Как да напишем убедителен бизнес случай? | #35 Започване с управлението на проекти

Бизнес обосновката, или бизнес случая, е един от ключовите документи, подготвени от ръководителя на проекта. В крайна сметка, тя ще убеди заинтересованите страни и в крайна сметка ще определи дали проектът ще получи подкрепа, финансиране и ще бъде реализиран. Как тогава да напишем такъв убедителен бизнес случай?

Как да напишем убедителен бизнес случай? – съдържание:

1. Въведение
2. Защо да преследваме този проект? Ясно определете бизнес нуждата
3. Какво ще направим? Опишете обхвата на проекта
4. Как ще работим? Очертайте графика
5. Колко ще струва? Подгответе анализ на разходите и ползите
6. Стойността на целта оправдава ли усилията? Избройте желаните резултати
7. Резюме

Въведение

Определението за бизнес случая в последния PMBOK е много широко. То гласи следното:

“Бизнес случай е предложение за стойност за предложен проект, който може да включва финансови и нефинансови ползи.”

От такава кратка обяснение е трудно да се извлече как да се подготви документ, който да бъде убедителен за заинтересованите страни. Какъв бизнес случай да напишем за планирания проект?

Бизнес случаят изисква максимална яснота. Затова, чудесна идея е да се опитате да го обясните, сякаш говорите на дете – истинско или въображаемо – за какво ще бъде нашето начинание. Защо искаме да направим проекта и какво искаме да постигнем? Как ще го осъществим и на кого е насочен?

Защо този проект си струва да бъде преследван? Ясно определете бизнес нуждата

Първата стъпка към добър бизнес случай е ясно да се определи нуждата, която целта на проекта адресира, и бизнес ползата за организацията. С други думи, това е отговор на въпроса защо да се реализира проектът.

За да отговорим на тях, трябва да подготвим:

• предварителни бизнес изисквания,
• подробна информация за цели и задачи,
• очертание на бъдещото състояние на организацията, която е получила полза от постигането на целта.

Ръководителят на проекта ще въведе детайлите на бизнес нуждата в проекта след първоначалното одобрение от заинтересованите страни и решението да премине проекта в етапа на планиране.

Какво ще направим? Опишете обхвата на проекта

Следващата стъпка е да представим обхвата на проекта. Обосновката за него трябва разбираемо да свърже планираните задачи с бизнес нуждата. По този начин, тя обяснява защо проектът си струва да бъде преследван. Трябва да убедите заинтересованите страни, че бизнес нуждата оправдава инвестицията и е спешна, така че да бъде адресирана в този момент.

Също така е важно да споменем техническите решения и иновации, които възнамеряваме да използваме. Ако приемем напреднали решения и специализирани апарати или софтуер, нашата обосновка ще придобие яснота, когато обясним основните концепции и избегнем жаргон.

Как ще работим? Очертайте графика

Сега е време да очертаем работния график на проекта. Тук трябва да споменете важни етапи, описвайки в едно или две изречения очакваните резултати. Това ще позволи на заинтересованите страни да разберат не само обхвата, но и как проектът ще бъде реализиран. То също така ще даде незабавна представа за размера на екипа и времето, необходимо за постигане на първите резултати от нашия проект.

Колко ще струва? Подгответе анализ на разходите и ползите

Предоставянето на анализ на разходите позволява на заинтересованите страни да вземат решение относно финансирането на проекта. Той трябва да представи възможно най-точно:

• общата сума – на базата на солиден анализ на разходите и необходимите ресурси, свързани с проекта,
• подсумите по етапи или години, ако се реализира дългосрочен проект.

Въпреки че бизнес случаят изисква само общи суми, ще ви трябват подробни финансови данни и анализ на по-късни етапи от жизнения цикъл на проекта. Затова е добре да подготвите оценки в самото начало, за да знаят заинтересованите страни, че ръководителят на проекта е запознат с разходите за реализиране на проекта.

Стойността на целта оправдава ли усилията? Избройте желаните резултати

Последната стъпка е да запишете желаните резултати от проекта. Това е кратка визия за бъдещото състояние, ясно описваща ползите за всяка група заинтересовани страни. Трябва да я запазите:

• кратка,
• без жаргон,
• с визуализации, съдържащи данни и желаните резултати,
• реалистична.

Имайте предвид последствията относно последната точка, тъй като дейностите на проектния екип ще бъдат подложени на проверка по време на реализацията и ще бъдат сравнени с установените желани резултати на проекта. Ако те са амбициозни, но достатъчно предпазливи, вие безопасно ще ги постигнете и проектът ще остане в съответствие с нуждите и ще произведе предвидените резултати.

Резюме

Убедителният бизнес случай трябва да включва: ясно определена бизнес нужда, обхват на проекта, график, анализ на разходите и ползите и желан резултат.

Представянето на бизнес случая ефективно комуникира стойността на проекта на заинтересованите страни. Както казва PMBOK, “желаните резултати трябва да бъдат ясно описани, итеративно оценявани и актуализирани през целия проект.” Затова, ръководителите на проекти трябва редовно да оценяват проекта от гледна точка на бизнес случая през целия проект. По този начин, те могат най-лесно да се уверят, че той остава в съответствие с нуждите и се движи към целта, уговорена с заинтересованите страни.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.