Анализ на риска в проектите и инструменти за улесняване на процеса | #38 Започване с управлението на проекти

Анализът на риска помага за увеличаване на шансовете за успешно завършване на проект. Но какви видове рискове могат да заплашат един проект? Какви инструменти да използваме, за да ги идентифицираме навреме?

Анализ на риска – съдържание:

1. Въведение
2. Видове рискове в проектите
3. Технически рискове
4. Рискове свързани с ресурсите
5. Рискове от бизнес средата
6. Инструменти за анализ на риска
7. Диаграма Ишикава
8. Матрица на риска
9. Резюме

Въведение

Анализът на риска е ключов компонент на управлението на проекти, тъй като позволява:

• идентификация,
• оценка и
• реагиране на потенциални рискове, пренебрегването на които може да провали целия проект.

Според доклада на Института за управление на проекти (PMI) за 2021 г., почти половината от проектите не успяват да постигнат целите си, а повече от половината са с изоставане от графика или над бюджета.

Видове рискове в проектите

Трите най-чести рискове, които засягат повечето корпоративни проекти, са:

• Технически риск – отнася се до проблеми, свързани със софтуер, хардуер или процеси, които могат да попречат на изпълнението на проекта
• Риск свързан с ресурсите – включва проблеми, свързани с наличността на ресурси, като служители, бюджет или време
• Риск от бизнес средата – касае проблеми като промени в регулациите или конкуренцията.

Нека разгледаме по-подробно всеки от тях, за да видим как да идентифицираме, анализираме и реагираме на всеки тип риск.

Технически рискове

За ефективно идентифициране и анализ на техническите рискове, трябва да проведете подробен анализ на техническите спецификации на проекта, отговаряйки на следните въпроси:

• Кои задачи ще изискват използването на иновационни технологии?
• Има ли организацията екип за разработка, внедряване и експлоатация на технологичната страна на проекта? Ако не,
• Кой доставчик на решения да изберем и как да формулираме договор с изпълнителите?

Трябва също така да проведете анализ на риска, основан на сценарии, за да откриете потенциални проблеми и техните последици. За да минимизирате техническите рискове, обърнете специално внимание на контрола на качеството в проекта и осигурете редовно тестване и поддръжка. Може да се обмисли и план за действие при извънредни ситуации. Ръководителят на проекта също трябва да бъде в течение на технологичните иновации и да се консултира с експерти в областта, в която се реализира проектът.

Рискове свързани с ресурсите

Минимизиране на рисковете, свързани с ресурсите, изисква анализ на наличността на специалисти и квалифицирани работници, реалната наличност на бюджет и времето за непрекъснато изпълнение на задачите.

При анализа на този тип риск, ръководителят на проекта трябва да зададе следните въпроси:

1. Има ли организацията достатъчно специалисти в ключови области на проекта, като програмиране, дизайн или финансиране, например?
2. Има ли адекватни процедури и инструменти за управление на ресурсите, като планиране на ресурсите или отчитане?
3. Включва ли бюджетът на проекта достатъчни средства за наемане или аутсорсинг на ресурси при необходимост?

Рискове свързани с бизнес средата

Бизнес рисковете са основно свързани с появата на динамично развитие на конкуренцията. Те могат също така да се отнасят до нови регулации, които влияят на бюджета или времето на проекта. Добри примери са необходимостта от сертификация на решения или официални процедури, предшестващи въвеждането на резултата на пазара или необходимостта от продължаване на проекта.

Примерни въпроси, които могат да помогнат на ръководителя на проекта да анализира бизнес рисковете, са следните:

1. Наясно ли сме с потенциални регулаторни промени в индустрията, в която работи нашият проект?
2. Анализирали ли сме потенциални заплахи от конкуренти, като нови продукти или услуги?
3. Имаме ли план за действие при неблагоприятни промени в бизнес средата, като спад в търсенето на нашия продукт или услуга?

Инструменти за анализ на риска

За начален анализ на риска, широко прилаганият SWOT ще работи добре. Въпреки това, когато провеждате задълбочена диагностика на технологични, ресурсни и бизнес рискове, е по-добре да изберете специализирани инструменти. Следните са известни със своята ефективност:

• Диаграма Ишикава, наричана също рибна диаграма заради характерната си форма, и
• Матрица на риска.

Диаграма Ишикава

Диаграмата Ишикава е инструмент за идентифициране и анализ на причините за проблеми и потенциални рискове. Тя е разработена от д-р Каору Ишикава, японски инженер и консултант по качество. Ишикава беше известен лектор и експерт в управлението на качеството и създател на много други инструменти и методи, свързани с качеството, като диаграмата на Парето и хистограмната диаграма. Ишикава работеше основно в индустрията, но неговите инструменти и методи също намериха приложение в други области, включително управлението на проекти.

Диаграмата Ишикава представя проблем в форма на графика на причините и последствията, от която можете да извлечете ключовите причини за проблема. Между другото, тя може да предостави оценка, насочена към откриване на технически рискове. Това е така, защото може да идентифицира потенциални недостатъци или проблеми, свързани с технологията, и да определи техните причини.

Матрица на риска

Матрицата на риска се появява за първи път през 50-те години на миналия век в авиационната индустрия, където е приложена за оценка на рисковете за безопасност на полетите. Инструментът е популярен не само в управлението на проекти, но и в бизнеса, науката или анализа на безопасността.

Матрицата на риска ви позволява да определите нивото на риск за всеки риск, като му присвоите тегло на базата на вероятността от възникване и последствията. Това е проста таблица, в която редовете представляват различните рискове, а колоните представляват вероятността от възникване и въздействие.

Диаграмата на матрицата на риска се състои от квадрати, които представляват отделни рискове. Всеки риск е присвоен на един от четирите квадрата, които съответстват на нивото на риск:

• нисък,
• среден,
• висок или
• много висок.

Квадратите предоставят информация за вероятността от възникване и последствията от риска. Чрез използването на матрицата на риска, ръководителят на проекта може да идентифицира какви рискове са свързани с проекта и да обмисли какви действия да предприеме, за да ги минимизира.

Резюме

Анализът на риска идентифицира, оценява и реагира на потенциални рискове, които биха могли да повлияят на успеха на проекта. Въпреки това, променливостта на днешната бизнес среда прави все по-трудно анализа и точното извеждане на заключения. Нови видове рискове се появяват, свързани, например, с киберсигурността, инфлацията или наличността на суровини. Затова е важно да помним, че анализът на риска е непрекъснат, повтарящ се и актуализиран процес, който се извършва през целия проект.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.