Инструменти за управление на проекти

Инструментите за управление на проекти стават съществени.  Независимо от типа, един проект винаги изисква много работа. Разбира се, ако искате да бъде свършена добре и да донесе конкретни ползи. Как да управлявате огромния брой задачи и процеси? Как да се справите с това? Отговорът са подходящите инструменти за управление на проекти. Ето 3 причини защо използването на такива инструменти подобрява ефективността на всеки проект и производителността на участниците.

3 причини защо да използвате инструменти за управление на проекти

1. Лесно планиране

Сложността на проектите варира. Някои от тях са прости, а други сложни. Независимо от това, първата стъпка на всеки проект е (или трябва да бъде) правилното планиране. То спестява време и дава широка представа. Така че, започнали сте да планирате и виждате целия план, сега е време да го разделите на задачи и да ги приоритизирате. Ако до този момент не сте използвали инструменти за управление на проекти, те трябва да влязат в действие сега.

Правилните инструменти за управление на проекти са наистина полезни, когато трябва да установите йерархия на задачите, които трябва да изпълните, за да постигнете целта. Тоест, да завършите проект. Въпреки това, задачите не са равни. Някои от тях са по-важни от други. Добър инструмент за управление на проекти предоставя възможност за създаване на йерархия и последователност на задачите, както и показва кои от тях зависят една от друга. Това спестява много време на ръководителя, който разпределя задачите, както и на целия екип. Всеки участник в проекта знае какво да прави сега, какво да прави след това и какъв е срокът за всяка стъпка.

2. Управление на задачите

Всеки проект е, добре, процес. Независимо дали работите самостоятелно или с екип, има една цел – да завършите състезанието възможно най-бързо и качествено. И завършването на бягането е невъзможно, ако забравите да предприемете стъпки. Всяка задача е малка стъпка, която води до края на бягането. Инструмент за управление на проекти е съществен за постигане на целта.

Благодарение на това можете да разпределите всички важни задачи на подходящи лица и да следите напредъка им. Това прави управлението на проектите много по-лесно, защото имате достъп до важни данни и можете да проверите кой е отговорен за коя задача. Всичко това прави работата в екип по-ефективна, тъй като всеки член на екипа знае точно какво да прави. И дори ако не знае, знае на кого да попита. Това е по-важно, отколкото някои вярват. Според проучване на Harvard Business Review, липсата на време за сътрудничество е една от основните пречки за успешното сътрудничество в организацията. Как да го избегнете? Ами, използването на инструменти за управление на проекти, които ви позволяват редовно да проверявате с екипа си, е ключово.

3. Проследяване на проекта в инструментите за управление на проекти

Добре, имате план и сте разпределили конкретни задачи. Проектът върви в правилната посока. Страхотно! Време ли е да извадите шампанското? Не толкова бързо, приятелю.

Проследяването на проекта е третата важна причина защо трябва да използвате инструменти за управление на проекти. То помага да се съберат информация не само за самия процес, но и за членовете на екипа. Хората имат различни умения и силни страни, някои от които са скрити. Правилното проследяване на проекта може да ги разкрие!

Проследяването също предоставя представа за всяка стъпка и позволява да се оцени времето за всяка задача. То е съществено за текущия и бъдещия проект, тъй като дава възможности да се предвиди колко време могат да отнемат предстоящите проекти. За да обобщим, благодарение на това можете да генерирате бъдещи резултати по-бързо и по-добре.

Лесното планиране, управлението на задачите и проследяването на проекта са трите основни причини защо трябва да използвате инструменти за управление на проекти. Разбира се, изборът на перфектен инструмент за управление на проекти за вас изисква разглеждане на повече въпроси. Той зависи от типа проекти, вашите нужди, услугите, които искате да използвате, и, не на последно място, ценовите условия.

Firmbee ви позволява не само да управлявате проектите и задачите си, но и да контролирате финансите, фактурирате, управлявате отношенията с клиентите и намирате перфектния служител.

Може би току-що сте намерили перфектния инструмент за управление на проекти? 🙂