Мултитаскинг срещу единично изпълнение на задачи. Кой метод е по-добър за вашата продуктивност?

Кой метод осигурява по-добра ефективност и производителност? Способността да приоритизираш, да организираш собствената си работа или да планираш стратегически често е желана от работодателите. Когато броят на отговорностите нараства и ръководителят очаква бързи резултати, си струва да се обмисли дали ще постигнеш по-добри резултати, като изпълняваш множество задачи едновременно или като се фокусираш само върху едно нещо в даден момент. Нека разберем!

Мултитаскинг срещу единично изпълнение – съдържание:

1. Какво е мултитаскинг?
2. Единично изпълнение: алтернатива на мултитаскинга
3. Как да изпълняваш единично?
4. Мултитаскинг срещу единично изпълнение
5. Резюме

Какво е мултитаскинг?

Мултитаскинг може да се разбира по два начина. Първо, той е свързан с разделяемост на вниманието, благодарение на което човек може да изпълнява множество задачи едновременно, като например да отговаря на имейл от клиент, докато участва в екипна среща и разговаря с колеги. Мултитаскинг може също да се равнява на способността бързо да се превключва между отделни задължения.

Ефективен ли е мултитаскингът? Според проучване, резултатите от което бяха представени в публикацията “Супертаскери: Профили в извънредна способност за мултитаскинг,” само 2.5% от участниците успешно изпълнявали множество задачи едновременно. Останалите показали значителни спадове в производителността.

Синтия Кубу, невропсихолог, потвърджава, че човешкият мозък е способен да се фокусира върху изпълнението само на една задача в даден момент: “Когато мислим, че мултитаскингуваме, най-често всъщност не правим две неща едновременно. Вместо това, ние извършваме отделни действия в бърза последователност или превключваме между задачи.”

Друго проучване, този път от изследователи от Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) в Париж, показва как мултитаскингът влияе на префронталната кора. Когато се изпълнява единична задача, и двете страни на префронталната кора работят заедно. Когато множество задачи се извършват едновременно, страните на мозъка започват да работят независимо, което води до проблеми с паметта, по-ниска производителност и увеличен брой грешки.

Ако изпълнението на множество задачи едновременно е неефективно, как е възможно човек да яде вечеря, да скролва в социалните медии и да слуша радио едновременно? Отговорът се крие в нивото на ангажираност на префронталната кора – дейностите, които извършваме автоматично (като ходене) натоварват по-малко отколкото, например, шофирането на автомобил.

Единично изпълнение: алтернатива на мултитаскинга

Какво да правим вместо мултитаскинг? Е, единичното изпълнение може да бъде алтернатива на мултитаскинга. То включва фокусиране само върху една задача в даден момент. Този метод има положителен ефект не само върху производителността, но и върху човешкото тяло. Какви са ползите от единичното изпълнение?

• По-висока ефективност – влагайки енергия в завършването на една задача, се осигурява, че тя ще бъде извършена старателно, така че рискът от грешки е намален.
• По-добра концентрация – способността да се фокусираш върху конкретна задача позволява да постигнеш по-добри резултати. Това важи не само за професионалните задължения, но и за отношенията. Например, концентрацията или “бъденето тук и сега” при среща с приятели ти позволява да се насладиш на момента повече.
• По-малко разсейвания – фокусирането върху една задача я прави приоритет, а външните разсейвания автоматично се елиминират.
• По-голям контрол – “превключването” между задачите оставя човек разсеян от работата, което затруднява по-късно измерването на ефектите от усилията им или времето, което са прекарали върху задача.
• Намалени нива на стрес – единичното изпълнение увеличава вероятността наистина да завършиш дадена задача. То също така повишава удовлетворението и намалява нивата на стрес, тъй като служителят вече не трябва да мисли кога и как да я завърши.

Как да изпълняваш единично?

Приоритизирай

Преди да започнеш работа, реши кои задачи са на върха на списъка с приоритети. Използвай матрицата на Айзенхауер, която ще ти помогне да определиш кои въпроси са спешни и изискват незабавно внимание, и кои могат да бъдат разгледани по-късно. След като зададеш приоритета на задачите, създай свой собствен списък със задачи. Това е една от функциите, които Firmbee предлага. Тази система ти позволява не само да запишеш отговорностите си, но и да ги приоритизираш, да им зададеш статуси и крайни срокове.

