Основите на разказването на данни

Не веднъж сме имали възможността да участваме в обучения или бизнес срещи. Често такива срещи включват презентации, обобщаващи определени ситуации в компанията, формата на които е толкова устойчива, че слушателите, ако можеха, биха се разтопили във въздуха. Какво да правим в ситуация, в която ние сме тези, които трябва да подготвят такава презентация? Как да направим нашето изказване съществено и в същото време интересно за аудиторията? Т.нар. разказване на данни ще се окаже полезно в този случай.

Разказване на данни – съдържание:

1. Разказване на данни – за какво става въпрос?
2. От къде да започнем?
3. Приоритизиране
4. Как да изградим правилно история с данни?
5. Резюме

Разказване на данни – за какво става въпрос?

С технологичното развитие на корпорациите, начинът и качеството на комуникация на данни получиха специално внимание, например в случая на отчети или всякакви видове доклади, представени на клиенти, ръководство и т.н. Така, в борбата срещу скучните презентации, беше създадено разказването на данни.

В най-простите термини, това е разказването на данни, по начин, който създава неговата история. Числата се представят в причинно-следствени връзки, така да се каже, което означава, че получателят не е “атакуван” от куп числа. В резултат на това възприятието на слушателите е по-голямо, а информацията, предадена на тях, се усвоява по-лесно.

От къде да започнем?

Първо, трябва да създадем визуална презентация, която ще бъде нашата основа. Следователно, трябва да проверим верността на данните, които възнамеряваме да включим в нея. Не трябва да допускаме ситуация, в която се позоваваме на данни, които са неверни или остарели. Следващата стъпка е да определим заключенията, до които искаме да стигнем.

След като знаем какво искаме да докажем чрез презентацията, трябва да запомним да го направим ясно. Не можем да поставим твърде много текст на слайд. Всеки слайд трябва да бъде конкретен и ясно да илюстрира същността на нещата. Данните най-добре се представят под формата на таблица, графика или диаграма, но е препоръчително да се използват инфографики, графики или анимации. Този начин на представяне на данни ги прави по-достъпни за зрителя.

Ако искаме да подчертаем негативните нюанси на дадена информация, е препоръчително да използваме червен цвят, за да усилите ефекта върху получателя. В противоположната ситуация, когато искаме да предадем положителния нюанс на данните на получателя, е препоръчително да използваме зелени или сини цветове.

Шрифтът на текста също е важен, изберете прост дизайн, без ненужна украса, която нарушава възприятието на същността на съобщението. Неговият размер също е значителен, най-разумното решение ще бъде да изберете шрифт с оптимален размер, лесен за четене от получателя. Също така, не забравяйте да не прекалявате с количеството текст на слайда – той трябва да изобразява най-релевантните данни и да предоставя основата за презентатора.

Приоритизиране

Ако вече имаме визуална презентация, трябва да помислим за как да я предадем. Тук разказването на данни ще играе основна роля. За да направим нашата презентация завладяваща и съществена, правилно се подгответе да представите данните. Има схема, която е основата за разработване на данни след разказването на истории. Необходимо е да установим някои важни точки относно нашата презентация.

Първо, трябва да разгледаме кой е главният герой на разказа, дали ни интересува компанията като цяло или, например, един от нейните отдели и т.н. Следващият въпрос е да определим целта или предизвикателството, пред което е изправен главният герой на историята. Освен това, идентифицирайте препятствията , с които можем да се сблъскаме по пътя към нашите предвидени цели, като правни нюанси или недостиг на персонал.

Не забравяйте да представите повратната точка, т.е. момента, когато ситуацията започва да се развива в наша полза, струва си да подчертаете данните, които илюстрират това. Освен това, не забравяйте да подчертаете атрибутите на компанията или отдела, засегнат от проблема, и да акцентирате на това, което ще играе ключова роля в преодоляването на трудностите. Последната точка е да определите какви заключения да изведем от описаните ситуации.

Как да изградим правилно история с данни?

Следващата стъпка е да съберем нашата история. Традиционно, трябва да започнем с въведение. Тук трябва да се фокусираме върху запознаването на слушателя с темата на проблема. За да направим това, трябва да го опознаем, а след това да адаптираме формата на нашето изказване към неговата психология. Не можем да прекаляваме с количеството технологичен жаргон, който е труден за разбиране от неспециалисти. Простият език, съобразен с типа аудитория, ще работи много по-добре.

Освен това, контекстът на изказването трябва да включва слушателя като неразривна част от разказа. Ако проблемът засяга аудиторията директно или индиректно, те със сигурност ще се интересуват от развитието на въпросите.

За начало, представете темата, с която е свързана презентацията. Също така е добре да се отбележи началната точка на историята и произхода на посочените данни. В този момент можем да илюстрираме данните, показвайки оригиналната ситуация, която е релевантна за по-нататъшния ход на изказването.

След това, на базата на следващите слайдове от нашата презентация, ние развиваме разказа. На този етап, фокусирайте се върху целта на главния герой, например компанията, и препятствията, с които може да се сблъска. Тук данните могат да се представят относително песимистично, но не трябва да се избягват. Негативният тон на споменатата информация само ще увеличи ефекта на следващата част от изказването, в която ще представим повратната точка – решението.

След това, струва си да подчертаете противоречивите аспекти на проблема, например по-големите разходи за определен сектор в сравнение с конкуренцията. Това ще провокира любопитство у слушателите, които ще се запитат какви са причините за споменатите разлики. Това ще ги накара да искат да знаят отговорите и в същото време ще привлече вниманието им.

Ключовата част от презентацията се отнася до представянето на повратната точка. В тази част трябва да обърнем специално внимание на действията, които ще наклонят везните в наша полза. Положителното въздействие на събитията върху получателя, например клиента или ръководството на компанията, трябва да бъде подчертано. По този начин ще поддържаме интереса му към въпроса. Това е така, защото слушателят не се интересува от сухи данни, а от момента, в който те ще имат влияние върху реалния живот или финансовата ситуация – този интерес ще се увеличи. Следователно, подчертавайте внезапния обрат на събитията, като например увеличаване на печалбите. В този случай, графика, която ясно показва успеха на начинанието, ще свърши работа.

Накрая, остава да обобщим ситуацията, да покажем предимствата на предложената стратегия и да подчертаем положителните ефекти от приложените решения и прогнозните ползи. Струва си да сравним предполагаемото развитие на ситуацията без прилагането на нашето решение и неговото въздействие върху засегнатите. За тази цел, таблица, сравняваща началната ситуация с кулминационната, ще бъде идеална.

Резюме

Можем да определим разказването на данни като способността да комуникираме аналитични данни на аудиторията по начин, който е смислен и ангажиращ за тях.

Благодарение на тази техника, през цялата презентация слушателите разсъждават върху повдигнатите въпроси и очакват отговори на своите въпроси. Следователно, те ще запомнят добре разказаната история за данни, както и ще предизвикат реакциите, очаквани от презентатора. Разказването на истории стимулира хората да взаимодействат с презентатора, като по този начин прави комуникацията с аудиторията ефективна.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.