Защо активното слушане е важно на работното място?

Добрата комуникация в екипа е основата за ефективното използване на ресурсите и изграждането на приятелска атмосфера на работното място. Според статистиката, цели 86% от служителите посочват липсата на комуникация и сътрудничество като основна причина за неуспех. Какви стъпки трябва да се предприемат, за да се избегне това? Как активното слушане на работното място може да увеличи продуктивността на екипа? Четете нататък, за да разберете повече.

Защо активното слушане е важно на работното място? – съдържание:

1. Какво е активно слушане?
2. Признаци на активно слушане
3. Активно слушане на работното място
4. Активно слушане в дистанционна среда
5. Резюме

Какво е активно слушане?

Активното слушане се случва, когато съзнателно се фокусираме върху това, което другият човек казва. В противовес на пасивното слушане, ние обръщаме внимание на думите на другия човек, вместо да се концентрираме върху околната среда или собствените си мисли.

Определението на този термин може да бъде намерено в публикацията от 1987 година, озаглавена “Активно слушане.” Авторите Карл Р. Роджърс и Ричард Е. Фарсън дават следното обяснение на концепцията:

“Активното слушане е важен начин за предизвикване на промени у хората. Въпреки популярното схващане, че слушането е пасивен подход, клиничните и изследователските доказателства ясно показват, че чувствителното слушане е най-ефективният агент за индивидуална промяна на личността и групово развитие. Слушането предизвиква промени в отношението на хората към самите тях и към другите; то също така предизвиква промени в основните им ценности и лична философия. Хората, които са били слушани по този нов и специален начин, стават по-емоционално зрели, по-отворени към опитите си, по-малко защитни, по-демократични и по-малко авторитарни.”

Според това определение, активното слушане подобрява комуникацията. Другият човек се чувства изслушан, което изгражда по-добри отношения и създава усещане за доверие и признателност. Освен това, активното слушане позволява да извлечем максимума от разговора. Като се фокусираме върху думите на другия човек, можем да запомним повече информация и да избегнем разсейване.

Признаци на активно слушане

Как ще знае другият човек, че активно слушате това, което той казва? Те ще прочетат вашите вербални и невербални сигнали. Вербалните признаци на активно слушане включват:

• Задаване на правилните въпроси – като задаваме отворени въпроси, ние насърчаваме другия човек да продължи разговора и показваме, че наистина слушаме какво казва. Въпреки това, е важно да не повдигаме въпроси, които не са свързани с темата или на които вече е даден отговор – в противен случай само ще отречем, че сме активни слушатели.
• Парафразиране и обобщаване – другият човек ще забележи вашето участие, ако парафразирате думите му, т.е. преформулирате това, което е казано от другата страна, или ако решите да обобщите темата в няколко ключови точки.

Други вербални признаци на активно слушане включват вмъкване на кратки фрази, като “да”, “прав си”. Въпреки това, не е препоръчително да ги използвате твърде често, тъй като нашите реакции трябва да бъдат естествени, а не принудени.

Докато активно слушате, не прекъсвайте говорещия, не сменяйте темата или не съдете и не поставяйте под въпрос техните изказвания – това ще ги обезкуражи от по-нататъшна дискусия и ще ги накара да се чувстват недооценени.

Разбира се, мненията на двете страни могат да се различават, така че е важно да запазите отворен ум и да се опитате да разберете перспективата на другия човек. Също така е препоръчително да заглушите телефона си преди разговора и да запомните името на човека, с когото ще говорите.

Невербалните сигнали понякога са по-лесни за показване и те включват:

• Контакт с очите – избягването на контакт с очите с другия човек може да ги обърка и да ги накара да се чудят дали наистина слушате. Вместо това, опитайте се да ги гледате по приятелски начин и се опитайте да създадете връзка с тях.
• Кимане и усмивка – само контактът с очите може да бъде малко неудобен и разсейващ за другата страна. Затова е добре да се усмихвате и кимате – това са естествени, непринудени реакции, които показват, че сме доволни от разговора. По този начин показваме, че искаме другият човек да продължи да говори.
• Поза – начинът, по който се държите по време на разговор, казва много за вашето участие. Стойката неподвижно или прекомерното нервничене може да предполага, че сте отегчени. От друга страна, лекото накланяне към човека показва, че сте фокусирани върху това, което той казва.

Активно слушане на работното място

Ефективната комуникация може да увеличи продуктивността на екипа с до 25%. Активното слушане на работното място може също да донесе други ползи, като:

• Изграждане на доверие – служителите е по-вероятно да споделят своите идеи, наблюдения или проблеми с човек, който ще ги изслуша и няма да съди или прекъсва това, което казват. Доверието също така се превръща в взаимно уважение и по-добри отношения. Работата в такава среда кара служителите да се чувстват по-мотивирани и осведомени за целите си.
• Разбиране на бизнес нуждите – слушането на служителите и разбирането на техните нужди ще помогне на управлението да направи необходимите промени и да идентифицира области за подобрение, което ще доведе до по-голяма продуктивност на екипа и растеж на бизнеса. Понякога те ще бъдат организационни нужди, а понякога ще се отнасят до конкретен служител (например, тяхното допълнително обучение в избрана област).
• Избягване на недоразумения – активното слушане изисква да бъдем отворени към другите, дори ако те имат различни мнения или гледни точки. Това ще ни помогне да избегнем неправилно разбиране на намеренията на другия човек или да кажем нещо, което всъщност не сме имали предвид. Пълната картина на ситуацията ще ви позволи да вземете умни решения.

Активно слушане в дистанционна среда

Да бъдеш част от виртуален екип вече не е изненада. Дистанционната и хибридната работа доминират в бизнес средата, с която трябва да се справят не само HR отделите и проектните мениджъри, но и самите служители. Голямо удобство са специализирани платформи, като Firmbee, които позволяват да се следи напредъкът на проектите, да се възлагат задачи на отделни членове на екипа, да се контролират разходите и приходите и да се съхранява необходимата документация на едно място.

Въпреки това, само делегирането на задачи не е достатъчно, за да накара служителите да се чувстват част от компанията. Необходимо е да се осигури добра комуникация, която често липсва в виртуалната среда. Затова трябва да се възползвате от всяка възможност да използвате предимствата на активното слушане. Как да го направите?

• Планирайте видео срещи – помолете всички да включат уебкамерата си по време на срещата, за да могат участниците да наблюдават невербалните сигнали на колегите.
• Намалете разсейванията – помолете участниците да заглушат устройствата, които биха могли да нарушат разговора, и да не отговарят на съобщения (имейл, SMS и т.н.) по време на срещата.
• Помолете да не бъдете прекъсвани, докато говорите – прекъсването на някого може не само да означава липса на уважение към другия човек, но и, особено в онлайн срещи, да доведе до объркване. За да избегнете това, помолете колегите да се въздържат от коментари, докато участникът не е завършил да говори.
• Направете бързо обобщение – обобщете всичко, което сте научили от колегите си. По този начин ще докажете, че активно сте ги слушали и че сте отворени към техните идеи, предложения и готови да им помогнете с всеки проблем.

Резюме

Активното слушане на работното място е много важно, тъй като насърчава взаимното уважение и изгражда доверие. Такава атмосфера насърчава служителите да бъдат по-ангажирани в задачите си и по-продуктивни. Активното слушане има пряк ефект върху установяването на по-добра комуникация, благодарение на което е по-лесно да се открият рискове, проблеми и да се вземат по-добри решения.

Прочетете също: Какво е асинхронна комуникация?

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на активните пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.