Научи се да управляваш времето си

Има различни техники, които помагат да управляваш времето си по-добре, като разбиваш големите задачи на по-малки, които могат да бъдат завършени с пълен фокус за кратък период от време. Пример за това е техниката Помодоро, която се основава на работа в циклични времеви блокове. Най-честото разделение е да се работи по задача в продължение на 25 минути, след което да се направи 5-минутна почивка. След четири блока се препоръчва да се направи по-дълга почивка.

Блокирането на разсейвания също помага да се фокусираш по-добре. За тази цел е добра идея да изключиш всички известия и да напуснеш сайтовете, които те разсейват от работата. Разбира се, някои колеги може да очакват незабавен отговор на съобщението си. Тогава трябва да уведомиш другите предварително, че трябва да се фокусираш върху текущата задача и да ги помолиш да не те безпокоят, докато я изпълняваш. Такива ситуации също те учат как да задаваш здравословни граници. Лидерите също могат да обмислят въвеждането или поне допълнителното обучение на служителите по темата за асинхронната комуникация.

Използвай системата за управление на проекти

Софтуерът за управление на проекти има много функции, които могат да се използват за организиране на работата ти. Първо, с помощта на Канбан дъски, екипът може да работи заедно, за да определи задачите, да зададе техните приоритети и статуси, да назначи служители, отговорни за тяхното изпълнение, или да зададе крайни срокове. Човек с назначени задачи може да ги запише в собствения си списък със задачи, след което индивидуално и последователно да ги завърши и да ги маркира като завършени.

Практикувай активно слушане

Активното слушане помага да се фокусираш върху другия човек и да запомниш колкото се може повече от срещата. Благодарение на тази практика, не само че показваш уважение към другия човек, но можеш и по-добре да разбереш обсъжданите въпроси, както и да избегнеш грешки и недоразумения. Затова е добра идея да прибереш разсейващите устройства (телефон, лаптоп и т.н.) по време на среща, а за предпочитане да ги оставиш в друга стая. По време на онлайн дискусии, също е добра идея да затвориш всички ненужни табове в уеб браузъра си.

Мултитаскинг срещу единично изпълнение

Не е трудно да се забележи, че мултитаскингът и единичното изпълнение са напълно различни методи за изпълнение на задачи. В таблицата по-долу представяме основните разлики.

Мултитаскинг	Единично изпълнение
Работа по няколко задачи едновременно или способността бързо да “превключваш” между тях	Работа само по една задача в даден момент
Широк обхват на работа	Тесен обхват на работа, фокус върху една задача
Възможност за допускане на повече грешки поради по-ниска концентрация	По-нисък риск от грешки
Голям брой грешки означава по-лоши резултати и по-ниска ефективност и производителност	Малък брой грешки означава по-добри резултати и по-висока ефективност и производителност
По-трудно е да се проследи напредъкът	По-лесно е да се проследи напредъкът на текущата задача
По-трудно е да се приоритизират задачите	Способността да се приоритизират задачите е съществена, най-важните задължения се изпълняват първо
По-бърз напредък по множество проекти	По-бавен напредък по множество проекти поради фокус върху единични задачи
По-бавно изпълнение на конкретни задачи поради често “превключване” между тях	По-бързо завършване на конкретна задача – цялото внимание и енергия са посветени на нея

Резюме

Днес мултитаскингът е желана умение от работодателите, най-вече защото е свързано с по-голяма производителност и ефективност. Както показват проучванията, връзката е точно обратната. Чрез постоянно превключване между задачи, неспособност да приоритизираш и организираш работата си и чести разсейвания, ефективността на служителя може да бъде значително намалена, а рискът от грешки е по-голям, което отново изисква време и енергия за коригиране.

Разбира се, в някои ситуации и за някои хора, мултитаскингът може да бъде идеално решение. Въпреки това, си струва да се помни, че само малък процент от населението притежава правилната способност за него.

Също така е от съществено значение да се промени отношението към единичното изпълнение и да се отхвърли мнението, че то е по-нисък метод. В множество публикации, статии и блогове можеш да прочетеш за положителните му ефекти върху работата, както и върху здравето. Така че, то може да бъде идеална алтернатива за хора, които не искат да усещат толкова много натиск и стрес, а вместо това искат да се чувстват удовлетворени от завършването на конкретни задачи.

Ако харесваш нашето съдържание, присъедини се към нашата общност на усърдните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.