Цел на проекта. Какво е то и как да го дефинираме добре? | #15 Започване с управлението на проекти

Целта на проекта, или какво искаме да постигнем чрез изпълнението на проекта, трябва да е ясна за всички участници. За екипа, ръководителя на проекта, клиентите, бенефициентите, както и за управлението на организацията. Това е основата за координиране на дейностите, поставяне на индивидуални цели и разпределяне на задачи. Статусът на проекта се измерва по разстоянието до неговото постигане. Как да дефинираме добре целта на проекта?

Цел на проекта – съдържание:

1. Въведение
2. Каква е целта на проекта?
3. Най-честите грешки при формулирането на целта на проекта
4. Как да дефинираме целта на проекта?
5. Резюме

Въведение

Целта на проекта включва много по-малки цели и етапи. Тя ги надхвърля всички в отговора на въпроса “Какво правим?”. Какво трябва да бъде включено в подходящата формулировка на целта на проекта, за да се осигури гладко начало на изпълнението?

Каква е целта на проекта?

В седмото издание на PMBOK, целта на проекта е дефинирана като:

“Нещо, към което са насочени действията – стратегическа позиция, цел, която трябва да бъде постигната, резултат, който трябва да бъде разработен, продукт, произведен или услуга, предоставена.”

Следователно, целта на проекта не трябва да бъде материална. Докато резултатът от много проекти включва производството на артикул, съдържание или софтуер, той може също да включва услуга или промяна в клиента или в самата организация. Цел на проекта е, например:

• Изпълнение на процеса при клиент А до края на декември тази година
• Постигане на нулеви емисии на парникови газове до 2025 г.
• Лансиране на продукт Б на европейския пазар до края на януари 2023 г.
• Организиране на събитие C за 1,000 души следващия май
• Оптимизиране на разходите и намаляване на разходите с 30% в отдел D на компания E
• Намаляване на броя на оплакванията с 10% през следващото тримесечие.

Следователно, преследваната цел е тясно свързана с визията на проекта, която указва причината за преследване на целта, отговаряйки на въпросите “защо?” и “за какво?”.

Най-честите грешки при формулирането на целта на проекта

Една от най-честите грешки, които възникват при формулирането на целта на проекта, е да се предполага, че всички участници “знаят какво да правят”. И в резултат на това няма нужда да се формулира цел на проекта или да се създават свързани документи. За съжаление, дори и да е вярно в първата седмица на изпълнението на проекта, целта бързо става размита и обхватът на проекта се разширява и променя. Следователно, спонтанното изпълнение на проекта рядко дава очакваните резултати.

По тази причина, постигането на бизнес целта на проекта обикновено се определя не само от проектните документи, но и от KPI, ключови показатели за представяне. Те обикновено се отнасят до реализирането на бюджета на проекта, качеството на изпълнението и времето, необходимо за завършване на проекта. С тях са свързани и грешките, които най-често възникват при формулирането на целта на проекта. Това е така, защото те се отнасят до факта, че предвиденият резултат не е измерим в нито един от ключовите аспекти. Не е уточнено в него, например:

• Колко време се очаква да отнеме проектът?
• Какви характеристики трябва да има продуктът, за да се счита проектът за завършен?
• Какъв е непреминаемият лимит на бюджета, отпуснат за неговото изпълнение?

За да се предотвратят подобни проблеми, си струва да се използват доказани техники за правилно дефиниране на целта на проекта.

Прочетете също: Видове проекти

Как да дефинираме целта на проекта?

Една от техниките, които най-често се прилагат за формулиране на целта на проекта, е SMART, което означава:

• S-Специфична (Specific) – целта трябва да бъде колкото се може по-специфична, но трябва да обхваща всички сфери на дейност, включени в проекта
• M-Измерима – бюджет, време за изпълнение, брой участници и възможността за задаване на обективни мерки за определяне дали проектът е завършен са ключови за добре дефинирана цел на проекта
• A-Постижима (Achievable) – поради непредвидими обстоятелства, винаги може да се случи целта да не може да бъде постигната, но в момента на задаването й, тя трябва да бъде възприемана като постижима от всички заинтересовани страни и екипа на проекта
• R-Реалистична (Relevant) – целта на проекта е реалистична, ако е постижима с ресурсите, налични на организацията, а не изисква, например, сто специалисти, които е трудно да се намерят и наемат
• T-Определена във времето – проектът трябва да има ясно определена продължителност и постигане на предвидения резултат.

За да видите дали целта на вашия проект отговаря на изискванията на SMART, опитайте се да отговорите на следните въпроси:

• Какво ще се случи, когато целта бъде постигната?
• Вдъхновява ли и мотивира ли ви тази цел?
• Според вашите знания и опит, постижима ли е тази цел?
• Може ли напредъкът към тази цел да бъде проследен и как?
• Кога ще се появи очакваният резултат?

Резюме

Целта на проекта е формулиран и специфичен отговор на въпроса “Какво правим?”. Въпреки че резултатите ще варират значително в зависимост от типа проект, който се изпълнява, всяка цел трябва да отговаря на описаните по-горе критерии SMART. С рамка за изпълнение е възможно да се планира и също така да се определи дали проектът се изпълнява, както е планирано.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата активна общност на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.