Управление на цифрови екипи | Цифровизация на вашия бизнес #6

Напоследък изграждането на цифрови екипи става все по-важно, което допринася за значително увеличаване на работната ефективност и по-лесна комуникация между служителите. Благодарение на цифровизацията, управлението на екипи става по-малко сложно, по-бързо и по-точно. То позволява на компаниите да следят по-добре напредъка на служителите, което е ключово за вземането на информирани решения. Прочетете нататък.

Управление на цифрови екипи – съдържание:

1. Въведение
2. Защо да изграждаме цифрови екипи?
3. Как да изберем инструменти за управление на цифрови екипи?
4. Практически инструменти за управление на екипи
5. Изграждане на цифрови екипи
6. Измерване на представянето на цифровите екипи
7. Резюме

Въведение

В ерата на цифровата еволюция, управлението на екипи преминава през огромна трансформация. Традиционните методи на управление, основани единствено на срещи лице в лице и разговори, се заменят с по-напреднали и гъвкави технологични решения. В тази статия ще обсъдим ключовите аспекти на управлението на цифрови екипи и практическите инструменти, които могат да подкрепят тази трансформация.

Защо да изграждаме цифрови екипи?

Цифровизацията носи много ползи за организацията. Първо, тя подобрява работната ефективност чрез оптимизиране на комуникацията, планирането и контролния процес. Освен това, цифровите инструменти помагат да се следи по-добре работното представяне и предоставят ценни данни за анализ. Накрая, те позволяват на компаниите да станат по-конкурентоспособни на пазара.

Много собственици на бизнес свързват инструментите за управление на цифрови екипи само с дистанционна и компютърна работа. Въпреки това, съществуват редица платформи, които помагат за подобряване на ефективността на екипната работа, както в офиса, така и у дома, и на терен.

Как да изберем инструменти за управление на цифрови екипи?

При управлението на цифрови екипи е важно да се фокусираме върху реалните нужди на компанията и съответстващите функции на софтуера. Най-добре е да започнем с провеждане на анализ на нуждите, т.е. отговаряне на следните въпроси:

• Ще ни е необходима функцията за проследяване на времето?
• Ще използваме ли споделени файлове?
• Трябва ли софтуерът да работи на мобилни устройства или компютри?
• Ще ни е необходима управленска панел за собственика на бизнеса или мениджъра, или ще е достатъчно споделено работно пространство?

Отговорите ще ни позволят да изберем правилната програма или набор от съвместими приложения. Важно е да се обмисли цифровизацията на управлението на екипи в следните области:

• Комуникация – съвременните инструменти за комуникация, като групови чатове и приложения за видеоконференции, позволяват бърза и ефективна комуникация в екипа. Според доклад на TechRepublic (2021), 95% от компаниите вече ги използват,
• Споделяне на файлове – облачните решения за споделяне на файлове и дистанционна колаборация се използват от 76% от предприятията днес. Дори ако всички работят в една и съща сграда, е много по-бързо и лесно да се изпрати съобщение или да се сътрудничи на една споделена дъска в Miro (https://miro.com/) или Mural (www.mural.co), отколкото да се стои пред бяла дъска в заседателна зала,
• Сигурност – използването на VPN позволява на хората, работещи от дома, да споделят файлове и да обменят чувствителна информация по сигурен начин, поради което 54% от компаниите се възползват от това решение,
• Планиране – цифровите календари и планировачи на задачи улесняват организирането на работа и проследяването на напредъка и сроковете, например, на Kanban дъски или в изгледите за етапи и пътни карти,
• Делегиране на задачи – с помощта на софтуер за управление на проекти е по-лесно да се възлагат задачи на отделни членове и да се следи напредъкът им.
• Контрол – благодарение на цифровите инструменти, мениджърите могат да следят представянето на екипа в реално време и да вземат решения на базата на надеждни данни.

Практически инструменти за управление на екипи

На пазара има редица инструменти за управление на проекти. Нека да разгледаме по-отблизо най-популярните, особено тъй като предлагат безплатни планове:

• Trello – това е платформа за управление на проекти, която позволява създаване на дъски за задачи, възлагане на тях на отделни членове на екипа и проследяване на напредъка, налична на компютри и мобилни устройства,
• Asana – това е по-напреднала система за управление на задачи и проекти, която предлага набор от функции за опростяване на планирането, проследяването и сътрудничеството в екипа, налична на компютри и мобилни устройства,
• Slack – това е модерно приложение за незабавни съобщения за обмен на информация в екипа, което се интегрира с други инструменти като Trello и Asana, налично на компютри и мобилни устройства,
• Firmbee – това е мощен инструмент за управление на проекти, наличен на компютри, който позволява проследяване на времето, преглед на проекти на Kanban дъски и сътрудничество с вашия екип и фрийлансъри.

