Изпълнение на проекта | #20 Започване с управлението на проекти

Изпълнението на проекта е реализирането на задачи, които водят до постигането на предвидената цел. Следователно, областта на изпълнението на проекта включва повече от просто извършване на ежедневни задачи. Това е също така създаването на процеси, управлението на ресурсите на компанията и работата за изграждане на отворена, приобщаваща среда, която насърчава сътрудничеството и ученето.

Изпълнение на проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Област на изпълнение на проекта
3. Управление на процесите в изпълнението на проекта
4. Ретроспектива, учене и подобрение
5. Резюме

Въведение

Областта на изпълнението е една от осемте основни области, в които се извършват проектни дейности. Това не е просто етап, следващ планирането на задачите. Вместо това, областта на изпълнението определя цялата работа, която се извършва по време на проекта.

Област на изпълнение на проекта

Изпълнението на проекта е предимно дълъг списък от задачи, извършвани от всеки член на проектния екип. Те се избират от списък с задачи, подготвен от ръководителя на проекта, организиран по приоритет и обикновено публикуван на табло Kanban.

Сред задачите, принадлежащи на областта на изпълнението на проекта, ще намерим както повтарящи се циклични дейности, свързани, например, с актуализации на софтуера, така и еднократни събития, като проектиране на лого за приложение.

Областта на изпълнението на проекта се състои от дейности, свързани с:

• Извършване на ежедневни задачи,
• Разработване на нови задачи,
• Внасяне на промени в вече извършени и планирани за изпълнение задачи,
• Създаване на ефективни процеси,
• Комуникация с заинтересованите страни,
• Управление на материали, оборудване, данни и други ресурси на компанията,
• Подготовка на документи, необходими за реализирането на проекта,
• Наблюдение на промените вътре и извън организацията, които могат да повлияят на изпълнението на проекта,
• Постоянно учене и коригиране на действията.

Ще разгледаме по-подробно каква роля управлението на процесите и ученето играят в изпълнението на проекта и къде областите на мониторинг и изпълнение на проекта се срещат най-близо.

Управление на процесите в изпълнението на проекта

За да служат управлението на проектните процеси на целта си и да не се превърнат в ненужна бюрокрация, те трябва да произлизат от практиката. Следователно, тяхното развитие обикновено се споделя между ръководителя на проекта и проектния екип. В този подход, всеки вътрешен процес, наричан също технически или производствен процес, се определя едновременно от две оси:

• Етап на изпълнение на задачата
• Работен поток относно конкретна задача

Етапи на изпълнение на задачата

Етапите на изпълнението на задачата се определят от така наречените врати, т.е. критерии, които една задача трябва да изпълни, за да премине на следващия етап. Статусът на дадена задача може да се променя по следния начин:

• предназначена за изпълнение – т.е. поставена от ръководителя на проекта в списъка със задачи,
• в изпълнение – т.е. избрана за изпълнение от един от членовете на проектния екип,
• тестувана – задачата е завършена и предадена на друго лице, което тества правилността и качеството на нейното изпълнение, ако тестовете не успеят, задачата се връща на предишния етап,
• в очакване на публикуване – задачата е преминала тестовете и е одобрена за публикуване, производство или предаване на клиента, в зависимост от типа на текущия проект,
• завършена – всичката работа е свършена и резултатът е одобрен като завършен.

Броят на статусите се регулира в зависимост от нуждите на проектния екип и спецификата на текущите задачи. От своя страна, минималната версия, която се използва често, е трите, взети от класическите табла Kanban, определящи задачата като “да бъде завършена”, “в процес” и “готова”.

Работен поток

Работният поток се отнася до стъпките, необходими за една задача и кой я изпълнява в даден момент. Следователно, той определя отговорността за завършване на задачата. Работният поток също така показва какво действие трябва да бъде предприето, за да премине задачата на следващия етап на изпълнение.

Нека разгледаме как може да изглежда работният поток на една задача: “публикуване на пост в LinkedIn за завършване на проекта”. Трябва да промени статуса си от “в процес” на “завършена”. Нейният работен поток може да изглежда по следния начин:

• Избор на темата на поста и съдържанието на публикацията – отговорният е специалист по маркетинг в социалните медии, който делегира задачата на копирайтера и графичния дизайнер,
• Подготовка на текста – задачата се извършва от фрийлансър, специализиран в писането на текстове,
• Разработка на графики – графичен дизайнер подготвя визуализации, следвайки брандирането на компанията,
• Контрол на качеството – оценка от маркетингов специалист и възможни корекции или одобрение за публикуване,
• Публикация – решението за времето на публикуване се взема от лицето, което управлява графика за публикуване.

Оптимизация на процесите

Друга важна част от управлението на процесите в изпълнението на проекта е оптимизацията на процесите. Тя включва наблюдение и реорганизиране на процеса, ако той не протича гладко. Основният фокус е върху елиминирането на възли – т.е. моменти, когато един човек е отговорен за повече задачи, отколкото може да завърши, докато другите членове на екипа чакат бездействие, докато той или тя завърши. Възлите могат също да бъдат свързани с производителността на машини или времето за изпълнение или доставка на компоненти от външен доставчик.

Ретроспектива, учене и подобрение

Цененето на ученето и създаването на приобщаваща среда, която подкрепя комуникацията и взаимната помощ, води до отлични резултати в управлението на проекти. Следователно, по време на срещи с екипа, си струва да се обърне особено внимание на:

• най-добре завършените задачи и празнуването на успехите,
• неуспеха да се завършат задачи без да се обвиняват членовете на екипа,
• размисли за начина на работа и сътрудничество като екип.

Подобряването заедно и ученето от собствените успехи и неуспехи е най-добрият начин за развитие на най-добрите практики в завършването на задачите. От друга страна, размислите за начина на работа, мотивацията, използваните инструменти и дори разпределението на ролите в екипа водят до подобряване на общата ефективност на екипа. Затова е толкова важно да имаме редовни срещи, посветени не само на обобщения на извършената работа, но и на ретроспективи.

Това е така, защото част от придобитите знания могат да бъдат използвани незабавно. По този начин екипът ускорява завършването на задачите и задълбочава сътрудничеството. Членовете на проектния екип учат един от друг все по-добри методи за завършване на задачите и подобряват сътрудничеството.

Резюме

Областта на изпълнението на проекта изисква от ръководителя на проекта да проектира процеси, да наблюдава текущите процеси, да ги наблюдава едновременно и да ги подобрява постепенно. Областта на изпълнението включва също всички задачи, извършвани от проектния екип, които постепенно водят до реализирането на целта на проекта.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.