Как да създадете регистър на рисковете в проекта? | #44 Започване с управлението на проекти

Управлението на рисковете в проект е от съществено значение за неговия успех. Според изследвания, само 30% от проектите се завършват навреме, а повече от 70% от тях имат затруднения с забавяния или допълнителни разходи. За да се избегнат такива провали, ръководителят на проекта трябва да признае ключовите рискове и да приложи подходящи контрамерки, а за да направи това, той или тя създава регистър на рисковете. Това е инструмент, който помага за управление и предвиждане на рисковете в проекта. Но как да подготвим успешен регистър на рисковете за планиране и изпълнение на проекта? Четете нататък, за да разберете!

Как да създадем регистър на рисковете в проекта? – съдържание:

1. Въведение
2. Как трябва да изглежда регистърът на рисковите фактори?
3. Как да подготвим регистър на рисковите фактори?
4. Резюме

Въведение

Рискът е неразривна част от всеки проект. За да го управлявате ефективно, ви е нужен инструмент, който да ви помогне да идентифицирате, наблюдавате и реагирате ефективно на възникващите препятствия, с други думи, регистър на рисковете. Успешното завършване на много корпоративни и организационни проекти е застрашено на някакъв етап от изпълнението. По тази причина ръководителят на проекта трябва да се запознае с методите и инструментите за управление на рисковете и преди всичко – да подготви умело регистър на рисковете.

Регистърът на рисковете, известен също като регистър на рисковите фактори, е документ, който записва всички идентифицирани препятствия, заплахи или опасности. Той също така включва тяхната анализа, както и контрамерки, които да се предприемат в случай на тяхното възникване по време на проекта. Регистърът става колекция и хранилище на информация за всички рискове и възможности, свързани с проекта.

Как трябва да изглежда регистърът на рисковите фактори?

Регистърът на рисковете трябва да изглежда като четим документ и да съдържа следната информация:

• Описание на риска – какъв е рискът и в коя област на проекта влияе?
• Възможни последици – какви заплахи представляват опасностите за проекта? Ще доведат ли до появата на допълнителни последствия? Можем ли да ги предотвратим?
• Вероятност за възникване – е ли това случайно рисково събитие, свързано, например, със забавяния в изпълнението на задачи; или е рядко, което може да застраши целия проект?
• Приоритет – колко сериозен е този риск в сравнение с другите с подобна вероятност за възникване?
• Отговорни лица – кой ще носи отговорността за адекватно, бързо и ефективно реагиране на риска?
• План за реакция на риска – какви действия да предприемем, когато възникнат трудности?

Регистърът на рисковете следователно трябва да събира информация за всички идентифицирани рискове, тяхната анализа, както и контрамерки. Той също така се нуждае от редовно обновяване за всички заинтересовани страни в проекта, така че всеки да може да бъде в течение и да реагира на възникващите рискове и извънредни ситуации.

Как да подготвим регистър на рисковите фактори?

Подготовката на регистъра на рисковете се състои от няколко стъпки:

1. Идентификация на рисковете. Първата стъпка е да идентифицирате всички рискове, свързани с проекта. Можете да го направите, като проведете сесия за мозъчна атака с екипа или прегледате литература, свързана с проекта. След като създадете дълъг списък с рискове, анализирайте, за да разделите всички потенциални заплахи на технически, свързани с ресурси и бизнес среди на проекта.
2. Оценка на рисковете. След като бъдат идентифицирани, анализирайте рисковете, за да оцените потенциалното им въздействие върху проекта. Отговорете на въпросите:
• Кои рискове са най-вероятни да се случат? Също така е добра идея да ги подредите по ред на вероятност за възникване. Това ще ви помогне да определите кои от тях изискват най-много внимание.
• Какви могат да бъдат последствията им? Тук най-добрият начин е да започнете списъка с най-сериозните последствия.
3. Планиране на реакцията на риска. На базата на анализа и приоритизацията, ръководителят на проекта трябва да разработи план за реакция за всеки от идентифицираните рискове. Предпочитано е да се определят мерките, които да се предприемат в случай, че рискът се реализира. Също така е добра идея да подготвите план за непредвидени обстоятелства, схема със сценарии, включваща указания как да се държите, когато възникнат такива събития, които можете да приложите веднага щом се случат.
4. Актуализиране на регистъра. Регистърът на рисковете трябва да се актуализира редовно, за да се проследяват и управляват правилно идентифицираните рискове, както и да се добавят нови, когато е необходимо, докато проектът напредва.

Една от най-честите грешки, които се правят при подготовката на регистър на рисковете, е недостатъчният анализ на причините за рисковете и недостатъчното планиране на реакциите на рисковете. За да се избегне тази грешка, ръководителят на проекта трябва да отдели време и внимание на анализа и планирането. По този начин той или тя ще придобие увереност, че най-вероятните рискове са били правилно идентифицирани.

Резюме

Регистърът на рисковете е инструмент за управление и предвиждане на рисковете, свързани с изпълнението на проекта. Той съдържа подробна информация за идентифицираните рискове, тяхната анализа и контрамерки. Освен това, проектният екип трябва да сътрудничи при изготвянето на регистъра на етапа на планиране на проекта, а след това да го поддържа актуален и достъпен за всички заинтересовани страни в проекта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.