Областта на планирането в управлението на проекти | #17 Започване с управлението на проекти

Планирането в управлението на проекти отнема толкова време, колкото и целият проект. Първо се създава най-широката картина, определят се основните етапи и се идентифицират най-важните области на изпълнение, понякога наричани епики. Въпреки това, дори и ден преди приключването на проекта, все още остава среща в края на проекта, която трябва да се планира.

Планиране в управлението на проекти – съдържание:

1. Планиране в управлението на проекти – въведение
2. Области на проекта
3. Област на планиране
4. C.L.E.A.R
5. Резюме

Въведение

В традиционния каскаден подход имаше фаза на планиране, предшестваща изпълнението на проекта. В тази фаза трябваше да се изготви подробен график на дейностите, да се определят основните етапи и да се разпределят бюджетните ресурси между различните задачи. След като планирането в управлението на проекти беше завършено, беше достатъчно да преминем към изпълнение и да отметнем завършените задачи стъпка по стъпка. Въпреки това, реалността на управлението на проекти рязко се отклони от идеализирания образ, в който етапите на планиране и изпълнение на проекта могат лесно да бъдат разделени.

Области на проекта

Последният PMBOK вече не се отнася до последователни етапи на планиране и изпълнение на проекта. Вместо това, областта на управлението на проекти е разграничила области на представяне, които са сферите, в които се случва проектът, а не неговата времева рамка. Всъщност, тези области са:

• заинтересовани страни
• екип
• методи и жизнен цикъл на проекта
• планиране
• изпълнение на проекта
• доставка на резултати
• мониторинг
• несигурности и рискове

Те се преплитат и пресичат на много места. Въпреки това, говоренето за области вместо за етапи улеснява разграничаването между жизнения цикъл на проекта и приложените методи на работа. В много подходи, планирането, изпълнението и доставката на резултати се случват много пъти по време на проекта.

Област на планиране

С планирането в управлението на проекти, проектът се изпълнява по организиран, координиран и целенасочен начин. Знанията и уменията, придобити по време на изпълнението на проекта, се адаптират на текуща база, за да се преследва най-ефективно целта на проекта. Затова областта на планиране е определена в PMBOK като:

“Област на дейност, включваща дейностите и функциите, свързани с началната, текущата и развиваща се организация и координация, необходими за доставяне на резултати и изходи от проекта.”

Това означава, че елементи на планирането могат да бъдат намерени почти във всеки момент от проекта. Те присъстват в фазата на иницииране, когато работата по изпълнението на проекта все още не е започнала, но също така и в неговите финални етапи, по време на които резултатите от работата на екипа се тестват и внедряват на мястото на клиента.

Свързани с областта на планиране са документи и инструменти, известни колективно като артефакти. Въпреки че те се използват основно в областта на планирането на проекта, те често се използват и в други области. Например:

• Backlog – често приема формата на Kanban дъски и е колекция от задачи, планирани за изпълнение, тя също принадлежи на областта на изпълнението на проекта,
• План за управление на проекта – също се отнася до области на заинтересованите страни и изпълнение на проекта,
• План за управление на риска – също принадлежи на областта на несигурност и риск.

Въпреки това, неизменно най-важният аспект на планирането е да се създаде курс на действие, който ще доведе до ефективна реализация на целта на проекта.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. е един от методите за формулиране на цели. Той е формулиран от Адам Крик. Акронимът се разширява по следния начин:

• C – Сътруднически, или Споделен – при планирането на целта на проекта е важно да се помни да се насърчава проектният екип да работи заедно
• L – Ограничен, или Рестриктивен – рамките на планирания проект трябва да бъдат определени и известни на всички заинтересовани страни
• E – Емоционален, или Влияещ от емоции – целта на проекта трябва да наследи от своята визия способността да предизвиква желание за реализиране
• A – Оценим – планирането на цел, която е твърде малка, просто не работи за въображението, тя трябва да постави летвата достатъчно високо, за да стимулира амбицията
• R – Подлежащ на преработка, което означава, че може да променя форма и да се адаптира към нови условия

Последната точка на метода C.L.E.A.R. е особено важна за областта на планиране. Това е защото подчертава необходимостта да се адаптира целта към условията на изпълнение на проекта и непрекъснатостта на процеса на планиране.

Използването на C.L.E.A.R. може да помогне в ефективното планиране за постигане на целта на проекта. Това е така, защото свързва областта на планиране с областта на екипа. Това, от своя страна, понякога е маргинализирано при използването на общоизвестни методи за формулиране на цели, като SMART, например. Така че си струва да се комбинират двата метода, като по този начин се получава по-широка картина и по-интересни възможности за планиране.

Областта на планирането в управлението на проекти. Резюме

Областта на планиране е навсякъде в управлението на проекти. Тя придружава почти всички дейности на ръководителя на проекта. Това е така, защото присъства още в фазата на иницииране, определяйки за какво е проектът. От своя страна, тя играе основна роля в началното планиране, графика и определянето на основните етапи на проекта. Въпреки това, когато планирате проектни задачи, най-важното е да действате в духа на lean, тоест да планирате в детайли само това, което планирането изисква. И адаптация, т.е. незабавно използване на знанията, придобити по време на проекта, за подобряване на ефективността на операциите.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.