Понякога обаче може да бъде трудно да се намери софтуер за управление на екипи, който да отговаря на нуждите на компанията. Тогава си струва да се обмисли една от по-малко популярните опции:

• Среща с консултант – много хора днес помагат да се изберат и внедрят софтуер за бизнеса. Опитен и независим консултант ще помогне да се изберат решения според принципа “най-доброто от най-добрите”, т.е. най-подходящите за решаване на конкретен проблем, а не за удовлетворяване на лични предпочитания. Решенията, избрани по този начин, могат да бъдат свързани помежду си с помощта на API (интерфейс за програмиране на приложения), за да се създаде уникално цяло, адаптирано към нуждите на компанията,
• Сътрудничество с софтуерна къща – това е скъпо решение, което дава възможност за създаване на уникален софтуер, който е напълно съобразен с изискванията на конкретна компания, без да е необходимо да се наема екип или фрийлансъри, както и да се идентифицират и дефинират нуждите на компанията самостоятелно.

Изграждане на цифрови екипи

Инструментите за управление на проекти, налични на пазара, са много добре проектирани. Следователно, изграждането на цифрови екипи не трябва да изисква много усилия от служителите. След като приключим с анализа на нуждите и избора на инструменти, е време да преминем към внедряване.

Добра идея е да започнем с обучение на членовете на екипа, за да ги запознаем с избраните инструменти и да им покажем как да ги използват. Обикновено, инсталирането на приложение на мобилно устройство или влизането в браузър е достатъчно. Следващата стъпка е да обсъдим как да продължим и да отговорим на въпроси като:

• Кой ще делегира задачи и кога?
• Къде ще се показват известията за нови назначения?

На този етап обаче е добре да се използват инструментите спонтанно. По този начин ще бъде най-лесно да се идентифицират възможни проблеми, без да се губи време в обсъждане на очевидното.

Измерване на представянето на цифровите екипи

Проследяването на напредъка и събирането на обратна връзка от екипа е толкова важно, колкото и внедряването на цифрови комуникационни инструменти. Това може да се направи чрез сравняване на резултатите от преди цифровизацията с текущите, като се обърне внимание на такива показатели за представяне като:

• Време за завършване на задачите – което може да се подобри значително, например, като се заменят телефонните обаждания на мобилни служители, работещи на място при клиент, с съобщения, съдържащи адреса и GPS местоположението, както и описание на задачата, която трябва да бъде изпълнена,
• Честота на взаимодействие в екипа – може да се окаже, че обменът на информация ще се засили, докато отнема по-малко време и включва само тези, които имат реално влияние върху решаването на конкретен проблем,
• Ниво на удовлетвореност на клиентите – ако екипът, например, се занимава с обслужване на клиенти, наличието на информация относно процесите, свързани с изпълнението на поръчка на лице в цифров инструмент, може да има много положителен ефект върху отношенията с клиентите.

Резюме

Инвестирайки в правилните инструменти и внедрявайки ги, компаниите могат да станат по-ефективни, конкурентоспособни и да подобрят сътрудничеството в екипа. Ключовите елементи на управлението на цифрови екипи са комуникация, планиране, делегиране на задачи и контрол. Струва си да се отдели време за анализ на нуждите, избор на правилните инструменти, обучение на екипа и измерване на ефективността на внедрените решения.

Бъдещето на инструментите за управление на проекти е да подкрепят не само ефективността на служителите, но и тяхното благосъстояние и удовлетвореност. Развитието на технологии като изкуствен интелект и автоматизация, както и въвеждането на решения за геймификация, могат да помогнат за подобряване на качеството на работния живот.

Цифровите инструменти ще помогнат на лидерите да следят нивата на удовлетвореност и ангажираност на служителите, както и да идентифицират области, които се нуждаят от подобрение. С модерни решения, като гъвкаво работно време, дистанционни офиси и платформи за подкрепа на професионалното развитие, управлението ще бъде по-ориентирано към нуждите и очакванията на всеки служител. Персонализацията на съвременните инструменти може да направи благосъстоянието на служителите ключов фактор в бъдещето на управлението на екипи, допринасяйки за по-голяма ефективност, удовлетвореност от работата и задържане на таланти.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на пчеличките на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.