Какво е матрицата на Айзенхауер и как да я използваме?

Всеобхватната бързина, заедно с постоянните опити да извлечем максимума от всеки момент, ни карат да се чувстваме, че рано или късно губим контрол. Колко пъти сте се чувствали, че списъкът ви със задачи ви затрупва и от полезен инструмент е станал кошмар? Как да вземем ефективен контрол над хаоса и да започнем да управляваме задачите? Какво е матрицата на Айзенхауер и как да я използваме? Четете нататък.

Матрицата на Айзенхауер – съдържание:

1. Защо Айзенхауер се счита за ролеви модел?
2. Спешното не е важно, а важното не е спешно
3. Матрицата на Айзенхауер
4. Важно и спешно
5. Важно, но не спешно
6. Спешно, но не важно
7. Не важно и не спешно
8. Как да използваме матрицата на Айзенхауер?

Защо Айзенхауер се счита за ролеви модел?

Дуайт Д. Айзенхауер беше военен генерал и 34-ти президент на Съединените щати. Въпреки това, той не е известен само с това, че е важна личност. Той се счита за един от най-продуктивните хора в историята, а след смъртта му неговата продуктивност и ефективност станаха предмет на многобройни дискусии. По време на двата си мандата той завърши и внедри много ценни процедури, които направиха света такъв, какъвто е днес. Интересно е, че Айзенхауер успя да остане продуктивен през целия си живот.

Затова много изследователи, включително Кови, очаровани от живота му, се опитаха да проучат каква е неговата тайна. В книгата си “7 навика на високо ефективните хора” той преведе идеята на Айзенхауер в прост инструмент, който улеснява приоритизирането. Ключът е да се различават спешните и важните неща.

Спешното не е важно, а важното не е спешно

Това е парафраза на мисъл, която ръководеше Айзенхауер и е това, което му помогна да достигне върхова продуктивност. Как да различим важните и спешните задачи? Тези две думи често функционират като синоними в нашия речник, но в този случай те са напълно различни.

Спешните задачи са тези, които изискват незабавен отговор от вас. Те са извънредни събития извън планирания ви график, които чакат действие. Спешните задачи са виновниците за хаоса в ежедневието ви, доза стрес и разочарование. Важните задачи, от друга страна, са дългосрочни, планирани дейности. Те изискват редовна работа, но в крайна сметка водят до значителни промени. Те са важни проекти и основни дейности. Това са нещата, които ви карат да се чувствате проактивни и че действията ви имат смисъл.

Различаването между спешни и важни неща е една от основните трудности. Това е главно поради факта, че няма ясен метод или определение, което да определи кои задачи са важни и кои са спешни. Тук е необходимо да се практикува и да се отдели момент, за да се помисли за съответната дейност. Разбирането на разликата не е толкова очевидно в началото и може да предизвика много проблеми. Въпреки това, само в началото. След по-дълбок анализ, вие със сигурност ще стигнете до заключението коя от дейностите е спешна и коя е важна за вас или вашия бизнес.

Матрицата на Айзенхауер

Матрицата на Айзенхауер е инструмент, който както компаниите, така и индивидуалните лица могат успешно да използват за планиране на ежедневни задачи и приоритизиране на тях. Това определено улеснява планирането на тяхното изпълнение и оценката на това, което наистина има значение и на което си струва да се фокусирате. Това е прост инструмент, който разделя дейностите на четири категории:

• Важно и спешно – задачи, които трябва да бъдат завършени незабавно
• Важно, но не спешно – задачи, които трябва да бъдат планирани за по-късно
• Спешно, но не важно – задачи, които могат да бъдат делегирани на други
• Не важно и не спешно – задачи, които трябва да бъдат пропуснати, игнорирани

Важно и спешно

Тези са задачи, които изискват незабавен отговор от вас. Тези, които трябва да завършите възможно най-скоро и да можете да продължите. Това са задачи, които се появяват внезапно, но трябва да бъдат изпълнени, тъй като неизпълнението им може да наруши по-нататъшната работа. С правилно планиране, списъкът на задачите в този квадрант няма да бъде дълъг и наистина ще бъде списък на спешни въпроси.

От друга страна, за тези, които не управляват времето си добре и не планират работата си редовно, списъкът ще бъде много по-дълъг. Пример? Ако имате насрочени редовни прегледи при лекар, кръвни тестове и се грижите за здравословна диета и адекватно количество упражнения всеки ден, всякакви заболявания, които ви правят неработоспособни, наистина ще бъдат редки, а повечето хора напълно ще се предпазят от тях, като предприемат превантивни мерки.

Важно, но не спешно

Тук е мястото за важни задачи, които нямат конкретен срок. Те обикновено са свързани с семейни, професионални или саморазвиващи цели. Всъщност, те са много важни и вие мислите за тях през цялото време, но не са стресиращи и търпеливо чакат изпълнение.

Въпреки това, това не означава, че те винаги трябва да бъдат поставяни на заден план. В по-широкия контекст, именно тяхното реализиране определя най-много. Те влияят на качеството на живота ни, така че си струва да се отдели много време за тези задачи. Завършването им изисква много самоотказ. Още по-трудно е, когато сте затрупани от ежедневни дела, а също и защото не получавате незабавна “награда” за тях. Дългосрочните дейности изискват голяма степен на самоосъзнаване.

Спешно, но не важно

Тези са задачи, които чакат ред за изпълнение. Въпреки това, те не са толкова важни, че да трябва да ги изпълнявате сами. Това означава, че можете успешно да ги делегирате на други членове на екипа, а крайният резултат ще бъде практически същият. Само като отделите допълнително време, ще имате капацитета да завършите приоритетите, без да отлагате другите задачи.

Не важно и не спешно

Тези са дейности, които отнемат време и насърчават отлагането. Това са задачи, които трябва да бъдат игнорирани. Ако има твърде много от тях в живота ви, след като ги елиминирате, определено ще видите разлика и ще установите, че имате повече време. Такива дейности включват социализиране, почивки за кафе или скролване в интернет и социални медии.

Тези ли са “времеядци”? Определено. Въпреки това, това не означава, че те трябва напълно да изчезнат от живота ви. Те са моменти на релаксация, които ви помагат да се отпуснете след интензивна умствена работа и са съществени за поддържане на здравословен баланс. Но когато анализирате деня си и видите, че те заемат твърде много от времето ви, това трябва да бъде ясен сигнал за вас да промените нещо.

Как да използваме матрицата на Айзенхауер?

Този инструмент е чудесен както за планиране на работата за един ден, така и за дългосрочни проекти. Това е ефективно средство за управление на времето, което ви помага да подредите индивидуалните задачи. Следователно, определено ще ви бъде по-лесно да завършите даден проект. След като създадете конкретен списък, можете да използвате и други методи за управление на задачите.

Докато това определено не е перфектен метод и няма да работи за всеки, той има едно огромно предимство. Често откривате, че само записването на всички дейности ви помага да видите кои всъщност са неважни и кои можете успешно да делегирате на колеги. В свят, в който хаосът ни заобикаля и става все по-трудно да останем напълно фокусирани, елиминирането на разсейванията е добро начало в стремежа към успех.

Току-що научихте какво е матрицата на Айзенхауер. Прочетете също: Как да започнете дропшипинг на Amazon.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на пчеличките на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.