Модели за управление на проекти | #48 Започване с управлението на проекти

Умело управляваната промяна, която се случва по време на проект, може да доведе до трансформация на дейностите на членовете на екипа и заинтересованите страни и дори до преоформяне на организационната култура. Въпреки това, управлението на дълбока промяна изисква структурирана методология, която цели да установи как да се премине от текущото състояние към желаното. Какви са моделите на промяна в проект? Четете нататък, за да разберете!

Модели на управление на промяната в проектите – съдържание:

1. Въведение
2. Моделът ADKAR®
3. 8-те стъпки на Kotler за управление на промяната
4. Моделът на промяната на Сатир
5. Моделът на трансформация на Бриджис
6. Модели на промяна – резюме

Въведение

Управлението на промяната изисква не само осъзнаване на източниците и областите на проекта, които подлежат на промяна. Също толкова важно е и избора на метод. Правилният метод трябва да позволи на ръководителя на проекта да възприеме промяната и да реши най-благоприятните мерки. В крайна сметка, с внимателно подбран метод за управление на промяната, непредвидено събитие може да се окаже с благоприятни последици.

Докато съществуват много модели на промяна, описващи дейностите, необходими за успешно управление на промяната в проектите, днес ще обсъдим само най-популярните. Тези few, които се оказват успешни в много организации и последното издание на PMBOK препоръчва.

Модел ADKAR®

Моделът ADKAR® се състои от пет стъпки, които започват с разпознаване на необходимостта от промяна в проект, за да се адаптира към новите условия. Авторът на модела е Джеф Хиат, който в книгата си “ADKAR: Модел за промяна в бизнеса, правителството и нашата общност” предлага следната последователност за управление на промяната:

1. Осведоменост. В тази стъпка се идентифицират причините за промяната.
2. Желание. След разпознаването на причините за промяната, трябва да има желание за промяна и приемане на нея.
3. Знание. Участниците в промяната трябва да решат как ефективно да осъществят трансформацията. Това включва изучаване на нови процеси и системи, както и роли и отговорности. Знанието може да се предава чрез обучение и образование.
4. Умения. На този етап практическите умения укрепват знанието и, ако е необходимо, наемането на експерти, специализирани в областта на интереса, в която се извършва промяната.
5. Укрепване. Последната стъпка е да се включат награди, признание, обратна връзка и измерване на ефектите от приложената реакция на промяната.

8-те стъпки на Kotler за управление на промяната

Джон Котлер, емеритен професор в Харвардската бизнес школа, е написал книги за управление на промяната. Той е разработил метод от 8 стъпки за трансформиране на организация, вземайки подход отгоре-надолу, където необходимостта от промяна и планът за управление на трансформацията идват от най-високите нива на организацията. След това, той се предава надолу през редиците на организационното управление до получателите на промяната.

Методът на Котлер е особено полезен, когато управлението на организацията е загрижено за лошото представяне на проект и решава да промени своя обект или други ключови параметри. Той се състои от осем стъпки:

1. Създаване на внезапна необходимост. Идентифицирайте потенциални заплахи и възможности, които водят до необходимост от промяна.
2. Формирайте силни коалиции. Идентифицирайте лидери на промяната. Тяхната йерархия или ранг не е толкова важна, колкото потенциалът им да влияят на другите в различни роли, компетенции и с различна степен на важност в организацията.
3. Създайте визия за промяна. Представете ясна, вдъхновяваща и убедителна идея за бъдещето, която мотивира и ангажира хората в процеса на промяна.
4. Комуникирайте визията. Намерете начини да опростите и предадете концепцията си, с цел да запазите хората на борда.
5. Премахнете препятствията. Идентифицирайте тези, които могат да ви попречат да реализирате визията си за промяна и ги разрешете.
6. Създайте бързи успехи. Реализирайте бързи, лесни за постигане цели, които убеждават хората да се променят и им дават усещане за успех.
7. Поддържайте инерцията. Останете активни и динамични, за да осигурите ангажираността на екипа в продължаващия процес на промяна.
8. Редовно наблюдавайте състоянието на внедрените промени и напредъка в развитието.

Моделът на промяната на Сатир

Вирджиния Сатир разработи модел на промяна, основан на теорията за комуникацията. Като психотерапевт, тя усети необходимостта да помогне на пациентите си да се справят с промяната и създаде модел, който също намери приложение в бизнеса, включително в управлението на проекти.

Моделът на Сатир описва четири етапа, през които преминава процесът на промяна:

1. Въвеждане на новост. Новостта може да се появи в резултат на вътрешна или външна промяна.
2. Хаос. Нарушаването на съществуващия ред причинява проектът да премине през кратка фаза на хаос, по време на която екипът и организацията се адаптират към новата ситуация.
3. Трансформация. В тази фаза разбирането на новата ситуация се задълбочава. Започват действия за адаптиране към нея.
4. Интеграция. В тази фаза, ситуацията след промяната достига първата си стабилност и изпълнението на проекта продължава с нов ритъм при променените условия.

Моделът на трансформация на Бриджис

Уилям Бриджис твърди, че неговият модел не е за промяна, тъй като я възприема като външно събитие, което влияе на съществуващото състояние на нещата. Моделът на Бриджис е за трансформация или поглед към хората, които възприемат и действат при сблъсък с метаморфоза. Следователно, той се фокусира предимно върху адаптацията на хората към измененията. Бриджис вярва, че ключът към извършването на благоприятна трансформация на статуквото е точно в разпознаването на начина, по който екипът на проекта, ръководителят на проекта и другите, участващи в задачите, настройват действията си спрямо новите условия.

Моделът на Бриджис се състои от три етапа:

1. Край. В тази фаза, хората, участващи в проекта, се чувстват тревожни и загрижени за загубата на познатия ред на нещата.
2. Преходен период. В този етап започва процесът на адаптация към новата ситуация.
3. Ново начало. В тази фаза, ръководителят на проекта, проектният екип и заинтересованите страни приемат нов ред на изпълнение на задачите, който е стабилен и функционален.

Модели на промяна – резюме

Управлението на промяната изисква от ръководителя на проекта не само да демонстрира техническа компетентност, но и да управлява хората и да вижда как промяната влияе на тяхната работа.

Всеки от четирите модела за управление на промяната:

• ADKAR®,
• 8-те стъпки на Kotler за управление на промяната,
• Моделът на промяната на Сатир, и
• Моделът на трансформация на Бриджис,

се фокусира върху леко различен аспект на преминаването през промяна. Въпреки това, всички те подчертават, че в процеса на трансформация и модификация е важно не само да се разреши структурата на задачите и графика на проекта. Също толкова важно е да се ръководи екипът и организацията през процеса, така че новото начало да може да се окаже силна отправна точка за по-нататъшно изпълнение на проекта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.