Какво е управление на проекти? | #2 Започване с управлението на проекти

Почти всеки е управлявал някакъв проект в живота си. Може би е било организиране на рожден ден, класна екскурзия или пък поемане на ролята на ръководител на екип на работа. Всички тези дейности могат да се нарекат управление на проекти. Това е така, защото е необходимо да се координират различни задачи и да се синхронизират дейностите на поне няколко сътрудничещи хора, за да се постигне определена стойност, например, добро парти за рожден ден или екскурзия, която се помни с усмивка. Какво е управление на проекти? Прочетете нашата статия и научете повече.

Управление на проекти – съдържание:

1. Какво е управление на проекти?
2. Стандартът за управление на проекти
3. Стойността на управлението на проекти
4. Резюме

Какво е управление на проекти?

Професионалното управление на проекти е неразривна част от бизнеса. То изисква правилните знания, инструменти и техники. Но най-вече, то изисква способността да се комбинират ефективно. Управлението на проекти гарантира, че проектът може да бъде завършен навреме и в рамките на бюджета. Благодарение на управлението на проекти, проектният екип, работещ с ръководителя на проекта, комуникира ефективно и постига поставените цели.

С управлението на проекти, проектът завършва с предоставянето на определена стойност, която е от голямо значение за компанията или клиента – нещо повече от просто преминаване през всички етапи на процеса, завършващо с предаване на завършен продукт, който отговаря на първоначалното споразумение. Въпреки че стойността, свързана с проект, може да има чисто бизнес характер, често целта му има социално или екологично измерение.

Днес бихме искали не само да отговорим на въпроса какво е управление на проекти. Ще разгледаме и как изглежда новият стандарт, основан на стойността, а не на процеса, за управление на проекти, и ще отговорим на въпроса защо управлението на проекти е важно.

Стандартът за управление на проекти

Стандартът за управление на проекти от Института за управление на проекти (PMI) беше създаден, защото, въпреки годините практика и по-добрите инструменти, все още:

• 48% от проектите не са завършени навреме
• 43% от проектите надвишават бюджета
• 31% не успяват да постигнат целта си

Всичко това накара изследователите и практиците в управлението на проекти да погледнат по-отблизо какво липсва в ежедневната практика на управление на проекти. Докладите показват, че справянето с промените при извършване на сложни задачи, като проекти, портфейли и програми, е проблем. Това е така, защото реалностите, в които проектите трябва да се управляват, се променят толкова бързо, че компаниите, работещи по схематични процеси, често не могат да се справят с тяхната динамика. Допринасящи фактори са:

• дигитализацията на бизнеса – т.е. необходимостта да се подобри способността за организиране на работата на хибриден или дистанционен екип, който често работи асинхронно и използва инструменти в облака с различни нива на достъп,
• нарастващата динамика на пазара – т.е. необходимостта да се правят промени в текущите проекти, така че техните резултати да отговарят на текущото търсене.

Отговорът на практиците в управлението на проекти е да подчертаят:

• гъвкаво управление на проекти – т.е. глобален преход от детайлно планиране на задачи към непрекъсната работа по подобряване на начините на сътрудничество в екипа и динамично реагиране на нуждите на заинтересованите страни,
• културата на организацията за задържане на таланти и, преди всичко
• резултата, а не резултата от проекта (доставката), който отговаря на плана, и следователно все повече значение се придава на стойността и на въпроса “защо?”

Оказва се, че основната цел на управлението на проекти е да създаде стойност. То включва постоянно подчертаване на важността и смисъла на извършваната работа и създавания продукт, и отговаряне на въпросите “защо” и “за какво?” относно не само визията на компанията, но и ежедневните дейности на участниците в проекта. Всичко това прави не само заинтересованите страни, но и ръководителите на проекти и членовете на екипа дълбоко ангажирани в проекта.

Стойността на управлението на проекти

Управлението на проекти може да донесе отлични резултати, дори ако екипът е доста малък. Въпреки това, не е необходимо да бъде формално управление, което обхваща всички аспекти на проекта и генерира отчети за всеки детайл от представянето на екипа. В крайна сметка, съвременното управление на проекти не е стойност само по себе си, както често беше през миналия век. То е преди всичко предназначено да помогне за реализирането на проекти. Следователно, то използва само онези инструменти, които носят реални ползи. И определя ръководителя на проекта като грижовен настойник, а не като авторитарен мениджър или лидер.

С други думи, управлението на проекти трябва да създаде основата, необходима за ръководене на проект през нови, по-трудни или рискови моменти относно:

• планиране, организиране и вземане на решения на базата на знания – което обикновено се поддържа от специализирани софтуерни решения като Firmbee, Asana или Jira
• създаване на оптимални условия за сътрудничество в екипа
• подготовка и контрол на бюджета
• постоянно наблюдение и анализ на статуса на проекта
• реагиране на промени и управление на рисковете

Тази основа се специфицира в зависимост от нуждите на екипа и конкретния проект с помощта на инструменти, които се оказват полезни в даден момент. Проектите си заслужават да бъдат управлявани по няколко причини. Първо, защото подобряват ефективността на екипа. Второ, защото управлението създава организационна рамка за сътрудничество, която, ако бъде добре реализирана, става удобна и невидима за тези, които я използват. Трето, защото управлението създава ред, така че плана, който се реализира, да е ясен за всички участници. Това улеснява уверението, че всички са “на една и съща страница.”

Резюме

Традиционното управление на проекти беше основано на стандартизация на процесите. Това означаваше създаване на рамка, която може да се използва многократно, като по този начин се подобрява ефективността на компанията. Въпреки това, този подход не работи в 21-ви век. Затова Институтът за управление на проекти е въвел нов стандарт за управление – стандарт, основан на стойността.

Той позволява по-голяма гъвкавост и поставя акцент върху ролята на екипа, работещ по проекта. С други думи, той се е приближил значително до принципите на гъвкавото управление (Agile), което произлиза от разработката на софтуер и което PMI е разглеждал като любопитен факт до сега.

Току-що отговорихме на въпроса: Какво е управление на проекти? Проверете нашите други серии за Python и Javascript!

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.