4P на управлението: проект, продукт, програма и портфолио | #24 Започване с управлението на проекти

4Ps на управлението имат много общо – те изискват организационни и междуличностни умения, както и гъвкавост и способност да мотивират екип. Но какво се крие под четирите букви P?

4Ps на управлението – съдържание:

1. Въведение
2. 4Ps – Проект, продукт, програма, портфолио
3. Управление на проекти
4. Управление на продукти
5. Управление на програми
6. Управление на портфолио
7. Резюме

Въведение

По-малките компании често реализират един единствен проект или създават един единствен продукт. В такива случаи, това са единствените цели на организацията. Въпреки това, когато компанията расте, нейната стратегия изисква по-широк поглед към бъдещето и целите й се разнообразяват, струва си да се обмисли как най-добре да се организира управлението на проектите, за да се направи тяхното изпълнение възможно най-ефективно.

4Ps – Проект, продукт, програма и портфолио

4Ps означават леко различни, често взаимосвързани групи задачи. Те са:

• проект
• продукт
• програма
• портфолио

По-долу, нека да разгледаме по-подробно какво представляват те и защо е важно да знаем техните специфики, когато се захващаме с планиране, организиране на задачи и изпълнение на проект.

Управление на проекти

Всеки проект може да бъде реализиран независимо. Той може също така да бъде част от програма или портфолио. Има определено начало и край, а целта му е да произведе уникален продукт, услуга или друг резултат.

Характеристики на проекта включват:

• определено начало и край
• определена цел
• временен екип, създаден специално за изпълнение на тази задача

Много Мениджъри на проекти управляват множество проекти едновременно. Това е особено вярно за проекти, принадлежащи на една програма или портфолио. Но какво различава проект от продукт?

Управление на продукти

Управлението на продукти се различава от управлението на проекти основно, защото няма определен времеви период. Мениджърите на продукти трябва добре да познават продукта, който наблюдават, и да планират неговото развитие. Те определят приоритети, добавят нови функции, подобряват съществуващите, както и управляват бюджета за развитие на продукта, балансирайки възможностите на компанията и очакванията на клиентите.

Можем да различим продукт от проект като го разглеждаме като постоянно, физическо обект. Това е така, защото продуктът поддържа постоянна идентичност, дори когато преминава през корекции. Продуктът може да бъде смартфон, който се променя в зависимост от инсталираните приложения и как е персонализиран.

За разлика от проект, продуктът няма определен жизнен цикъл. Управлението на продукти следователно се характеризира с:

• постоянно подобрение в отговор на променящите се нужди на клиентите
• непрекъснатост
• планиране на адаптация
• работа с постоянен екип за развитие на продукта

Продуктът може да бъде разработен чрез проекти – временни и реализирани за определен период. Връщайки се към примера със смартфона, проект за развитие на продукта може да включва софтуерно обновление, за да се улесни използването на камерата през нощта.

Управление на програми

Според PMBOK, програмата е:

Сбор от свързани проекти, а понякога и по-малки програми, които се управляват заедно, за да се изградят стойности, които управлението на всеки един поотделно не би могло да предостави. (En версия: “Програма. Свързани проекти, дъщерни програми и дейности по програмата, управлявани по координиран начин, за да се получат ползи, недостъпни при управление на тях индивидуално.”)

Управлението на проекти и продукти включва планиране, организиране и изпълнение на задачи, които са част от профила на организацията и водят до реализиране на цел, полезна за клиента или самата компания. Управлението на програми, от друга страна, включва определяне на кои проекти трябва да бъдат реализирани в организацията, за да се постигне една от стратегическите цели ефективно и навреме. Това е средносрочно планиране, което решава какъв приоритет да се даде на всеки проект, както и текущото определяне на каква трябва да бъде връзката между тях.

Нека да разгледаме примера с “Програмата за нов клон на компанията”. Тя може да се състои от:

• Проект A, за избор на местоположение и обзавеждане на новата централа на
• Проект B, за наемане на екип в новия град
• Проект C, за организиране на парти за откриване на компанията
• Проект D, за изграждане на местна клиентска база

Сред другите неща, управлението на програми трябва да вземе предвид времето на проектите A, B и C. Управляването на всеки проект, без да се знае статусът на другите, може да доведе, например, до организиране на парти за откриване, когато ремонтът на централата не е завършен, или… екипът все още не е нает.

