Как да създадем бюджет за проект? | #42 Започване на работа с управление на проекти

Според доклад на Института по управление на проекти, през 2021 г. 62% от проектите са завършени в рамките на първоначалния бюджет. Най-добре представящата се страна в тази класация е Китай с 66%, докато Европа е на последно място с 57%. Лошо създадените проектни бюджети са отговорни за значителна част от провалите в това отношение. Как да оцените разходите в проект, за да увеличите вероятността за успех?

Проектен бюджет – съдържание:

1. Въведение
2. Какво е проектен бюджет и какво го съставя?
3. Как да оценим разходите на проекта?
4. Инструменти и методи за оценка на проектния бюджет
5. Резюме

Въведение

Неправилното изпълнение на проект води до загуба от 19 милиона долара за всеки милиард инвестиции (PMI 2019), а само 34% от организациите обикновено или винаги завършват проектите в рамките на бюджета (Уелингтън 2021). За да разберем как да се присъединим към тази група, нека разгледаме по-отблизо какво представлява проектният бюджет и начините и инструментите за подготовката му.

Какво е проектен бюджет и какво го съставя?

Проектният бюджет е одобрената приблизителна сума, която организацията възнамерява да изразходва за проекта. Той се основава на оценени разходи за проекта и фигурира в бюджета на цялата организация.

Проектният мениджър трябва да включи в проектния бюджет всички разходи, свързани с проекта, като:

• Преки разходи – разходи, необходими за изпълнение на задачи, които пряко водят до реализиране на целта на проекта, т.е. разходи за материали, труд и инструменти, оборудване и консумативи,
• Непреки разходи – разходи, които не могат да бъдат пряко приписани на проекта, но които се понасят във връзка с неговото изпълнение, като административни разходи или, например, разходи за управление на проекта.
• Капиталови разходи – разходи, свързани с придобиването на т.нар. дългосрочни активи, като сгради, оборудване или машини.
• Оперативни разходи – периодични разходи, свързани с експлоатацията и поддръжката на проекта, като комунални услуги, застраховки заедно с поддръжка,
• Резерви за непредвидени разходи – средства, отделени за покриване на непредвидени събития или промени в обхвата на проекта.

Как да оценим проектния бюджет?

Прогнозната стойност на планираната работа се нарича Планирана стойност на работата (BCWS) или Планирана стойност (PV). И двата показателя обозначават сумата на средствата, необходими за завършване на планираната работа в определен период.

За да оцени проектния бюджет, проектният мениджър трябва да извърши няколко дейности, за да получи най-точните оферти. Първо, проектният мениджър трябва да знае всички изисквания на проекта, като обхвата на работа, сроковете и ресурсите, които ще са необходими за завършване на проекта.

Следващата стъпка е да се проучат пазарните цени на ресурсите и услугите, които да бъдат включени в проекта, т.е. цената на материалите, услугите на доставчиците заедно със заплатите на екипа по проекта.

След получаване на изискванията и данните за цени, проектният мениджър може да започне процеса на първоначална детайлна оценка на бюджета. След като той бъде завършен, обаче, той трябва незабавно да прегледа бюджета с екипа по проекта. Това ще осигури, че всички разходи са включени и че бюджетът е възможно най-реалистичен.

Освен това, проектният бюджет се нуждае от редовен преглед и актуализация, за да остане в рамките на плана и бюджета.

Инструменти и методи за оценка на проектния бюджет

При оценка на проектния бюджет, незаменим инструмент е известният и популярен Microsoft Excel. Неговото основно предимство е достъпността и леснотата на използване, както и възможността за извършване на много изчисления и анализи. Недостатъкът обаче е, че Excel няма функция за автоматично актуализиране на бюджета в реално време.

Въпреки това, той ще работи добре за оценка на бюджета преди изпълнението. За текущ преглед на разходите, препоръчваме инструменти за поддръжка на проекти, като Firmbee. Системата позволява на членовете на екипа да следят в реално време приходите и разходите, свързани с даден проект.

За да създадете точен бюджет, можете да използвате следните методи:

1. Оценка отдолу нагоре. Този метод включва оценка на разходите за всяка проектна дейност и събиране на техните разходи, за да се определи общата стойност на проекта. Той е времеемък и изисква детайлно познаване на проектните дейности. Въпреки това, предоставя високо ниво на точност и помага за идентифициране на всички необходими разходи.
2. Параметрична оценка. Този метод включва използване на статистически данни за оценка на разходите за проектни дейности. Той е много по-бърз от оценката отдолу нагоре, така че може да бъде полезен за оценка на бюджета на големи проекти, стига организацията да разполага с източник на надеждни данни. Въпреки това, може да не предостави достатъчно ниво на точност.
3. Експертна оценка. Третият метод включва използване на знанията и опита на заинтересованите страни в проекта, включително проектния мениджър и членовете на екипа, за оценка на разходите за проектни дейности. Той може да предостави високо ниво на точност, практичен за сложни проекти. Въпреки това, той разчита на експертизата на отделни заинтересовани страни, така че може да бъде пристрастен и да генерира конфликти. Освен това, трудно е да се отчетат променящите се бизнес условия, като инфлация или промени в закона.

Резюме

Създаването на точен проектен бюджет е времеемко и изисква опит. Затова е добра идея да опитате различни инструменти и да се възползвате от наличните методи за подготовка на бюджета, като оценка отдолу нагоре, параметрична оценка или експертна оценка.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.