Как да подготвим успешен план за непредвидени обстоятелства в проекта? | #21 Започване на работа с управление на проекти

Как да подготвим план за непредвидени обстоятелства? Най-добре е да се подходи стъпка по стъпка, когато го записвате. По този начин, когато настъпи криза, можете спокойно да посегнете към папката, описана като “План Б”.

План за непредвидени обстоятелства на проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Кога е добре да променим плана за изпълнение на проекта?
3. План Б: за възможности и заплахи
4. Как да подготвим план за непредвидени обстоятелства?
5. Резюме

Въведение

Планът за непредвидени обстоятелства на проекта се създава на базата на анализ на рисковите области. Неговата цел е да минимизира загубите, когато нещата не вървят по план, и също така да се възползва от непредвидени възможности, които се появяват по пътя. С други думи, планът за непредвидени обстоятелства служи за оптимизиране на начина, по който да реагираме на рискове.

Той може да включва идеи за реагиране при спешни случаи или когато възникнат неочаквани възможности за растеж. Например, може да включва идеи за получаване на допълнително финансиране, ако бюджетът бъде надвишен или се появи обещаващ инвеститор. Планът за непредвидени обстоятелства може също да посочи опцията за преразпределение на отговорностите в екипа в случай на внезапно отсъствие на ключов специалист или възможността за наемане на допълнителен човек. Подготовката на план за непредвидени обстоятелства също така позволява да се определят условията, които определят пазарната ситуация, при която целият проект трябва да бъде спрен незабавно. Но кога трябва да се вземе решение за прилагане на План Б? И как да създадем план за непредвидени обстоятелства, за да се подготвим за най-вероятните сценарии?

Кога е добра идея да променим плана за изпълнение на проекта?

Рисковете съпътстват изпълнението на всеки проект. Трябва да се оценят на етапа на иницииране и след това да се наблюдават през цялото му продължение. Според PMBOK, най-ефективно е да се реагира проактивно на промените, т.е. да се коригира курсът на действие спрямо условията, преди рисковете да достигнат критична точка, и да се приемат рискове на определено ниво, като се въздържаме от избягването им на всяка цена.

Прилагането на план за непредвидени обстоятелства трябва да зависи от няколко фактора. Първо и най-важно, реакцията трябва да бъде:

• адекватна на нивото на заплаха – т.е. не прекъсваме проекта, защото проектният мениджър е настинал,
• реалистична – т.е. като се вземе предвид контекстът на възникване на заплахата, например, ако цената на суровината бързо нараства в цялата страна, не отделяме време да търсим по-евтин доставчик,
• взета съзнателно от човек, който предварително ще носи отговорност за нея, след като е разгледал различни опции за реакция.

Много често, планът за непредвидени обстоятелства позволява ситуацията да бъде бързо контролирана. С добре проектиран начин за реагиране на неочаквани събития, проектът може да се върне на нормалния път на изпълнение. Въпреки това, понякога прилагането на план за непредвидени обстоятелства включва преформулиране на важни области на проекта.

План Б: за възможности и заплахи

На какви видове рискове трябва да се обърне специално внимание? Планът за изпълнение на проекта си струва да бъде променен в два случая: когато ще помогне да се избегне бедствие или да се постигнат значително по-добри резултати. Промяната на плана, когато рисковете нарастват, обикновено е съпроводена с проблеми като:

• забавяне на изпълнението на проекта,
• надвишаване на бюджета,
• технически проблеми и неуспехи,
• проблеми в екипа,
• загуба на доверие от страна на заинтересованите страни.

В контекста на това, възможности , които подтикват към преминаване към План Б, включват, но не се ограничават до:

• нови технологични възможности,
• излишъци в бюджета,
• по-висока от очакваната ефективност на работата на екипа,
• внезапно увеличение на търсенето на продуктите или услугите, целеви за проекта.

Как да подготвим план за непредвидени обстоятелства?

Трябва да разработим план за непредвидени обстоятелства паралелно с плана на проекта, който възнамеряваме да изпълним. Чрез анализ на етапите , необходими за постигане на целта на проекта, е по-лесно да си представим възможностите и рисковете, които могат да съпътстват конкретни действия.

Добър план за непредвидени обстоятелства отчита рисковете с най-висока вероятност за възникване. Това е така, защото е невъзможно да се подготвим за всички ситуации и е неефективно да се създават планове за действие в случай на нападение от извънземна цивилизация.

Въпреки това, опитен проектен мениджър може да предвиди най-вероятните области на риск. Например, в проект за изграждане на софтуер за клиент, основен риск ще се отнася до променящите се изисквания. И именно за такава обстановка трябва да имаме готов план. Например, трябва предварително да предположим и да запишем в договора добре дефинирани критерии за приемане, както и условия, които завършеният продукт трябва да отговаря, заедно с гъвкавите методологии, приети с оглед на този тип проект.

Въпреки че всеки проект изисква индивидуално отношение, си струва да имате предвид няколко принципа за подготовка на план за непредвидени обстоятелства:

1. Предвиждайте риска. Не може да бъде избегнат, така че е по-добре да се срещнете с него лице в лице.
2. Подгответе подробен план за действие за най-вероятните сценарии. Общият скица няма да помогне в криза.
3. Използвайте заплахата като възможност за промяна. Може би това ще направи проекта по-успешен, отколкото сте очаквали.
4. Не се опитвайте да обяснявате всичко на екипа. Повечето членове на екипа нямат план за целия проект в главите си, така че може дори да не са наясно с неговото изпълнение. Кажете им само това, което пряко се отнася до тяхната работа.
5. Помогнете на екипа да премине през промяната. Ако промените засягат начина, по който се изпълнява проектът или как екипът работи заедно, обърнете особено внимание на това дали всеки е запознат с новия начин на работа.

Резюме

Планът за непредвидени обстоятелства е начин проактивно да се справим с рисковете в проект. Той позволява да се намалят загубите от спешни случаи, като забавени доставки или загуба на клиент. Също така ви позволява да се възползвате от предстоящи възможности, които предлагат възможността за постигане на целта на проекта по-бързо или по-добре.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.