Всеки от проектите, които съставляват програмата, се реализира отделно, а техните резултати зависят от извършените задачи, които носят различни рискове. Следователно основните разлики между управлението на проекти и програми са свързани с перспективата за оценка на резултатите и подхода към променливостта. Те са:

• Приемане на несигурността на резултатите
• Необходимост от ефективно управление на промените
• Внимателно регулиране на приоритетите спрямо текущия статус на всеки проект
• Дългосрочна перспектива при оценка на ползите от програмата.

Управление на портфолио

Портфолиото на проектите е термин, който се използва малко по-рядко от програмата, но разделянето на портфолио от проекти в компанията е особено полезно, когато периодично реализираме проекти от подобен характер. Завършването на отделни проекти, принадлежащи на портфолиото, не зависи един от друг, както е случаят с програма.

Например, за компания, която разработва софтуер за смартфони, отделни портфолиа могат да бъдат проекти, реализиращи:

• обновления, напр:
• обновления на софтуера на камерата,
• обновления за сигурност, за защита от различни видове атаки,
• подобрения на софтуера, напр:
• позволяващи на потребителя да избира теми и икони,
• добавяне на 3 функции, най-често предлагани от потребителите,
• рефакторинг, напр.:
• подобряване на кода на модулните части на приложението,
• пренаписване на кода, който натоварва най-много устройството.

Портфолиото е централизирана колекция от проекти и програми, които са в ход в компанията. Управлението им е насочено основно към постигане на стратегическите цели на организацията. Както проектите и програмите, портфолиото трябва да детайлизира:

• етапи – за да има ясна представа за подцелите, тяхното постигане и план за справяне с неуспех,
• план за управление на риска,
• заинтересовани страни – т.е. всички, които се интересуват от статуса на изпълнението на портфолиото

Въпреки това, най-важният аспект на управлението на проектното портфолио на компанията е установяването на схема за приоритизиране. Тя осигурява, че всички проекти, продукти, програми и портфолиа, реализирани и планирани в компанията, получават своето място в йерархията на задачите, които трябва да бъдат завършени.

Какви са разликите между 4Ps?

Управлението на всеки от 4Ps – проект, продукт, програма и портфолио – се различава в определени отношения. Особено важни са разликите в областите на предмета на управлението и характера на екипа.

Предметите на управлението в 4Ps се различават поради нивото на детайлност на извършените задачи и близостта до клиента.

В случая на проект, Мениджърът на проекта и Мениджърът на продукта наблюдават изпълнението на задачите и създаването на решения, насочени директно към клиента. В случая на програма, свързаните проекти и техните отношения са предмет на управление. В портфолио, управлението се отнася до всички програми и проекти в организацията, свързани с нейните цели, така че ролята и задачите на Мениджъра на портфолио са разположени най-далеч от клиента.

Въпреки това, неговите или нейните задачи все пак трябва да се съсредоточат около връзката между мисията на организацията, целите и нуждите на клиентите.

Разликите между 4Ps също се отнасят до екипа. В проект, екипът се създава за времето на даден проект, така че изпълнението на проекта често е само част от отговорностите на участниците.

Ситуацията е различна в случая на продукт – тук се изгражда постоянен екип, чиято основна и често единствена задача е да работи по продукта. Това намалява риска от престой между проектите, развиващи продукта. Необходимостта от прехвърляне на знания, т.е. времето, необходимо за внедряване на нови членове на екипа, също е по-рядка.

Екипите, управлявани от Мениджъри на програми и портфолиа, от друга страна, са създадени от Мениджъри на проекти и продукти от цялата организация, както и от анализатори, консултанти и специалисти по бизнес на високо ниво.

Резюме

4Ps се състоят от управление на проекти, продукти, програми и портфолио. Управлението на всеки от тях се различава по детайлност, природа на екипа и отговорности.

Проектът е основно, времево ограничено начинание с конкретна продължителност и цел. Продуктът може да бъде разработен чрез проекти, но няма определен жизнен цикъл и развитието му е тясно свързано с очакванията на клиентите. Програмата е сбор от взаимосвързани проекти от различни типове, които служат на обща цел. Портфолиото може да бъде определено като колекция от проекти от един и същи тип, реализирани циклично или паралелно, служейки за синхронизиране на всички останали Ps с стратегическите цели на организацията по най-добрия възможен начин.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.