Видове проектни срещи | #33 Започване с управлението на проекти

Стартиране и закриване, конфронтационни и преговори, ежедневни и контрол… Те се различават по участниците, продължителността, както и по дневния ред. Въпреки това, всички проектни срещи имат едно общо нещо: по време на тях хората, свързани с проекта, представят проблеми или резултати и обсъждат изпълнението на задачите заедно.

Видове проектни срещи – съдържание:

1. Въведение
2. Планиране
3. Търсене на решения
4. Вземане на решения
5. Контрол на резултатите
6. Обобщение на дейностите
7. Обобщение

Въведение

PMBOK различава цели 16 типа срещи, които са от съществено значение за ефективното управление на проекти! Всяка от тях има специфична цел и списък на участниците, чието присъствие е необходимо за провеждането на срещата. Няма да изброяваме всички типове, вместо това ще се фокусираме върху тези основни типове и ще отговорим на въпроса: “Защо се провеждат срещи?”

Срещите много често се свързват с загуба на време, но по замисъл те са ключова част от проекта и основен инструмент за комуникация. Все пак, за да бъде така, участниците трябва да знаят целта и, идеално, дневния ред на срещата. Ще ви е необходим и човек, отговорен за гладкото протичане на срещата. Днес, нека разгледаме типовете срещи, разделени според целта, която служат.

Планиране

Планирането на задачите за проекта е целта на срещите за стартиране и повторяемите срещи, в които екипът обсъжда целите и задачите на проекта.

Срещата за стартиране се провежда в началото на проекта, неговата фаза или конкретна итерация. Всички членове на екипа и ключовите заинтересовани страни присъстват на нея, а основните й компоненти са:

• Запознаване помежду си и с членовете на екипа,
• Определяне на очакванията
• Планиране – установяване на първия план за действие.

От добре проведената среща за стартиране, всички участници трябва да излязат с мотивация да започнат проекта и ясно разбиране:

• Цел на проекта,
• Очаквания, поставени пред тях,
• Налични ресурси и как да ги използват,
• Разпределение на роли и отговорности в проекта,
• Сроковете и обхватът на проекта,
• Задачите, с които трябва да започнат.

По време на следващите срещи за стартиране и планиране, се извършва постепенно коригиране на проектния план спрямо обстоятелствата на неговото изпълнение. Екипът планира по-подробни задачи, за да определи цели и начини за тяхното постигане. Така той също участва в търсенето на решения.

Търсене на решения

Намирането на начини за справяне с трудностите, които възникват по време на изпълнението на проекта, е целта на популярните сесии за мозъчна атака и задълбочени срещи за решаване на проблеми.

Целта на мозъчната атака е да генерира множество идеи и потенциални решения на проблем или предизвикателство. Обикновено те включват само членове на проектния екип и понякога поканени заинтересовани страни. Въпреки че често се критикуват за това, че предпочитат хора, които говорят бързо, много и силно, те са отличен инструмент за генериране на множество идеи, които след това могат да бъдат обсъдени в по-тиха атмосфера.

Срещите за решаване на проблеми са естествено продължение на сесиите за мозъчна атака. Тук решенията се обсъждат по-подробно, за да могат да бъдат взети по-точни и балансирани решения.

Вземане на решения

Срещите за вземане на решения се провеждат, за да обсъдят наличните опции и да постигнат споразумение за конкретно действие. Ако те касаят изпълнението на цели, само проектният екип участва. Ако, от друга страна, решенията касаят въпроси с големи последици, ключовите заинтересовани страни също присъстват на тях.

Ключовите решения се вземат на “срещата на върха”, steering committee. PMBOK я определя като “среща, на която старши заинтересовани страни предоставят насоки и подкрепа на проектния екип и вземат решения извън правомощията на проектния екип.”

Контрол на резултатите

Срещите за споделяне и анализ на информация относно резултатите от проектната работа се провеждат периодично. Те се наричат “Срещи за актуализация на статуса” или просто “Срещи за статус”. Те позволяват бързо идентифициране на неблагоприятни промени в функционирането на екипа и реагиране на възникващи рискове.

Обобщение на дейностите

Цикличните обобщения на дейностите се случват по време на събирания, наречени ретроспективи. Те се провеждат в края на всеки важен етап от проекта, например, когато се постигне важен етап. Целта им е да се размисли с екипа относно извършените задачи и начина, по който членовете на екипа работят заедно.

В допълнение към ретроспективата, PMBOK споменава интересен тип среща, насочена към извличане на уроци от минали дейности, наречена “извлечени уроци.” Тя се използва за обобщаване и споделяне на уроци, извлечени от целия проект или от неговата избрана фаза. Резултатът от нея трябва да бъде подобрение в представянето на проектния екип, постигнато чрез по-голяма осведоменост за допуснатите грешки, както и чрез последователно прилагане на добри практики. Можете да организирате срещи “извлечени уроци”, за да обсъдите ситуации в екипа, които можеха да бъдат решени по-добре. Въпреки това, най-често те са посветени на успехи, които екипът иска да повтори, и решения, които са дали много добри резултати.

Обобщение

Основните цели на проектните срещи са:

• улесняване на комуникацията,
• решаване на проблеми,
• вземане на решения, и
• проследяване на напредъка на проектната работа.

Ключът към тяхната ефективност е прозрачността. Всяка проектна среща трябва да има ясна цел, дневен ред и списък на участниците, а ако е възможно, и модератор, чие присъствие може да помогне за осигуряване на гладкото и ефективно протичане на срещата.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на пчеличките в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.