Определение на успеха в управлението на проекти | #9 Започване с управлението на проекти

Какво означава, че един проект е успешен? Единственото му критерий ли е доставката на резултати в зададения срок и закриването на разходите в планирания бюджет? Но какво, ако реализираната цел на проекта не отговаря на очакванията на клиента? Или иначе казано, пропуска критериите, считани за важни от заинтересованите страни? В днешната статия обсъждаме определението за успех в управлението на проекти.

Определение за успех в управлението на проекти – съдържание:

1. Въведение
2. Определение за успех на проекта
3. Определение за завършване срещу критерии за приемане
4. KPIS. Закъснели индикатори
5. Резюме

Въведение

Всеки проект се управлява от своите закони. Следователно, както и методът на изпълнение на проекта – трябва да изберем и коригираме критериите за успех, всеки път в зависимост от спецификата на конкретния проект. От една страна, може да е от решаващо значение да се създаде техническо определение за завършване, от друга – критерии за приемане, формулирани от гледна точка на получателя на резултатите от проекта. За много проекти, от друга страна, е също толкова важно да създадем подходящи KPI, т.е. ключови индикатори за представяне, които позволяват многомерна оценка на изпълнението на проекта.

Определение за успех на проекта

Вече по време на работа по визията за проекта, заинтересованите страни се питат какво ще бъде определението за успех. За много проекти, времето ще бъде ключово – в крайна сметка, каква полза е да организираш разточителна коледна партия за инвеститори, ако тя се проведе през януари? Може би надвишаването на бюджета ще бъде по-малко важно в този случай, отколкото дори еднодневно забавяне.

В случая с реализирането на благотворителен бал, може да се окаже точно обратното – можем да отложим датата на събитието, за да намалим разходите за наем на залата. Ако, отново, организираме парти, насочено към дегустация на местни продукти, както времето, така и разходите за изпълнение отстъпват на приоритета на качеството. Трябва да балансираме организацията с наличността на най-добрите сезонни храни.

В крайна сметка, според PMBOK, най-важният детерминант на успеха на проекта е неговият резултат от гледна точка на клиента или, в случая на вътрешни проекти, от гледна точка на крайния потребител. Но как да създадем определение за успех в управлението на проекти, така че то да може да придружава проектния екип, докато работи по детайлни задачи, и в същото време да бъде ясно за заинтересованите страни?

Определение за завършване срещу критерии за приемане

Определението за успех в управлението на проекти обикновено се създава от ръководителя на проекта в сътрудничество с заинтересованите страни. Те са тези, които трябва да се съгласят да зададат критериите, които крайният резултат трябва да отговаря, за да бъде считан за успешен. Тяхното мнение е също толкова важно при оценката на резултата.

Важно е, следователно, когато започваме проект, да е възможно най-ясно не само какъв трябва да бъде резултатът, но и как ще бъде проверено дали той отговаря на критериите за успех. За да направим тази точка по-ясна, ще използваме терминологията, използвана в Scrum проекти. Това са “определение за завършване” и “критерии за приемане.” Разликата между двете може да се види перфектно, когато разгледаме примера на проект, насочен към създаване на уебсайт на компания.

Определението за завършване ще предостави техническо описание на сайта: той ще бъде правилно защитен, ще се състои от начална страница и четири подстраници, и ще има панел за вход за клиенти в заглавката. С други думи, с определението за завършване, проектният екип знае какво ще реализира.

От друга страна, чрез ясно определяне на критериите за приемане, проектният екип знае защо ще извърши всички тези дейности и как свършената работа ще се превърне в бизнес стойност. Критериите за приемане ще бъдат използвани, за да се провери дали резултатът от проекта е задоволителен от гледна точка на потребителя. Използвайки примера по-горе, уебсайтът ще се показва лесно на различни устройства и ще позволява на потребителя да отиде до клиентския панел след въвеждане на потребителско име и парола.

Връщайки се за момент към примера за организиране на събития, определението за завършване на проекта може да включва, например:

• дата и място на събитието,
• броя на гостите, за които са подготвени места,
• меню,
• осигурена музикална придружаване.

Критериите за приемане, от друга страна, могат да се отнасят до очакваното преживяване на участниците на партито, например:

• просторността на помещенията,
• качеството на сервирани напитки,
• едновременно сервиране на храна на всички гости, седящи на една маса.

KPIS. Закъснели индикатори

Ключовите индикатори за представяне (KPI) са ключови детерминанти на успеха в управлението на проекти за оценка дали основните му цели се изпълняват. Закъснелите индикатори могат да се използват за оценка на успеха на изпълнението на проекта. Прогнозирането на крайната стойност на KPI позволява да се определят минималните критерии, които трябва да бъдат изпълнени, за да се говори за успех на проекта. Въпреки това, те са подходящи само за оценка на измерими резултати, като:

• разходи за изпълнение на задачата
• своевременност на изпълнението
• броя на човекочасовете или други ресурси, използвани за изпълнение на проекта
• екологично натоварване
• превръщане на трудовия принос в печалба за организацията.

Съществуват стотици индикатори, използвани в управленската практика за тази цел, следователно, тяхното избиране в началото на проекта е една от важните задачи на ръководителя на проекта. В крайна сметка, целта не е да се измерва всичко, а само това, което наистина предоставя релевантна информация за състоянието на проекта и успеха в управлението на проекти. Не трябва да има повече от 20 от тях, докато в случая на по-малки проекти, техният брой не трябва да надвишава 5.

Резюме

Успехът в управлението на проекти зависи не само от усилията, вложени в него, пазарната ситуация и ефективното ръководство. Също така е от решаващо значение точно да се определи какво считаме за успех. И дори допълнителни фактори, които не могат да бъдат предвидени. В крайна сметка, от гледна точка на клиента, импровизирано решение в последния момент може да бъде много удовлетворяващо. Въпреки това, нека по-добре оставим импровизацията сред смелите стратегии за спасяване на проекти в последния момент, които са в опасност от провал, вместо да прилагаме обмислени определения за успех и завършване на проекта, и добре формулирани критерии за приемане ежедневно.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.