от резултатите на проекта. Това може да предизвика разногласия относно бъдещи проекти или по-малко благоприятни условия за сътрудничество.

Дублиране на работа

Липсата на подходяща документация за завършената цел на проекта означава, че други членове на организацията няма да научат за нея. С други думи, те няма да знаят решенията, разработени в нашия проект. И те могат да започнат да реализират много подобен проект след известно време, вместо да изградят на базата на това, което вече имат.

Пропуснати възможности

Задачите на ръководителя на проекта, изпълнявани в етапа на закриване на проекта, включват създаване на документация, описваща очакваните ползи от проекта. Те могат да включват търговски приложения, както и вътрешни или клиентски реализации.

Без завършване на тази формалност, дори много успешен резултат от проекта може да стане “сиротен” (сиротен продукт). Това може да се случи, ако не бъде правилно комуникирано на специалистите, ангажирани с клиентския контакт, продажби и маркетинг. В резултат на това, той просто няма да се появи на пазара, въпреки всички шансове за успех.

Формални рискове

Завършването на проект, реализиран за клиент, включва финализиране на договора, по време на който всички необходими документи трябва да бъдат подготвени и подписани навреме. Следователно, незавършените процеси включват реален риск от формални недостатъци, които са скъпи за компанията.

Поради тези причини е препоръчително да се използва последният етап на проекта, за да се завършат всички неща. Така че можете да се похвалите с дейностите, които са били завършени до последния бутон.

Как да закрием проекта добре

Добро завършване на проекта трябва да включва три области:

• Техническо завършване на проекта – да се уверим, че целта на проекта е постигната и всички задачи са завършени,
• Учене – да се направи преглед на това, което е било направено добре и да се размисли за това, което е било направено погрешно, както в изпълнените задачи, така и в управлението на проекта,
• Сътрудничество и мотивация – да се признае приносът на всеки член на екипа за извършената работа и да се отпразнува успехът на проекта.

Списък с задачи при закриване на проекта

За да започнете да отпразнувате успеха възможно най-гладко, най-добре е да създадете списък с финални задачи и да планирате изпълнението му според избраната методология. Въпреки че всеки проект има своите специфики, следните задачи трябва да бъдат в списъка:

1. Уверете се, че резултатът от проекта отговаря на стратегически най-важните, а за предпочитане и на всички, критерии, изброени в документа за проекта.
2. Проверете дали резултатът от проекта изчерпва обхвата на изпълнението.
3. Подгответе документация за проекта и я направете достъпна за всички заинтересовани страни.
4. Проверете дали всички потребители на резултата от проекта могат да го прилагат и имат достъп до документацията.
5. Прегледайте договорите с клиентите и членовете на екипа, за да видите, че всички изисквания са изпълнени.
6. Уверете се, че имате документация за приемане на всички резултати от клиента или други упълномощени заинтересовани страни.
7. Проведете среща или срещи за финализиране на договорите.
8. Подгответе документ с обратна връзка за бъдещето относно управлението на проекта.
9. Заедно с екипа, подгответе документ за правилата за сътрудничество в екипа и проблемите, които трябва да се решат преди започването на следващия проект.
10. Архивирайте всички проектни материали.
11. Проведете среща за приключване на проекта.

Всяка задача в горния списък се нуждае от уточняване в съответствие с изискванията на нашия проект и заинтересованите страни. Въпреки това, за да преминете успешно през стъпките за закриване на проекта, е добре да се придържате към общия списък и да го коригирате с всеки проект.

Резюме

Завършеният проект изисква официално заключение, но и извлечени уроци и време за отпразнуване на успеха с екипа. Убедете се, че целта, както и задачите, са били изпълнени и че клиентът е доволен от резултатите, са най-важните стъпки, които ръководителят на проекта трябва да предприеме. Въпреки това, не си струва да се пренебрегва подготовката на достъпна документация и да се направи достъпна за правилните хора. Именно последните могат да определят бъдещата съдба на нашия проект – дори ако всичко изглежда ясно сега.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.