Най-важни задачи и отговорности на ръководителя на проекта | #25 Започване с управлението на проекти

Мениджърите на проекти (PMs) са като главни изпълнителни директори в по-малък мащаб, мислейки стратегически за текущия проект и поставяйки го в контекста на дейностите на цялата организация. Техните задачи са интердисциплинарни. Въпреки че не е необходимо да бъдат експерти в управлението на бизнеса или в областта, която проектът засяга, те трябва да имат общи познания за тях. Докато става въпрос за специалиста, който е член на проектния екип и ще предложи най-доброто решение, Мениджърът на проекта трябва да разбере защо това решение е най-доброто. Какви са основните задачи и отговорности на Мениджъра на проекта?

Задачи и отговорности на Мениджъра на проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Планиране и организация
3. Подготовка на бюджета
4. Наблюдение на проекта
5. Подкрепа на екипа
6. Комуникация с заинтересованите страни
7. Резюме
8. Разгледайте нашия софтуер за управление на проекти

Въведение

Мениджърът на проекта не управлява хора, а проекта. Следователно, той или тя трябва винаги да имат предвид, че екипът се състои от специалисти, които вършат работата си по най-добрия начин. Работата на PM е да улеснява изпълнението на тези дейности и да им дава посока. Следователно, PM трябва:

• Да избягва микромениджмънт – да инструктира членовете на екипа как да изпълняват задачите си,
• Да оставя свобода за избор как да решават проблеми,
• Да управлява отговорността – да съответства обхвата на задачите на възможностите на отделните членове на екипа.

Но какви задачи са част от отговорностите на Мениджъра на проекта?

Планиране и организация

Управлението на времето в проект включва задачи, свързани с планирането и организирането на изпълнението на задачите. Планирането е една част от жизнения цикъл на проекта, която, макар и в различни пропорции, е неразривна част от всяка фаза на проекта. Но как изглежда планирането като ежедневна част от задълженията на Мениджъра на проекта, т.е. от практическа страна?

Ключовият аспект на планирането е ефективното използване на софтуер за управление на проекти. Първо, това включва съставяне на списък с задачи за изпълнение и приоритизиране на тях. Свързано с последната задача е второто ключово задължение на PM – организиране на работата.

Това включва не само избиране на най-спешните задачи, които трябва да бъдат изпълнени, но и осигуряване на навременното им изпълнение и на равномерно разпределение на работното натоварване между всички членове на екипа. Това ще избегне задръствания. Неправилната организация на работата на екипа води до ситуация, в която един човек е отговорен за прекомерен брой задачи. Натрупването на отговорности причинява забавяне на работата на другите членове на екипа, а напредъкът на проекта се забавя или дори спира.

Уверете се, че настройвате сложността на програмата, която използвате, или варирате приложенията на нейните функции в зависимост от спецификата на текущия проект. В крайна сметка, броят на възможностите не винаги означава по-добро управление. Препоръчваме да се придържате към принципите на Lean и да приемате само онези функции, които подобряват възможностите на екипа или предоставят необходимите данни за оценка на напредъка на проекта. Докато красиво представените данни могат да примамят заинтересованите страни, не си струва да се губи прекалено много време за събиране на данни, ако те служат само за тази цел.

Подготовка на бюджета

Мениджърът на проекта определя бюджета по време на фазата на планиране на проекта. Той се нарича в PMBOK:

“Одобрената оценка за проекта или за всяка компонента от структурата на разпределение на работата или за всяка планирана дейност.” (Одобрената оценка за проекта или за всяка компонента от структурата на разпределение на работата (WBS) или за всяка планирана дейност.)

Подготовката на бюджет и контролът на разходите в проект не е лесна задача. Въпреки старателно планираните разходи, промените ще бъдат необходими за почти всеки реализиран проект. Следователно, добре планираният проектен бюджет предполага минимум 10-15% за непредвидени разходи. 20% от всички разходи се считат за безопасен праг, но има проекти, при които промените в бюджета са дори по-високи.

За да се предотвратят прекомерни отклонения от планираните разходи, е необходимо не само да се планира умело, като се вземат предвид най-вероятните разходи. PM също така трябва да отдели значително внимание на наблюдението на разходите в текущия проект, за да реагира навреме, например, на променящите се цени.

Наблюдение на проекта

Друг важен набор от отговорности на Мениджъра на проекта е наблюдението на проекта. То ни позволява да се справим разумно с рисковете, да предвиждаме и проактивно да реагираме на промените.

Въпреки това, наблюдението не е само за проследяване на възникващите рискове. Отговорностите на Мениджъра на проекта за наблюдение на проекта включват също:

• Поддържане на статистика за напредъка на задачите,
• Темп на изпълнение на бюджета,
• Контрол и оптимизация на работния процес.

Целта на всички отговорности за наблюдение на Мениджъра на проекта е да оптимизира дейностите, така че проектът да бъде изпълнен, както е предвидено, а също така да научим как протичат и се променят повтарящите се процеси в много проекти.

Подкрепа на екипа

Отговорностите на Мениджърите на проекти включват формиране на екип, организиране и координиране на работата му, но също така прекратяване на сътрудничеството с тези, които не изпълняват задълженията си задоволително.

При формирането на екип, PM трябва да се увери, че неговите членове заедно притежават всички необходими умения за постигане на целта на проекта. Но също така, да се увери, че има ясно разпределение на отговорностите и прозрачност в екипа.

Запомнете, че Мениджърите на проекти не трябва и дори не могат да бъдат експерти в областта, представена от всеки участник в проекта. Те са отговорни за подкрепата на експертите в работата им и за осигуряване на разбирането и ефективността на метода на изпълнение на проекта, както и за оптимизация на работния процес на екипа.

Комуникация с заинтересованите страни

Друга област от задачите, изпълнявани от Мениджъра на проекта, е комуникацията с заинтересованите страни. Ключова задача е да се избере информацията, която да се предаде на правилните хора в точното време – т.е. да се оптимизират каналите на комуникация, както и да се осигури, че всички заинтересовани страни разбират съобщенията, предадени им относно проекта. Това може да се окаже особено важно в случай на технически сложни или силно специализирани задачи, свързани с общия проект.

Това е PM, който провежда периодични срещи с заинтересованите страни и подготвя отчети. Понякога те са под формата на кратки имейли, а понякога са многостранични документи, съдържащи подробни данни и анализи.

Имайте предвид, че представителната роля на PM не винаги е приятна. Особено в момента, когато трябва да комуникират негативна информация за проекта на заинтересованите страни. Тогава добре развитите меки умения ще се окажат много полезни.

Резюме

Мениджърът на проекта е лицето, отговорно за планирането, координирането и наблюдението на изпълнението на проектите. Неговите основни задачи включват:

• Създаване на план за изпълнение на проекта и организиране на изпълнението на задачите,
• Определяне на бюджета на проекта,
• Наблюдение – на разходите, рисковете и потенциалните проблеми,
• Организация на работата на проектния екип
• Комуникация с заинтересованите страни и отчитане

Мениджърът на проекта следователно трябва да притежава широк спектър от компетенции – както специализирани, така и междуличностни. Той или тя също така трябва да се запознае с методологиите за управление на проекти, като Waterfall, Agile и Scrum.

Разгледайте нашия софтуер за управление на проекти:

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.